diff --git a/index.html b/index.html new file mode 100644 index 0000000..843d3ca --- /dev/null +++ b/index.html @@ -0,0 +1,46 @@ + + + + +NiciBrain — Dokumentation + + + +
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NiciBrain — Dokumentation

Locosoft & Lexware Lohn und Gehalt

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Locosoft DMS
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Lexware Lohn und Gehalt
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+ + diff --git a/lexware-anleitung.html b/lexware-anleitung.html new file mode 100644 index 0000000..8e0da97 --- /dev/null +++ b/lexware-anleitung.html @@ -0,0 +1,1344 @@ + + + + + + Lexware lohn+gehalt — Schritt-für-Schritt-Anleitung + + + + +
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Lexware lohn+gehalt (Pro) — Schritt-für-Schritt-Anleitung

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Detaillierte Anleitung für Einsteiger: Von der Ersteinrichtung bis zum Jahreswechsel

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Basierend auf den offiziellen Handbüchern und FAQ-Artikeln von lexware.de · Stand 02.06.2026

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📑 Inhalt

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+ 🚀 Erste Schritte & Einrichtung + 👤 Mitarbeiter Neuanlage & Stammdaten + 💰 Lohnarten verwalten + 📊 Lohnabrechnung erstellen + 📅 Monatswechsel & Jahreswechsel + 📋 Bescheinigungswesen (ELStAM, SV-Meldungen) + 🖨️ Drucken & Archivieren +
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+ 🚀 Erste Schritte & Einrichtung + ▼ +
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1.1 Programm zum ersten Mal starten

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Starten Sie Lexware lohn+gehalt über die Desktop-Verknüpfung oder das Startmenü. Beim ersten Start erscheint der Firmenassistent, der Sie durch die Grundeinrichtung führt.
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Geben Sie Ihre Firmendaten ein: Firmenname, Adresse, Steuernummer, Betriebsnummer und die IV-Nummer (Institutionsnummer der Krankenkasse). Diese Daten sind Pflicht für jede Lohnabrechnung.
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Wählen Sie das Abrechnungsjahr. Normalerweise beginnt die erste Abrechnung im aktuellen Kalenderjahr. Wenn Sie midnestisch einsteigen, geben Sie den Monat des Einstiegs an.
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+ Tipp: Wenn Sie von einem anderen Abrechnungssystem wechseln, nutzen Sie die Funktion Firmenassistent → Softwarewechsel. Dort können Sie angeben, ob Sie An- oder Abmeldungen mit den Meldegründen 13/36 erstellen müssen. +
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1.2 ELSTER-Zertifikat einrichten

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Für die elektronische Übermittlung von Lohnsteuerdaten (ELStAM, Lohnsteuerbescheinigung) benötigen Sie ein ELSTER-Zertifikat. Ohne dieses können Sie keine Mitarbeiter beim Finanzamt an- oder abmelden.

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Öffnen Sie Extras → ELSTER → Zertifikat beantragen. Folgen Sie dem Assistenten. Das Zertifikat wird online bei ELSTER beantragt.
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Nach Erhalt (per Download oder Post) importieren Sie das Zertifikat über Extras → ELSTER → Zertifikat importieren.
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Verifizieren Sie das Zertifikat: Extras → ELSTER → Zertifikat testen. Ein erfolgreicher Test bestätigt die Einsatzbereitschaft.
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+ Achtung: Nutzen Sie bevorzugt ein Organisationszertifikat (Firmenzertifikat), kein persönliches Zertifikat. In Einzelfällen kam es bei persönlichen Zertifikaten zu Fehlern im ELStAM-Verfahren. Verlängern Sie das Zertifikat rechtzeitig vor Ablauf — holen Sie vorher alle ausstehenden Änderungslisten und Protokolle ab! +
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1.3 Lexware meldecenter aktivieren

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Das kostenlose Lexware meldecenter ersetzt das frühere dakota-Zertifikat und ermöglicht den sicheren Versand von SV-Meldungen an die Sozialversicherungsträger.

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Klicken Sie auf der Startseite auf 'meldecenter'.
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Klicken Sie auf 'Aktivieren/Info zum Service'. Falls Sie noch nicht am Service Center angemeldet sind, klicken Sie auf 'Benutzerkonto anlegen' und registrieren Sie sich.
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Nach der Anmeldung aktivieren Sie das meldecenter mit 'Lexware meldecenter' → 'Service aktivieren'. Bestätigen Sie den AV-Vertrag und klicken Sie auf 'Weiter'.
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Identifizierung durchführen: Weil Lexware automatisierte Meldungen an die SV-Träger versendet, ist eine Identifizierung der meldenden Person erforderlich. Diese erfolgt über das automatisierte AutoIdent-Verfahren des Dienstleisters IDNow (Video-Identifikation).
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+ Hinweis: Kostenlos gibt es auch Einsteigervideos der Lexware Akademie unter akademie.lexware.de/lohn-gehalt/. Diese decken die wichtigsten Themen kurz und verständlich ab. +
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1.4 Berufsgenossenschaft (BG) einrichten

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Für den elektronischen Lohnnachweis müssen Ihre BG-Daten hinterlegt sein.

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Öffnen Sie Verwaltung → Berufsgenossenschaft aktuelle Firma → Mitgliedschaft. Tragen Sie Ihre Unternehmensnummer und PIN ein (wird Ihnen von der BG mitgeteilt).
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Versenden Sie die Stammdatenanfrage an den BG-Stammdatendienst: Extras → meldecenter Sozialversicherung → Sendeassistent → Anfragen BG-Stammdatendienst. Tun Sie dies möglichst im Abrechnungsmonat Januar.
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Holen Sie die Antwort ab: Extras → meldecenter Sozialversicherung → Abholen vom Kommunikationsserver. Übernehmen Sie die Veranlagungsdaten aus der Antwortzentrale.
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Vergleichen Sie die zurückgemeldeten Gefahrtarifstellen (GTS) mit den in den Mitarbeiterstammdaten hinterlegten Gefahrtarifen. Bei Abweichungen: Mitarbieterstammdaten korrigieren.
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1.5 Onlinebanking einrichten

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Öffnen Sie Extras → Onlinebanking einrichten. Wählen Sie Ihre Bank aus der Liste und geben Sie Ihre Zugangsdaten ein. Dies ist erforderlich für den elektronischen Zahlungsverkehr von Lohnzahlungen und SV-Beiträgen.
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1.6 Krankenkassenangaben pflegen

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Öffnen Sie Verwaltung → Krankenkassenangaben allgemein. Hier hinterlegen Sie die Beitragssätze (KV, PV, RV, AV) für alle verwendeten Krankenkassen. Beitragssätze ändern sich jährlich und werden vom Update automatisch angepasst.
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Prüfen Sie regelmäßig, ob die Beitragssätze aktuell sind. Die Sätze gelten für alle Firmen, die Sie abrechnen — Sie müssen sie nicht pro Firma ändern.
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+ 👤 Mitarbeiter Neuanlage & Stammdaten + ▼ +
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2.1 Neuen Mitarbeiter anlegen

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Die Neuanlage eines Mitarbeiters erfolgt über den Mitarbeiterassistenten, der Sie schrittweise durch alle notwendigen Eingaben führt.

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Öffnen Sie den Mitarbeiterassistenten: Klicken Sie auf der Startseite auf 'Neuer Mitarbeiter' oder gehen Sie über Bearbeiten → Neuer Mitarbeiter.
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Persönliche Daten eingeben: Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht, Adresse, Staatsangehörigkeit. Achten Sie auf korrekte Schreibweise — diese Daten erscheinen auf allen Dokumenten.
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Steuerliche Daten eingeben: Steuer-ID (steuerliche Identifikationsnummer), Steuerklasse (wird automatisch durch ELStAM gesetzt), Kirchensteuermerkmal, Bundesland (für die Kirchensteuerberechnung relevant).
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Sozialversicherungsdaten eingeben: Krankenkasse, SV-Nummer (wird ab Version 28.51/24.51 in Echtzeit abgefragt), Beitragsgruppe (KV/PV/RV/AV), ob Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis.
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+ SV-Nummer automatisch abrufen: Ab der Programm-Version 28.51/24.51 (Update Juli 2024) können Sie die Sozialversicherungsnummer gem. § 28a Abs. 3a SGB IV in Echtzeit im Mitarbeiterassistenten abfragen. Die bisherige Anfrage über den Sendeassistenten und die Übernahme aus der Antwortzentrale ist nicht mehr erforderlich. +
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Beschäftigungsdaten eingeben: Eintrittsdatum, probezeit, befristet bis (falls zutreffend), Abteilung, Kostenstelle, Arbeitszeit (Vollzeit/Teilzeit), vereinbarte Arbeitstage.
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Gehaltsdaten eingeben: Monatsgehalt oder Stundenlohn, regelmäßige Zuschläge, Einmalzahlungen. Der Mitarbeiterassistent fragt alle relevanten Vergütungsbestandteile ab.
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ELStAM-Anmeldung: Sobald das Eintrittsdatum dem Kalenderdatum entspricht, stellt Lexware automatisch eine ELStAM-Anmeldung zum Versand bereit. Versenden Sie diese über Extras → ELStAM → ELStAM Meldungen → ELStAM Meldungen versenden.
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2.2 Mitarbeiterstammdaten verstehen

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Die Stammdaten eines Mitarbeiters bestehen aus mehreren Bereichen, die Sie jederzeit über die Mitarbeiterübersicht aufrufen können:

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BereichInhaltBeschreibung
Persönliche DatenName, Adresse, GeburtstagGrundlegende Angaben zur Identifikation. Änderungen hier wirken sich nicht auf Abrechnungsdaten aus.
SteuerdatenSteuer-ID, Steuerklasse, KirchensteuerWenn keine Ersatzbescheinigung vorliegt, sind Sie an die von der Finanzverwaltung gelieferten ELStAM gebunden. Sie können diese Daten nicht frei ändern.
SV-DatenKrankenkasse, SV-Nummer, BeitragsgruppeBestimmen die Beitragsberechnung. Änderungen hier lösen automatisch SV-Meldungen aus (Storno- und Neumeldungen).
GehaltsdatenGehalt, Zuschläge, EinmalzahlungenRegelmäßige Vergütungsbestandteile, die monatlich automatisch gebucht werden.
ArbeitszeitWochenstunden, ArbeitstageWichtig für korrekte Berechnung von Teilmonatsentgelten und Krankheitszeiten. Die vereinbarten Arbeitstage sind auch relevant für Erstattungsanträge U1/U2.
BerufsgenossenschaftGefahrtarifstelleBestimmt den Beitrag zur Unfallversicherung. Muss mit den BG-Veranlagungsdaten übereinstimmen.
UmlagepflichtU1/U2, UmlagekasseU1 = Erstattung bei Krankheit, U2 = Erstattung bei Mutterschutz. Häkchen setzen und Umlagekasse (meist die gesetzliche Krankenkasse) wählen.
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2.3 Stammdaten ändern / korrigieren

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Sie können Stammdaten jederzeit ändern — auch in bereits abgeschlossenen Monaten (inklusive Vorjahr). Dabei gilt:

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Datensicherung erstellen! Bevor Sie Korrekturen durchführen, erstellen Sie unbedingt eine Datensicherung über Datei → Datensicherung.
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Öffnen Sie die Jahresübersicht und wählen Sie den ersten zu korrigierenden Monat aus.
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Wechseln Sie in den Korrekturmodus: Bei der Abfrage klicken Sie auf 'Korrigieren'.
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Öffnen Sie die Stammdaten des Mitarbeiters. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und schließen Sie die Lohndaten.
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Zeitraum wählen: Sie können die Änderung für einen einzelnen Monat, einen Zeitraum (von-bis) oder ab einem Monat für alle nachfolgenden Monate übernehmen. Klicken Sie auf 'Fertigstellen'.
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Bestätigen Sie die Neuberechnung. Wenn die Änderungen Auswirkungen auf die Abrechnungsdaten haben, wird für jeden geänderten Monat eine Meldung angezeigt.
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+ Wichtig: Wenn Sie melderelevante Daten ändern (z.B. Krankenkasse, Beitragsgruppe), erstellt das Programm automatisch SV-Meldungen (Storno- und Neumeldungen). Prüfen Sie den Sendestatus nach Korrekturen immer! +
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+ Korrigierbarer Zeitraum: Sie können Abrechnungen aller abgeschlossenen Monate des aktuellen Jahres und des Vorjahres korrigieren. Weiter zurückliegende Zeiträume können nicht mehr korrigiert werden. +
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2.4 Mitarbeiter Austritt

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Öffnen Sie die Mitarbeiterstammdaten und tragen Sie das Austrittsdatum ein. Lexware erstellt automatisch eine ELStAM-Abmeldung und eine SV-Abmeldung (Meldegrund 30 — Ende der Beschäftigung).
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Führen Sie die letzte Abrechnung durch. Prüfen Sie Resturlaub, Überstundenausgleich und verbleibende Einmalzahlungen.
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Versenden Sie die Abmeldungen über den Sendeassistenten.
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+ Nicht angetretene Arbeitsverhältnisse löschen: Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter angelegt haben und das Arbeitsverhältnis doch nicht zustande kommt, können Sie den Mitarbeiterdatensatz wieder löschen — solange noch keine Abrechnung erstellt wurde. +
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+ 💰 Lohnarten verwalten + ▼ +
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3.1 Was sind Lohnarten?

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Lohnarten sind die Bausteine jeder Lohnabrechnung. Sie bestimmen, welche Beträge einem Mitarbeiter zustehen oder von seinem Gehalt abgezogen werden. Lexware unterscheidet zwischen:

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KategorieBeispieleBeschreibung
Brutto-BezügeGehalt, Stundenlohn, Bonus, ProvisionAlle Zuwendungen, die das Bruttogehalt erhöhen. Werden vor Steuern und Sozialversicherung berechnet.
Brutto-AbzügeVorschuss, privat KV-BeitragAbzüge vom Bruttogehalt, die die Bemessungsgrundlage für Steuern und SV-Beiträge mindern.
Netto-BezügeSteuerfreie Zuschüsse, FahrtkostenzuschussBeträge, die nach Abzug von Steuern und SV ausgezahlt werden und das Netto erhöhen.
Netto-AbzügePfändung, VorschussrückzahlungAbzüge, die direkt vom Netto abgezogen werden. Keine Auswirkung auf Steuer/SV.
SystemlohnartenLSt, SolZ, KV, RV, AV, PVWerden automatisch berechnet und können nicht manuell bebucht werden. Erkennbar an der Kennzeichnung im System.
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3.2 Lohnarten in der Abrechnung buchen

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+ 1 +
Öffnen Sie den Mitarbeiter zur Abrechnung ( Doppelklick in der Mitarbeiterliste oder über die Jahresübersicht).
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Wechseln Sie in die Registerkarte 'Lohndaten' oder 'Abrechnung'.
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Wählen Sie die gewünschte Lohnart aus der Dropdown-Liste oder geben Sie die Lohnartennummer direkt ein.
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Geben Sie den Betrag oder die Anzahl/Stunden ein (je nach Lohnart). Einige Lohnarten berechnen den Betrag automatisch aus dem Stundenlohn × Stunden.
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Bestätigen Sie mit Enter oder klicken Sie auf 'Übernehmen'. Die Lohnart erscheint nun in der Abrechnungsübersicht.
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3.3 Häufig verwendete Lohnarten

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LohnartKategorieVerwendung & Hinweise
RegelgehaltBrutto-BezugWird automatisch aus den Stammdaten übernommen (Monatsgehalt). Muss normalerweise nicht manuell gebucht werden.
StundenlohnBrutto-BezugFür Minijobber und Teilzeitkräfte. Anzahl der Stunden × Stundenlohn = Bruttobetrag.
ÜberstundenBrutto-BezugAusbezahlte Überstunden. Zuschläge (Sonn-/Feiertag, Nacht) werden über separate Lohnarten gebucht.
Bonus/JahreszuwendungBrutto-BezugEinmalzahlungen wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld. Tipp: Bei Einmalzahlungen mit Märzklausel gibt es spezielle steuerliche Regelungen.
Krankheit (mit Entgeltfortzahlung)FehlzeitWird als Fehlzeit gebucht. Lexware berechnet automatisch die Entgeltfortzahlung (bis zu 6 Wochen). Grundlage für Erstattungsantrag U1.
UrlaubFehlzeitWird als bezahlte Abwesenheit gebucht. Hat keinen Einfluss auf das Gehalt — der Urlaubsanspruch wird separat verwaltet.
VorschussBrutto-AbzugWird vom Brutto abgezogen. Reduziert die Bemessungsgrundlage für SV-Beiträge und Steuern.
PfändungNetto-AbzugPfändungs- und Überweisungsbeschluss eingeben. Lexware berechnet den pfändbaren Teil automatisch nach den Freigrenzen.
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3.4 Fehlzeiten buchen

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Fehlzeiten (Krankheit, Urlaub, unbezahlter Urlaub etc.) haben direkte Auswirkungen auf die Abrechnung. Wichtig ist, dass die Fehlzeit auf einen vereinbarten Arbeitstag entfällt.

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Öffnen Sie den Mitarbeiter und wechseln Sie zur Fehlzeiten-Erfassung.
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Wählen Sie die Fehlzeitenart (Krankheit, Urlaub, unbezahlter Urlaub, Pflege eines kranken Kindes etc.).
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Geben Sie den Zeitraum (von-bis) ein. Lexware prüft automatisch, ob die Tage auf vereinbarte Arbeitstage fallen.
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Schließen Sie die Erfassung. Lexware berechnet den Entgeltausfall bzw. die Entgeltfortzahlung automatisch.
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+ Achtung: Arbeitstage prüfen! Wenn in den Mitarbeiterstammdaten weniger als 5 Arbeitstage erfasst sind (z.B. nur Montag–Mittwoch), wird bei einer Fehlzeit am Freitag kein Erstattungsantrag U1 erstellt. Lexware definiert Arbeitstage immer beginnend am Montag. +
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3.5 Geringfügig entlohnte Beschäftigte (Minijobber)

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Für Minijobber (bis 538 €/Monat, Stand 2026) gelten besondere Regelungen:

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  • Steuer: Pauschalversteuerung (2% Lohnsteuerpauschale, 15% bei Steuerklasse VI) oder reguläre Besteuerung nach Steuerkarte.
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  • Sozialversicherung: Pauschalbeiträge (13% KV, 15% RV). Kein AN-Anteil — der Arbeitgeber trägt die vollen Pauschalbeiträge.
    • +
  • Buchung: Legen Sie den Mitarbeiter mit dem entsprechenden Status an. Lexware berechnet die Pauschalabgaben automatisch.
    • +
  • Statuswechsel: Wenn ein Minijobber über die Grenze kommt, können Sie einen Statuswechsel durchführen (von geringfügig zu sozialversicherungspflichtig).
    • +
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+ 📊 Lohnabrechnung erstellen + ▼ +
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4.1 Monatsabrechnung — Der reguläre Ablauf

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Die Lohnabrechnung wird in der Regel einmal pro Monat durchgeführt. Der Ablauf folgt einem festen Muster:

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Mitarbeiter prüfen: Öffnen Sie die Mitarbeiterliste und prüfen Sie, ob alle Änderungen des laufenden Monats erfasst sind (Gehaltsänderungen, Fehlzeiten, Einmalzahlungen, neue/ausgeschiedene Mitarbeiter).
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Lohndaten erfassen: Öffnen Sie jeden Mitarbeiter und erfassen Sie die monatsspezifischen Lohndaten (Überstunden, Bonus, Fehlzeiten, etc.). Die regulären Gehaltsdaten werden automatisch aus den Stammdaten übernommen.
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Abrechnung berechnen: Schließen Sie die Lohndaten. Lexware berechnet automatisch: Bruttolohn, Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer, SV-Beiträge (KV, RV, AV, PV) und den Nettoauszahlungsbetrag.
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Lexware scout prüfen: Der Lexware scout zeigt Warnungen und Fehler an. Klären Sie alle Probleme, bevor Sie fortfahren. Ein Fehler im scout blockiert den Monatswechsel!
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Beitragsnachweise erstellen: Rufen Sie den Abrechnungs- und Beitragsnachweisassistenten auf: Extras → Abrechnungs- und Beitragsnachweisassistent. Folgen Sie den Schritten — dieser erstellt die Beitragsnachweise für alle SV-Träger.
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SV-Meldungen versenden: Versenden Sie die automatisch erstellten SV-Meldungen über den Sendeassistenten: Extras → meldecenter Sozialversicherung → Sendeassistent.
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Monatswechsel durchführen: Extras → Monatswechsel oder Klick auf die Schaltfläche 'Monatswechsel'. Siehe dazu auch Kapitel 5 (Monatswechsel).
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4.2 Abrechnung für Teilmonat

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Wenn ein Mitarbeiter nicht den kompletten Monat gearbeitet hat (Eintritt, Austritt, unbezahlter Urlaub), muss das Teilmonatsentgelt berechnet werden. Lexware ermittelt dies automatisch:

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  • Methode: Das monatliche Gehalt wird auf die tatsächlich gearbeiteten Tage umgerechnet.
    • +
  • Berechnung: Lexware teilt das monatliche Gehalt durch die Kalendertage des Monats und multipliziert mit den Tagen des Beschäftigungszeitraums.
    • +
  • Feste Eingabe: In Einzelfällen können Sie den Teilmonatsbetrag auch manuell überschreiben.
    • +
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4.3 Lohnabrechnung drucken

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+ 1 +
Nach der Berechnung können Sie die Lohnabrechnung drucken: Berichte → Lohnabrechnung. Wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter oder 'Alle Mitarbeiter'.
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Wählen Sie das Ausgabeformat: Druck (Papier), PDF (elektronische Abrechnung) oder Email (direkt an den Mitarbeiter). Bei Korrekturen wird die Abrechnung mit 'Korrekturausdruck' in der Kopfzeile gekennzeichnet.
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4.4 Korrektur einer bereits erstellten Abrechnung

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Rufen Sie die Jahresübersicht auf und öffnen Sie den zu korrigierenden Monat im Korrekturmodus.
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Ändern Sie die Lohndaten. Achtung: Im Gegensatz zu Stammdatenänderungen können Sie Abrechnungsdaten nicht für einen Zeitraum ändern — nur für den einzelnen Monat.
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Schließen Sie die Lohndaten. Lexware berechnet die Differenz zum ursprünglichen Betrag und weist diese im aktuellen Abrechnungsmonat als Nachzahlung aus (in nicht direkt bebuchbaren Systemlohnarten unter Netto-Bezüge/Netto-Abzüge).
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+ Wichtig: Wenn Sie den Auszahlungsbetrag des aktuellen Monats bereits an den Mitarbeiter überwiesen haben, prüfen Sie, ob die Korrektur besser nach dem Monatswechsel durchgeführt werden sollte. Grund: Der bisherige Auszahlungsbetrag wird im aktuellen Monat nicht verrechnet — es kommt zu einer separaten Nachzahlung. +
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4.5 Erstattungsantrag U1/U2 erstellen

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Arbeitgeber, die am Umlageverfahren teilnehmen, können sich die Aufwendungen für Entgeltfortzahlung bei Krankheit (U1) und Mutterschaft (U2) erstatten lassen.

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+ Voraussetzungen prüfen: Nutzen Sie die Checkliste Erstattung U1/U2 in den Lohnangaben des Mitarbeiters auf der Seite 'Erstattung U1/U2'. Die Checkliste zeigt Ihnen alle erforderlichen Angaben und prüft diese auf Vollständigkeit. +
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Voraussetzungen in den Stammdaten: Umlagepflicht U1/U2 gesetzt? Umlagekasse gewählt? Arbeitstage korrekt? Erstattungssatz der Firma in den Krankenkassenangaben hinterlegt?
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+ 2 +
Fehlzeit buchen: Die Abwesenheit (Krankheit mit Entgeltfortzahlung, Mutterschutz) muss auf einen vereinbarten Arbeitstag fallen.
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+ 3 +
Erstattungsantrag erstellen: Lexware berechnet den Erstattungsbetrag automatisch. Sie finden den Antrag auf der Seite 'Erstattung U1/U2' in den Lohnangaben des Mitarbeiters.
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Versenden: Über den Sendeassistenten. Alternativ können Sie den Antrag auch ausdrucken und per Post an die Krankenkasse senden.
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+ Hinweis: Wenn Sie freiwillig oder aufgrund eines Tarifvertrages länger als 6 Wochen Entgeltfortzahlung gewähren, werden diese Beträge von den Krankenkassen nicht erstattet. Entgeltfortzahlung wegen Erkrankung eines Kindes ist ebenfalls nicht erstattungsfähig. +
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+ 📅 Monatswechsel & Jahreswechsel + ▼ +
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5.1 Monatswechsel — Schritt für Schritt

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Der Monatswechsel schließt den aktuellen Abrechnungsmonat ab und öffnet den nächsten. Dieser Vorgang ist nicht umkehrbar — daher vorher alle Daten prüfen!

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Alle Lohndaten erfasst? Prüfen Sie, ob für alle Mitarbeiter die Abrechnungsdaten vollständig sind. Fehlzeiten, Überstunden, Einmalzahlungen — alles muss gebucht sein.
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+ 2 +
Lexware scout geprüft? Klären Sie alle Fehler und Warnungen. Ein Fehler blockiert den Monatswechsel!
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+ 3 +
Beitragsnachweise erstellt? Der Abrechnungs- und Beitragsnachweisassistent muss durchlaufen sein. Extras → Abrechnungs- und Beitragsnachweisassistent. Ohne Beitragsnachweise ist der Monatswechsel nicht möglich!
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SV-Meldungen versendet? Wenn Sie das Lexware meldecenter nutzen und noch UV-Meldungen offen sind, wird der Monatswechsel gesperrt. Versenden Sie die Meldungen zuerst.
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+ 5 +
Datensicherung erstellen: Datei → Datensicherung. Jederzeit empfehlenswert, besonders vor dem Monatswechsel.
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Monatswechsel durchführen: Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Monatswechsel' oder Extras → Monatswechsel. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.
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+ Hinweis zum Sendestatus: Noch nicht versendete Meldungen verhindern nicht zwingend den Monatswechsel (außer UV-Meldungen bei aktivem meldecenter). Der Sendestatus macht Sie lediglich auf offene Meldungen aufmerksam. Sie können den Monatswechsel auch durchführen, wenn Meldungen noch nicht versendet sind — versenden Sie diese aber zeitnah! +
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5.2 Monatswechsel nicht möglich — Häufige Ursachen

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UrsacheLösung
Beitragsnachweise nicht erstelltAbrechnungs- und Beitragsnachweisassistent durchlaufen: Extras → Abrechnungs- und Beitragsnachweisassistent
Programmaktualisierung fehltPrüfen Sie auf Updates: Mein Lexware → Nach Updates suchen oder Windows-Taskleiste → Lexware Info Service
Softwarewechsel aktiviertPrüfen Sie Firmenassistent → Softwarewechsel. Entfernen Sie irrtümliche Einträge. Programm neu starten.
Ansicht auf VorjahrPrüfen Sie Datei → Abrechnungsjahr wechseln. Wechseln Sie in das aktuelle Jahr.
Lexware scout zeigt FehlerKorrigieren Sie die Abrechnungsdaten, bis der scout keine Fehler mehr anzeigt.
UV-Meldungen nicht versendetVersenden Sie die offenen UV-Meldungen über das meldecenter. Dies ist eine Sperrbedingung!
+ +

5.3 Jahreswechsel

+

Der Jahreswechsel ist ein besonderer Vorgang, der zusätzliche Schritte erfordert:

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Dezember vollständig abrechnen: Wie bei jedem Monatswechsel — alle Lohndaten erfassen, Beitragsnachweise erstellen, SV-Meldungen versenden, Monatswechsel durchführen.
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+ 2 +
Update installieren: Installieren Sie das Jahres-Update (Januar-Version). Dieses bringt die neuen Steuer- und SV-Parameter für das nächste Jahr.
+
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+ 3 +
SV-Jahresmeldung (Meldegrund 50): Steht im Januar des Folgejahres zur Verfügung. Wird nicht erstellt bei: Austritt zum 31.12. (dann Meldegrund 30), KK-Wechsel zum 01.01., Unterbrechung über den 31.12.
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UV-Jahresmeldung (Meldegrund 92): Meldung an die Berufsgenossenschaft über die kumulierten Entgelte. Wird im Abrechnungsmonat Dezember automatisch bereitgestellt.
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+ 5 +
Elektronischer Lohnnachweis: Senden Sie den Lohnnachweis an die BG bis zum 16.02. des Folgejahres. Voraussetzung: BG-Stammdaten abgefragt und übernommen.
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+ 6 +
Lohnsteuer-Jahresausgleich: (Pro/Premium) Automatische Prüfung, ob die einbehaltene Lohnsteuer korrekt ist. Wird für Mitarbeiter durchgeführt, die das ganze Jahr in derselben Steuerklasse waren.
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+ 7 +
Lohnsteuerbescheinigung (LStB): Übertragung an das Finanzamt über ELSTER. Für Pro/Premium: Extras → ELSTER → Lohnsteuerbescheinigung übertragen. Beachten Sie: ELStAM-Ersatzbescheinigungen werden zum Jahreswechsel ungültig!
+
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+ 8 +
Vorträge eigene Firma: Prüfen und übernehmen Sie die Vortragswerte (Urlaubsanspruch, Überstunden, etc.) in das neue Jahr.
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+ 9 +
ELStAM-Monatslisten abrufen: Im Januar des neuen Jahres die Monatslisten abrufen, um geänderte Steuerdaten der Mitarbeiter zu erhalten.
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+ +
+ Wichtig: Der Lexware meldecenter-Versand ist ab dem 01.01. eines Jahres vorübergehend gesperrt, bis die neuen Meldeparameter durch das Update bereitgestellt wurden. Installieren Sie das Januar-Update zeitnah! +
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+ 📋 Bescheinigungswesen (ELStAM, SV-Meldungen) + ▼ +
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6.1 ELStAM — Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale

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ELStAM sind die elektronisch bereitgestellten Lohnsteuerabzugsmerkmale, die vom Arbeitgeber zwingend für die Lohnabrechnung angewendet werden müssen (§ 39e Abs. 5 Satz 1 EStG). Der Ablauf:

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+ 1 +
Mitarbeiter anmelden: Bei Eintritt: Geburtsdatum, Steuer-ID und Angabe ob Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis. Lexware stellt die ELStAM-Anmeldung automatisch zum Versand bereit, sobald das Eintrittsdatum dem Kalenderdatum entspricht. Extras → ELStAM → ELStAM Meldungen → ELStAM Meldungen versenden
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+ 2 +
An-/Abmeldebestätigung abholen: Nach 1–15 Werktagen steht die Rückmeldung bereit. Abrufen über: Extras → ELStAM → ELStAM Änderungslisten → ELStAM Änderungslisten abholen
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+ 3 +
ELStAM in Antwortzentrale übernehmen: Öffnen Sie Extras → Antwortzentrale. Unter 'zu übernehmende Stammdaten' sehen Sie die ELStAM. Klicken Sie auf 'Übernehmen' — die Daten werden in die Mitarbeiterstammdaten geschrieben.
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+ 4 +
Verfahrenshinweise prüfen: In der Antwortzentrale finden Sie auch 'ELStAM-Verarbeitungsprotokolle'. Diese können Abweisungen von Anmeldungen enthalten. Klären Sie Verfahrenshinweise und markieren Sie sie als 'erledigt'.
+
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+ 5 +
Monats-/Änderungslisten regelmäßig abrufen: Sie sind verpflichtet, die Änderungslisten monatlich abzurufen und die ELStAM anzuwenden. Änderungen der Steuerklasse, Freibeträge etc. werden so automatisch erkannt.
+
+ +
+ ELStAM abweichend? Wenn die von der Finanzverwaltung zurückgemeldeten ELStAM von den erwarteten Werten abweichen, sind Sie trotzdem an die gelieferten ELStAM gebunden. Übernehmen Sie die Daten und informieren Sie den Mitarbeiter. Nur der Mitarbeiter selbst kann die Richtigstellung bei seinem Finanzamt beantragen. +
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+ Abrechnung ohne ELStAM: Wenn die Anmeldung ohne Verschulden des Arbeitnehmers nicht möglich ist, können Sie nach § 39c Abs. 1 und 2 EStG mit selbst gebildeten Steuerabzugsmerkmalen abrechnen. Die Voraussetzungen und Eingaben dazu finden Sie im Programm unter der Hilfe zur ELStAM-Anmeldung. +
+ +

6.2 SV-Meldungen — Sozialversicherung

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SV-Meldungen werden in folgenden Fällen automatisch erstellt:

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MeldegrundAnlassWann erstellt?
10Anmeldung (Beginn Beschäftigung)Bei Neuanlage eines Mitarbeiters. Automatisch zum Versand bereitgestellt.
13Anmeldung wegen SoftwarewechselWenn Sie von einem anderen System zu Lexware wechseln. Manuell im Firmenassistenten 'Softwarewechsel' auslösen.
30Abmeldung (Ende Beschäftigung)Bei Austritt eines Mitarbeiters. Automatisch erstellt.
36Abmeldung wegen SoftwarewechselWenn Sie Lexware verlassen. Manuell im Firmenassistenten auslösen.
50JahresmeldungIm Januar des Folgejahres. Meldet das Jahresentgelt an die Krankenkasse.
92UV-JahresmeldungIm Dezember. Meldet die Entgelte für die Unfallversicherung an die BG.
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6.3 SV-Meldungen versenden

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Öffnen Sie den Sendeassistenten: Extras → meldecenter Sozialversicherung → Sendeassistent. Der Assistent zeigt alle bereitstehenden Meldungen an.
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Markieren Sie die zu versendenden Meldungen und klicken Sie auf 'Versenden'. Die Meldungen werden verschlüsselt über das Lexware meldecenter an die jeweilige Annahmestelle übermittelt.
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Prüfen Sie den Sendestatus: Extras → meldecenter → Sendestatus. Erfolgreich versendete Meldungen werden als 'gesendet' markiert.
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Holen Sie die Verarbeitungsprotokolle ab: Extras → meldecenter Sozialversicherung → Abholen vom meldecenter. Prüfen Sie die Antwortzentrale auf Rückmeldungen.
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6.4 Meldebescheinigungen drucken

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Meldebescheinigungen dürfen gem. §25 DEÜV erst nach erfolgreichem Versand gedruckt werden — durch den Druck bestätigen Sie den Versand an die Krankenkasse.

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Nach dem Versand: Extras → meldecenter Sozialversicherung → Sozialversicherungsmeldungen → Meldebescheinigungen drucken.
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Wählen Sie den Zeitraum. Wenn die Druckvorschau leer ist, wurden im gewählten Zeitraum keine SV-Meldungen versendet.
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+ Tipp: Im Lohnkonto sind alle SV-Meldungen eines Mitarbeiters auf der letzten Seite dokumentiert. Die Spalte 'Monat' zeigt Ihnen den relevanten Zeitraum für den Druck. +
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6.5 Elektronischer Lohnnachweis (BG)

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Der digitale Lohnnachweis ist die Grundlage für den Beitrag zur Gesetzlichen Unfallversicherung. Er ist für alle Arbeitgeber verpflichtend (außer landwirtschaftliche BGs und Feuerwehrunfallkasse).

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SchrittAktionMenüwegZeitpunkt
1Unternehmensnummer + PIN prüfenVerwaltung → BG → MitgliedschaftJahresbeginn
2Stammdatenanfrage sendenExtras → meldecenter SV → Sendeassistent → BG-StammdatendienstAbrechnungsmonat Januar
3Stammdaten abholen + übernehmenExtras → meldecenter SV → Abholen → AntwortzentraleAb Januar (spätestens Dezember)
4Gefahrtarife abgleichenBericht 'Abgleich GTS' + Mitarbeiterstammdaten prüfenAb Januar
5Lohnnachweis sendenExtras → meldecenter SV → Sendeassistent → Meldungen BGJanuar des Folgejahres
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6.6 Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)

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Seit dem 01.01.2023 ist die bisherige Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (Attest) durch die eAU ersetzt worden. Die Krankenkasse stellt die Daten elektronisch bereit.

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Lexware ruft die eAU-Daten automatisch über das meldecenter ab. Prüfen Sie die Antwortzentrale auf eingegangene AU-Bescheinigungen.
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Folgebescheinigung anfordern: Bei fortdauernder Arbeitsunfähigkeit müssen Sie den ersten Tag nach dem bisher attestierten Ende bei der Krankenkasse anfragen. Dies erfolgt elektronisch über das Programm.
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Buchen Sie die Fehlzeit wie gewohnt. Lexware berechnet die Entgeltfortzahlung automatisch.
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6.7 ELSTER — Lohnsteuerbescheinigung

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Für die Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung an das Finanzamt benötigen Sie ein gültiges ELSTER-Zertifikat.

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Basis-Zertifikat beantragen: Extras → ELSTER → Zertifikat beantragen. Das Zertifikat ist kostenlos und gilt für 3 Jahre.
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Zertifikat verlängern: Vor Ablauf verlängern: Extras → ELSTER → Zertifikat verlängern. Wichtig: Vor der Verlängerung alle ausstehenden Änderungslisten und Protokolle abholen!
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Lohnsteuerbescheinigung übertragen: (Pro/Premium) Extras → ELSTER → Lohnsteuerbescheinigung übertragen. Der Versand erfolgt elektronisch über ELSTER.
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6.8 Datenexport für Betriebsprüfung

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Wenn das Finanzamt eine Betriebsprüfung ankündigt, können Sie die Daten elektronisch exportieren: Extras → Datenexport für Betriebsprüfer. Folgen Sie dem Assistenten — die Daten werden im geforderten Format bereitgestellt.
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+ 🖨️ Drucken & Archivieren + ▼ +
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7.1 Wichtige Berichte und Dokumente

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Folgende Dokumente stehen Ihnen in Lexware lohn+gehalt zur Verfügung:

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BerichtMenüwegBeschreibung & Hinweise
LohnabrechnungBerichte → LohnabrechnungDie monatliche Abrechnung für jeden Mitarbeiter. Zeigt Brutto, alle Abzüge (LSt, SolZ, KiSt, SV) und Netto. Kann als Korrekturausdruck erstellt werden.
LohnkontoBerichte → LohnkontoJahresübersicht aller Bezüge und Abzüge pro Mitarbeiter. Bei Korrekturen wird eine separate Spalte mit geänderten Daten erstellt — Original bleibt erhalten. SV-Meldungen sind auf der letzten Seite dokumentiert.
LohnjournalBerichte → LohnjournalÜbersicht aller aktuellen Beträge (immer die neuesten Werte). Bei Korrekturen wird die Personalnummer mit einem * gekennzeichnet.
BeitragsnachweisAbrechnungs- und BeitragsnachweisassistentSV-Beitragsnachweise für alle Krankenkassen. Muss monatlich erstellt werden (Voraussetzung für Monatswechsel).
BeitragsabrechnungBerichte → BeitragsabrechnungÜbersicht der SV-Beiträge je Krankenkasse. Darstellung abhängig vom Zeitpunkt der Änderung.
BuchungslisteBerichte → BuchungslisteDetaillierte Auflistung aller Buchungen. Bei Korrekturen wird eine separate Buchungsliste mit den Differenzbeträgen erstellt.
MeldebescheinigungExtras → meldecenter SV → SV-Meldungen → Meldebescheinigungen druckenDarf erst nach erfolgreichem Versand gedruckt werden. Bestätigt den Versand an die KK.
ELStAM-ArchivExtras → ELStAM → ELStAM Änderungen der aktuellen FirmaDokumentiert alle gesendeten Meldungen und abgerufenen Änderungslisten mit Sendedaten.
Status MitarbeiterExtras → ELStAM → Aktueller Status MitarbeiterZeigt den Meldestatus aller Mitarbeiter im ELStAM-Verfahren.
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7.2 Druckausgabe konfigurieren

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Wählen Sie in der Druckvorschau das Ausgabeformat: Drucker (Papier), PDF (elektronisch), E-Mail (direkt an Mitarbeiter) oder Export (CSV/Excel).
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Für die elektronische Lohnabrechnung können Sie den Versand über Lexware myCenter einrichten. Mitarbeiter können ihre Abrechnung dort online einsehen.
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7.3 Archivierung

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Die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Lohnunterlagen ist gesetzlich vorgeschrieben:

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  • Aufbewahrungsfrist: Lohnkonten, Lohnsteuer-Anmeldungen und SV-Meldungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden.
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  • Lohnabrechnungen: Die gedruckten oder elektronischen Abrechnungen sollten geordnet nach Mitarbeiter und Monat archiviert werden.
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  • Elektronische Archivierung: Nutzen Sie den PDF-Export, um alle Dokumente elektronisch zu speichern. Der Lexware Archivierung-Dienst (separat erhältlich) bietet eine revisionssichere Archivierung.
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  • Datensicherung: Erstellen Sie regelmäßig Datensicherungen über Datei → Datensicherung. Bewahren Sie die Sicherungen an einem sicheren Ort auf.
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7.4 Datensicherung erstellen und wiederherstellen

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Sicherung erstellen: Datei → Datensicherung → Datensicherung erstellen. Wählen Sie den Speicherort (lokal, USB, Netzwerk). Empfehlenswert: Vor jedem Monatswechsel und vor Korrekturen.
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Sicherung wiederherstellen: Datei → Datensicherung → Datensicherung zurücklesen. Wählen Sie die Sicherungsdatei und bestätigen Sie. Achtung: Der aktuelle Datenstand wird überschrieben!
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+ Lexware myCenter: Mitarbeiter können über das myCenter ihre Lohnabrechnung online einsehen, Abwesenheitsanträge stellen, Arbeitszeiten erfassen und Reisekosten zur Abrechnung einreichen. Einrichtung: Startseite → myCenter oder in den FAQ unter 'Lexware myCenter einrichten'.
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+ 📚 Quellen & weiterführende Informationen + +
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Lexware lohn+gehalt (Pro) Schritt-für-Schritt-Anleitung · Basierend auf offiziellen Handbüchern und FAQ-Artikeln von lexware.de

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Quelle: lexware.de/support/produkt/lohn-gehalt-pro/

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Erstellt am 02.06.2026 · Alle Angaben ohne Gewähr

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+ + + + + \ No newline at end of file diff --git a/lexware-arbeitsamt.html b/lexware-arbeitsamt.html new file mode 100644 index 0000000..c8d9360 --- /dev/null +++ b/lexware-arbeitsamt.html @@ -0,0 +1,1116 @@ + + + + + + Lexware lohn+gehalt — Meldung für das Arbeitsamt + + + + +
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Lexware lohn+gehalt — Meldung für das Arbeitsamt

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Wann und wie Sie Beschäftigungsdaten an die Bundesagentur für Arbeit melden — Schritt für Schritt erklärt

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Basierend auf den offiziellen Handbüchern und FAQ-Artikeln von lexware.de · Stand 02.06.2026

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📑 Inhalt

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+ ❓ Wann muss ich eine Meldung machen? + 👤 Arbeitgebermeldung bei Neuanlage + 📄 Meldetypen: An-, Ab- und Ändermeldung + 📋 Schritt-für-Schritt: Meldung erstellen + 🔄 Elektronische Meldung (DEÜV) + 📎 Besonderheiten: Minijob, Gleitzone, Werkstudenten +
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+ ❓ Wann muss ich eine Meldung ans Arbeitsamt machen? + ▼ +
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1.1 Was ist die Arbeitsamt-Meldung?

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Arbeitgeber in Deutschland sind gesetzlich verpflichtet, bestimmte Daten ihrer Beschäftigten an die Bundesagentur für Arbeit (ehemals Arbeitsamt) zu melden. Diese Meldepflicht ergibt sich aus dem Sozialgesetzbuch (SGB III und SGB IV) und wird über das sogenannte DEÜV-Verfahren (Datenaustauschverfahren der Sozialversicherung) abgewickelt. Die Meldung erfolgt dabei nicht separat an die Bundesagentur für Arbeit, sondern läuft automatisch über die SV-Meldungen mit, die Sie ohnehin an die Krankenkassen senden.

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+ Gut zu wissen: Die Meldung an die Bundesagentur für Arbeit ist kein separater Vorgang. Sie ist in die sozialversicherungsrechtlichen Meldungen integriert, die Lexware automatisch erstellt und über das meldecenter versendet. Die Krankenkasse leitet die für die Bundesagentur für Arbeit relevanten Daten automatisch weiter. +
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1.2 Wann entsteht die Meldepflicht?

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Eine Meldepflicht besteht in folgenden Situationen:

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EreignisMeldegrundWas wird gemeldet?
NeueinstellungAnmeldung (Meldegrund 10)Beginn der Beschäftigung, persönliche Daten, SV-Nummer, Krankenkasse, Beitragsgruppe, Beschäftigungsart, Arbeitsort
Austritt / KündigungAbmeldung (Meldegrund 30)Ende der Beschäftigung, Abmeldungsgrund, letzter Arbeitstag
Änderung der VerhältnisseÄndermeldung (Meldegrund 11)Wechsel der Krankenkasse, Änderung der Beitragsgruppe, Statuswechsel (z. B. von Minijob zu sozialversicherungspflichtig), Änderung der Arbeitszeit
JahresmeldungJahresmeldung (Meldegrund 50)Kumulierte Entgelte des abgelaufenen Jahres, Beitragssätze, Beschäftigungszeiten
Erstmeldung nach SoftwarewechselAnmeldung Softwarewechsel (Meldegrund 13)Alle aktiven Mitarbeiter mit kompletten SV-Daten, wenn Sie von einem anderen Abrechnungsprogramm zu Lexware wechseln
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1.3 Wer muss melden — und wer ist meldepflichtig?

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Grundsätzlich muss jeder Arbeitgeber melden, der sozialversicherungspflichtig Beschäftigte oder geringfügig entlohnte Beschäftigte (Minijobber) in seinem Betrieb hat. Dazu gehören:

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  • Sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer: Reguläre Vollzeit- und Teilzeitkräfte, deren Entgelt oberhalb der Geringfügigkeitsgrenze liegt.
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  • Geringfügig entlohnte Beschäftigte (Minijobber): Auch Minijobber müssen an- und abgemeldet werden, wenn sie in Ihrem Betrieb beschäftigt sind.
    • +
  • Auszubildende: Auch für Auszubildende besteht die Meldepflicht gegenüber der Bundesagentur für Arbeit.
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+ Achtung: Die Meldepflicht gilt immer, unabhängig von der Betriebsgröße. Auch ein Einzelunternehmer, der seinen ersten Mitarbeiter einstellt, muss anmelden. Die Nichtabgabe von Meldungen kann mit Bußgeldern geahndet werden (§ 111 SGB IV). +
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1.4 Fristen — Wann muss die Meldung vorliegen?

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Die Meldung muss grundsätzlich zum Zeitpunkt des meldepflichtigen Ereignisses erstellt und zeitnah versendet werden. Konkret bedeutet das:

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MeldeanlassFristHinweis
Anmeldung (Neueinstellung)Zum BeschäftigungsbeginnDie Anmeldung sollte am ersten Arbeitstag erstellt und zeitnah versendet werden. In der Praxis erfolgt der Versand meist im Rahmen der ersten Lohnabrechnung.
Abmeldung (Austritt)Zum BeschäftigungsendeDie Abmeldung wird automatisch erstellt, wenn Sie das Austrittsdatum in den Stammdaten eintragen. Versenden Sie sie zeitnah nach dem letzten Arbeitstag.
ÄndermeldungBei Eintritt der ÄnderungWird automatisch durch Lexware erstellt, wenn Sie melderelevante Stammdaten ändern (z. B. Krankenkassenwechsel, Statuswechsel).
JahresmeldungBis spätestens 28.02. des FolgejahresDie Jahresmeldung wird im Januar automatisch bereitgestellt und sollte bis Ende Februar versendet sein.
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+ Wichtig: Wenn Sie einen Mitarbeiter verspätet anmelden, kann dies zu Problemen bei der Sozialversicherung führen. Die Krankenkasse fordert dann gegebenenfalls Säumnisbeiträge an. Melden Sie neue Mitarbeiter daher immer zeitnah — am besten unmittelbar nach dem Eintritt. +
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+ 👤 Arbeitnehmer-Neuanlage mit den richtigen Angaben + ▼ +
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2.1 Warum sind korrekte Stammdaten so wichtig?

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Die Meldung an die Bundesagentur für Arbeit wird aus den Mitarbeiterstammdaten generiert. Wenn die Stammdaten fehlerhaft oder unvollständig sind, wird auch die Meldung falsch sein — und das kann zu Rückfragen der Krankenkasse, zu Säumnisaufschlägen oder sogar zu Bußgeldern führen. Nehmen Sie sich daher bei der Neuanlage Zeit für korrekte und vollständige Angaben.

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2.2 Pflichtangaben für die Anmeldung

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Folgende Daten werden für die SV-Anmeldung (und damit auch für die Meldung an die Bundesagentur für Arbeit) benötigt:

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DatenfeldWo in LexwareBesonderheiten
Name, VornameMitarbeiterassistent → Persönliche DatenExakt wie im Ausweis angegeben. Keine Abkürzungen.
GeburtsdatumMitarbeiterassistent → Persönliche DatenPflichtfeld. Wird für die Identifikation bei der SV benötigt.
AdresseMitarbeiterassistent → Persönliche DatenStraße, Hausnummer, PLZ, Ort. Bei ausländischen Mitarbeitern: Landergänzung.
Sozialversicherungsnummer (SV-Nummer)Mitarbeiterassistent → SV-DatenAb Version 28.51/24.51 kann die SV-Nummer in Echtzeit im Assistenten abgefragt werden. Alternativ über den Sendeassistenten anfragen.
BetriebsnummerFirmenstammdaten (wird automatisch übernommen)Ihre persönliche Betriebsnummer der Bundesagentur für Arbeit. Wird bei der Firmengründung zugeteilt.
KrankenkasseMitarbeiterassistent → SV-DatenGenaue Bezeichnung und Institutionsnummer (IK) der Krankenkasse. Der Mitarbeiter muss Ihnen seine Krankenkasse mitteilen.
BeitragsgruppeMitarbeiterassistent → SV-DatenBestimmt, in welche Zweige der SV eingezahlt wird (KV, RV, AV, PV). Für reguläre Beschäftigte typisch: 1/1/1/1.
EintrittsdatumMitarbeiterassistent → BeschäftigungsdatenDer erste Arbeitstag. Das Datum bestimmt den Meldezeitpunkt.
BeschäftigungsartMitarbeiterassistent → SV-DatenHaupt- oder Nebenarbeitsverhältnis. Relevant für die Beitragsberechnung und die Meldung.
Steuer-IDMitarbeiterassistent → SteuerdatenEinmalige steuerliche Identifikationsnummer. Wird für das ELStAM-Verfahren benötigt.
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2.3 Neuanlage Schritt für Schritt

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Klicken Sie auf der Startseite auf 'Neuer Mitarbeiter' oder gehen Sie über Bearbeiten → Neuer Mitarbeiter. Der Mitarbeiterassistent öffnet sich.
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Geben Sie die persönlichen Daten ein: Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht, Adresse, Staatsangehörigkeit. Achten Sie auf korrekte Schreibweise — diese Daten erscheinen auf allen Meldedokumenten.
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Erfassen Sie die steuerlichen Daten: Steuer-ID, Steuerklasse (wird über ELStAM gesetzt), Kirchensteuermerkmal. Wenn der Mitarbeiter noch keine Steuer-ID hat, können Sie diese nachreichen — die Anmeldung bei der SV ist trotzdem möglich.
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Tragen Sie die Sozialversicherungsdaten ein: Krankenkasse, SV-Nummer (falls vorhanden), Beitragsgruppe. Geben Sie an, ob es sich um ein Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis handelt.
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Legen Sie die Beschäftigungsdaten fest: Eintrittsdatum, Probezeit, Befristung, Abteilung, Kostenstelle, Arbeitszeit (Vollzeit/Teilzeit) und die vereinbarten Arbeitstage.
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Geben Sie die Gehaltsdaten ein: Monatsgehalt oder Stundenlohn, regelmäßige Zuschläge. Der Mitarbeiterassistent fragt alle relevanten Vergütungsbestandteile ab.
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Assistent abschließen. Lexware erstellt nun automatisch eine SV-Anmeldung (Meldegrund 10) und stellt sie zum Versand im Sendeassistenten bereit. Prüfen Sie die Daten noch einmal, bevor Sie versenden.
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+ SV-Nummer in Echtzeit abrufen: Wenn der Mitarbeiter noch keine SV-Nummer hat oder diese nicht bekannt ist, können Sie diese ab der Programm-Version 28.51/24.51 direkt im Mitarbeiterassistenten online abfragen. Voraussetzung: Geburtsdatum, Name und Anschrift sind korrekt hinterlegt. Die Abfrage dauert nur wenige Sekunden. +
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+ Hinweis: Wenn der Mitarbeiter angibt, bereits eine SV-Nummer zu haben, diese aber nicht korrekt ist, wird die Anmeldung von der Krankenkasse zurückgewiesen. Prüfen Sie die SV-Nummer daher sorgfältig oder nutzen Sie die Echtzeit-Abfrage. +
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+ 📄 Meldetypen: Anmeldung, Abmeldung, Ändermeldung + ▼ +
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3.1 Übersicht der Meldetypen

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Lexware lohn+gehalt unterscheidet verschiedene Meldetypen, die automatisch erstellt werden, wenn ein entsprechendes Ereignis eintritt. Jede Meldung wird über das DEÜV-Verfahren elektronisch an die Krankenkasse gesendet, die sie an die jeweiligen Empfänger (Bundesagentur für Arbeit, Rentenversicherung, Pflegeversicherung) weiterleitet.

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MeldetypMeldegrundAnlassEmpfänger
Anmeldung10Beginn der Beschäftigung (Neueinstellung)Krankenkasse → weiter an BA, DRV, PV
Abmeldung30Ende der Beschäftigung (Kündigung, Ablauf Befristung)Krankenkasse → weiter an BA, DRV, PV
Ändermeldung11Änderung melderelevanter Daten (KK-Wechsel, Beitragsgruppe, Statuswechsel)Krankenkasse → weiter an BA, DRV, PV
Jahresmeldung50Jährliche Meldung der kumulierten Entgelte und BeschäftigungszeitenKrankenkasse → weiter an BA, DRV, PV
Anmeldung Softwarewechsel13Wechsel des Abrechnungsprogramms (z. B. von Datev zu Lexware)Krankenkasse → weiter an BA, DRV, PV
Abmeldung Softwarewechsel36Wechsel von Lexware zu einem anderen AbrechnungsprogrammKrankenkasse → weiter an BA, DRV, PV
UV-Jahresmeldung92Jährliche Meldung der Entgelte an die BerufsgenossenschaftBerufsgenossenschaft (direkt)
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3.2 Anmeldung (Meldegrund 10) im Detail

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Die Anmeldung wird automatisch erstellt, sobald Sie einen neuen Mitarbeiter anlegen und das Eintrittsdatum erreicht ist. Sie enthält alle Daten, die die Bundesagentur für Arbeit benötigt, um den Beschäftigungsbeginn zu erfassen.

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Legen Sie den neuen Mitarbeiter über den Mitarbeiterassistenten an (siehe Kapitel 2).
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Sobald das Eintrittsdatum dem aktuellen Kalenderdatum entspricht, stellt Lexware die SV-Anmeldung automatisch zum Versand bereit.
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Versenden Sie die Anmeldung über den Sendeassistenten: Extras → meldecenter Sozialversicherung → Sendeassistent.
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+ Praxis-Tipp: Sie können die Anmeldung auch schon vor dem Eintrittsdatum vorbereiten, indem Sie den Mitarbeiter mit dem korrekten Eintrittsdatum anlegen. Lexware erstellt die Anmeldung automatisch am Tag des Eintritts. Versenden Sie sie dann zeitnah. +
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3.3 Abmeldung (Meldegrund 30) im Detail

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Die Abmeldung wird erstellt, wenn das Beschäftigungsverhältnis endet — egal ob durch Kündigung, Ablauf einer Befristung, mutual agreement oder Renteneintritt.

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Öffnen Sie die Mitarbeiterstammdaten und tragen Sie das Austrittsdatum ein.
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Lexware erstellt automatisch eine SV-Abmeldung (Meldegrund 30 — Ende der Beschäftigung) und eine ELStAM-Abmeldung.
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Führen Sie die letzte Lohnabrechnung durch: Resturlaub, Überstundenausgleich, verbleibende Einmalzahlungen, eventuelle Abfindung.
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Versenden Sie die Abmeldung über den Sendeassistenten: Extras → meldecenter Sozialversicherung → Sendeassistent.
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+ Achtung: Die Abmeldung muss zeitnah nach dem Austritt versendet werden. Wenn die Abmeldung zu spät erfolgt, kann die Krankenkasse Säumnisaufschläge erheben. Beachten Sie außerdem: Bei Austritt zum 31.12. wird keine SV-Jahresmeldung (Meldegrund 50) erstellt — die Abmeldung ersetzt die Jahresmeldung. +
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3.4 Ändermeldung (Meldegrund 11) im Detail

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Eine Ändermeldung wird automatisch erstellt, wenn Sie melderelevante Stammdaten eines Mitarbeiters ändern. Zu den melderelevanten Daten gehören:

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  • Krankenkassenwechsel: Wenn der Mitarbeiter zu einer anderen Krankenkasse wechselt, erstellt Lexware automatisch eine Abmeldung bei der alten und eine Anmeldung bei der neuen Krankenkasse (Storno- und Neumeldung).
    • +
  • Änderung der Beitragsgruppe: Zum Beispiel wenn ein Mitarbeiter von der Krankenversicherung befreit wird oder sich der Beitragssatz ändert.
    • +
  • Statuswechsel: Wenn ein Minijobber über die Geringfügigkeitsgrenze kommt und sozialversicherungspflichtig wird — oder umgekehrt.
    • +
  • Änderung der Arbeitszeit: Wechsel von Vollzeit auf Teilzeit oder umgekehrt, sofern sich die Beitragsgruppe ändert.
    • +
  • Änderung Name oder Adresse: Namensänderung nach Heirat oder Umzug des Mitarbeiters.
    • +
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+ Automatisch oder manuell? Lexware erkennt die meisten Änderungen automatisch und erstellt die entsprechenden Meldungen. Sie müssen nur die Stammdaten anpassen — das Programm kümmert sich um den Rest. Prüfen Sie jedoch nach jeder Änderung den Sendeassistenten auf bereitstehende Meldungen. +
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3.5 Jahresmeldung (Meldegrund 50)

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Die Jahresmeldung wird im Januar des Folgejahres automatisch erstellt und enthält die kumulierten Entgelte und Beschäftigungszeiten des abgelaufenen Jahres. Sie ist für alle Arbeitgeber verpflichtend.

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+ Wichtig: Die Jahresmeldung wird nicht erstellt bei: +
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  • Austritt zum 31.12. (stattdessen erfolgt die Abmeldung mit Meldegrund 30)
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  • Krankenkassenwechsel zum 01.01. (die neue Krankenkasse erhält die Jahresmeldung)
    • +
  • Unterbrechung des Beschäftigungsverhältnisses über den 31.12.
    • +
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+ 📋 Schritt-für-Schritt: Meldung in Lexware erstellen + ▼ +
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4.1 Vorbereitung: Was Sie vor der Meldung brauchen

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Bevor Sie eine Meldung erstellen und versenden können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

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VoraussetzungWo prüfen?Hinweis
Lexware meldecenter aktiviertStartseite → meldecenterDas meldecenter ist kostenlos und ersetzt das frühere dakota-Zertifikat. Ohne aktives meldecenter können Sie keine Meldungen elektronisch versenden.
Identifizierung durchgeführtmeldecenter → AutoIdentDie Identifizierung über das AutoIdent-Verfahren (Video-Identifikation via IDNow) ist einmalig erforderlich, bevor Sie Meldungen versenden können.
Betriebsnummer hinterlegtFirmenstammdatenIhre Betriebsnummer der Bundesagentur für Arbeit muss korrekt hinterlegt sein. Ohne Betriebsnummer ist keine Meldung möglich.
Krankenkassenangaben aktuellVerwaltung → KrankenkassenangabenDie Beitragssätze (KV, PV, RV, AV) müssen für das aktuelle Jahr korrekt sein. Ein Programm-Update bringt die aktuellen Sätze automatisch mit.
Mitarbeiterdaten vollständigMitarbeiterstammdatenAlle Pflichtfelder müssen ausgefüllt sein: Name, Adresse, SV-Nummer, Krankenkasse, Beitragsgruppe, Eintrittsdatum.
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4.2 Anmeldung eines neuen Mitarbeiters — Komplett-Ablauf

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Mitarbeiter anlegen: Starten Sie den Mitarbeiterassistenten über Bearbeiten → Neuer Mitarbeiter oder den Button auf der Startseite. Geben Sie alle Daten vollständig ein (siehe Kapitel 2).
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Meldung prüfen: Nach dem Anlegen des Mitarbeiters öffnen Sie den Sendeassistenten: Extras → meldecenter Sozialversicherung → Sendeassistent. Dort sehen Sie die automatisch erstellte SV-Anmeldung (Meldegrund 10). Prüfen Sie die angezeigten Daten auf Richtigkeit.
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ELStAM-Anmeldung versenden: Parallel zur SV-Anmeldung erstellt Lexware eine ELStAM-Anmeldung. Versenden Sie diese über Extras → ELStAM → ELStAM Meldungen → ELStAM Meldungen versenden. Die ELStAM-Anmeldung geht an das Finanzamt, die SV-Anmeldung an die Krankenkasse.
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SV-Anmeldung versenden: Markieren Sie die Anmeldung im Sendeassistenten und klicken Sie auf 'Versenden'. Die Meldung wird verschlüsselt über das Lexware meldecenter an die jeweilige Krankenkasse übermittelt.
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Sendestatus prüfen: Kontrollieren Sie den Versand unter Extras → meldecenter → Sendestatus. Erfolgreich versendete Meldungen werden als 'gesendet' markiert.
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Verarbeitungsprotokoll abholen: Nach 1–3 Werktagen holen Sie die Rückmeldung ab: Extras → meldecenter Sozialversicherung → Abholen vom meldecenter. Prüfen Sie die Antwortzentrale auf eventuelle Rückweisungen oder Verfahrenshinweise.
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Meldebescheinigung drucken: Nach erfolgreichem Versand: Extras → meldecenter Sozialversicherung → Sozialversicherungsmeldungen → Meldebescheinigungen drucken. Die Bescheinigung dürfen Sie erst nach erfolgreichem Versand ausdrucken.
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4.3 Abmeldung bei Austritt — Komplett-Ablauf

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Austrittsdatum eintragen: Öffnen Sie die Mitarbeiterstammdaten und tragen Sie das Austrittsdatum ein. Lexware erstellt automatisch die SV-Abmeldung (Meldegrund 30) und die ELStAM-Abmeldung.
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Letzte Abrechnung durchführen: Buchen Sie Resturlaub, Überstundenausgleich, Abfindung und andere Restposten. Schließen Sie die Lohndaten ab.
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Abmeldung versenden: Öffnen Sie den Sendeassistenten Extras → meldecenter Sozialversicherung → Sendeassistent. Die Abmeldung steht dort bereit. Markieren und versenden Sie sie.
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+ 4 +
ELStAM-Abmeldung versenden: Extras → ELStAM → ELStAM Meldungen → ELStAM Meldungen versenden. Die ELStAM-Abmeldung geht an das Finanzamt.
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+ 5 +
Protokoll abholen und prüfen: Wie bei der Anmeldung — Antwortzentrale auf Rückmeldungen prüfen.
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4.4 Ändermeldung erstellen

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Änderungen an melderelevanten Daten werden von Lexware automatisch erkannt. Sie müssen lediglich die Stammdaten anpassen und die automatisch erstellten Meldungen versenden:

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Datensicherung erstellen: Bevor Sie Stammdaten ändern, erstellen Sie eine Sicherung: Datei → Datensicherung.
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Stammdaten ändern: Öffnen Sie die Mitarbeiterstammdaten und ändern Sie die entsprechenden Daten (z. B. neue Krankenkasse, neue Beitragsgruppe).
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Automatische Meldungen prüfen: Lexware erstellt automatisch eine Storno-Meldung (alte Daten) und eine Neumeldung (neue Daten). Prüfen Sie diese im Sendeassistenten.
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Meldungen versenden: Versenden Sie sowohl die Storno- als auch die Neumeldung über den Sendeassistenten.
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+ Wichtig: Bei einem Krankenkassenwechsel müssen Storno und Neumeldung zeitnah versendet werden. Wenn die Stornierung der alten Krankenkasse nicht erfolgt, fordert diese weiterhin Beiträge ein. +
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+ 🔄 Elektronische Meldung per DEÜV / DEÜV-Meldeverfahren + ▼ +
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5.1 Was ist das DEÜV-Verfahren?

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DEÜV steht für Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung. Es ist das standardisierte elektronische Verfahren, über das alle Meldungen zwischen Arbeitgebern, Krankenkassen, Bundesagentur für Arbeit, Rentenversicherung und Pflegeversicherung ausgetauscht werden. Seit 2006 sind alle Meldungen elektronisch zu erstellen — Papieranmeldungen sind nicht mehr zulässig.

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+ Für Sie als Arbeitgeber bedeutet das: Sie müssen sich nicht darum kümmern, welche Stelle welche Daten benötigt. Sie erstellen die Meldung in Lexware, versenden sie über das meldecenter an die Krankenkasse — und die Krankenkasse leitet die Daten automatisch an die Bundesagentur für Arbeit, die Rentenversicherung und die Pflegeversicherung weiter. +
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5.2 Wie funktioniert der elektronische Versand?

+

Der Versand der Meldungen erfolgt in Lexware über das meldecenter. Der technische Ablauf:

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Meldung wird erstellt: Lexware generiert die Meldung im DEÜV-Format (XML-basiertes Datenformat gemäß § 25 SGB IV). Die Meldung enthält alle für den jeweiligen Meldegrund erforderlichen Datenfelder.
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+ 2 +
Versand über meldecenter: Die Meldung wird verschlüsselt an das Lexware meldecenter übertragen. Von dort wird sie an die Clearingstelle der Krankenkassen weitergeleitet.
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Weiterleitung an Empfänger: Die Clearingstelle verteilt die Daten automatisch an alle beteiligten Sozialversicherungsträger — inklusive der Bundesagentur für Arbeit.
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Bestätigung und Rückmeldung: Sie erhalten über das meldecenter eine Verarbeitungsbestätigung. Im Fehlerfall erhalten Sie einen Verfahrenshinweis mit der Bitte um Korrektur.
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5.3 meldecenter einrichten und aktivieren

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Das Lexware meldecenter ist der zentrale Dienst für den elektronischen Versand aller SV-Meldungen. Es ist kostenlos und ersetzt das frühere dakota-Zertifikat. So richten Sie es ein:

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Klicken Sie auf der Startseite auf 'meldecenter' oder gehen Sie zu Extras → meldecenter.
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Klicken Sie auf 'Aktivieren/Info zum Service'. Falls Sie noch kein Service Center-Konto haben, klicken Sie auf 'Benutzerkonto anlegen' und registrieren Sie sich.
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Nach der Anmeldung aktivieren Sie das meldecenter: 'Lexware meldecenter' → 'Service aktivieren'. Bestätigen Sie den AV-Vertrag und klicken Sie auf 'Weiter'.
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Identifizierung durchführen: Da Lexware automatisierte Meldungen an die SV-Träger versendet, ist eine Identifizierung der meldenden Person erforderlich. Diese erfolgt über das automatisierte AutoIdent-Verfahren (Video-Identifikation über den Dienstleister IDNow). Sie benötigen einen gültigen Ausweis und大约 5 Minuten Zeit.
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+ Ohne meldecenter kein Versand! Wenn das meldecenter nicht aktiviert ist, können Sie keine SV-Meldungen elektronisch versenden. Papieranmeldungen sind nicht mehr zulässig. Richten Sie das meldecenter daher unbedingt ein, bevor Sie Ihren ersten Mitarbeiter anlegen. +
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5.4 Was passiert bei Fehlern in der Meldung?

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Wenn eine Meldung fehlerhaft ist (z. B. falsche SV-Nummer, fehlende Pflichtfelder), wird sie von der Clearingstelle zurückgewiesen. Sie erhalten dann einen Verfahrenshinweis über das meldecenter. So gehen Sie vor:

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Öffnen Sie die Antwortzentrale: Extras → Antwortzentrale. Dort finden Sie den Verfahrenshinweis mit der Fehlerbeschreibung.
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Fehler korrigieren: Bearbeiten Sie die Mitarbeiterstammdaten entsprechend der Fehlerbeschreibung. Lexware erstellt automatisch eine Korrekturmeldung.
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Korrektur versenden: Versenden Sie die Korrekturmeldung über den Sendeassistenten. Prüfen Sie danach erneut die Antwortzentrale.
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Verfahrenshinweis als erledigt markieren: Nach erfolgreicher Korrektur markieren Sie den Verfahrenshinweis in der Antwortzentrale als 'erledigt'.
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5.5 Sendestatus überwachen

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Nach dem Versand einer Meldung sollten Sie den Status regelmäßig prüfen, um sicherzustellen, dass alle Meldungen erfolgreich verarbeitet wurden:

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StatusBedeutungNächster Schritt
Bereit zum VersandDie Meldung wurde erstellt, aber noch nicht versendet.Sendeassistent öffnen und versenden.
GesendetDie Meldung wurde erfolgreich an das meldecenter übertragen.Warten auf Verarbeitungsprotokoll (1–3 Werktage).
VerarbeitetDie Meldung wurde von der Clearingstelle erfolgreich angenommen.Meldebescheinigung drucken. Fertig!
ZurückgewiesenDie Meldung enthält Fehler und wurde nicht angenommen.Verfahrenshinweis prüfen, Daten korrigieren, neu versenden.
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+ Regelmäßige Routine: Gewöhnen Sie sich an, nach jedem Monatswechsel die Antwortzentrale zu prüfen. So entgehen Sie keine Rückweisungen und können Fehler schnell beheben. Der Versand von Meldungen sollte innerhalb der ersten Woche nach Monatswechsel erfolgen. +
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+ 📎 Besonderheiten: Kurzfristige Beschäftigung, Gleitzone, Werkstudenten + ▼ +
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6.1 Kurzfristige Beschäftigung

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Eine kurzfristige Beschäftigung liegt vor, wenn die Tätigkeit von vornherein auf maximal 3 Monate oder 70 Arbeitstage im Kalenderjahr befristet ist und nicht berufsmäßig ausgeübt wird. Kurzfristig Beschäftigte sind nicht sozialversicherungspflichtig — es werden keine SV-Beiträge fällig.

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Meldung an die Bundesagentur für Arbeit: Ja — auch kurzfristig Beschäftigte müssen an- und abgemeldet werden. Die Meldung erfolgt über die SV-Meldungen (Anmeldung/Abmeldung), genauso wie bei regulären Mitarbeitern. Lexware erstellt die Meldungen automatisch.
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In Lexware: Legen Sie den Mitarbeiter an und wählen Sie als Beschäftigungsart 'kurzfristig beschäftigt'. Lexware erkennt den Status und berechnet keine SV-Beiträge. Die Meldung wird dennoch erstellt und muss versendet werden.
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Beitragsgruppe: Für kurzfristig Beschäftigte lautet die Beitragsgruppe typischerweise 0/0/0/0 (keine SV-Beiträge). Die Steuer wird nach Steuerkarte (ELStAM) abgeführt.
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+ Grenze beachten: Wenn die kurzfristige Beschäftigung die Grenze von 3 Monaten bzw. 70 Arbeitstagen überschreitet, wird sie nachträglich sozialversicherungspflichtig. Führen Sie dann einen Statuswechsel durch (siehe unten). +
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6.2 Gleitzone (Midijob)

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Die Gleitzone (auch Midijob genannt) gilt für Beschäftigte, deren Entgelt zwischen 538 € und 2.000 € pro Monat liegt (Stand 2026). In der Gleitzone wird der Arbeitnehmeranteil zu den SV-Beiträgen reduziert, um den Übergang vom Minijob zur Vollversicherung finanziell abzufedern.

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Meldung an die Bundesagentur für Arbeit: Ja — Beschäftigte in der Gleitzone werden ganz regulär an- und abgemeldet. Die Gleitzone hat keinen Einfluss auf die Meldepflicht selbst, sondern nur auf die Beitragshöhe.
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In Lexware: Wenn Sie einen Mitarbeiter mit einem Entgelt in der Gleitzone anlegen, erkennt Lexware dies automatisch anhand der Gehaltshöhe und wendet die gleitende Berechnung an. Sie müssen die Gleitzone nicht manuell einstellen.
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Gleitzone auf der Meldung: Die SV-Meldung enthält automatisch den Hinweis auf die Gleitzone. Die Krankenkasse erkennt daran, dass die Beiträge nach der gleitenden Berechnungsmethode zu berechnen sind.
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+ Was ändert sich 2026? Die Gleitzonengrenzen werden regelmäßig angepasst. Die obere Grenze orientiert sich an der Beitragsbemessungsgrenze in der Rentenversicherung. Achten Sie auf die aktuellen Werte, die mit dem Jahres-Update von Lexware bereitgestellt werden. +
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6.3 Werkstudenten

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Werkstudenten sind Studierende, die neben dem Studium einer Arbeit nachgehen. Sie profitieren von der sogenannten Werkstudentenprivileg: Bei Werkstudenten, die während des Studiums beschäftigt sind, entfallen die Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung (sowie zur Arbeitslosenversicherung), sofern die Arbeit nicht berufsmäßig ausgeübt wird und die wöchentliche Arbeitszeit 20 Stunden nicht überschreitet.

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Meldung an die Bundesagentur für Arbeit: Ja — auch Werkstudenten müssen regulär an- und abgemeldet werden. Die Meldung erfolgt über die SV-Meldungen wie bei jedem anderen Mitarbeiter.
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Beitragsgruppe in Lexware: Für Werkstudenten mit Werkstudentenprivileg lautet die Beitragsgruppe typischerweise 0/1/0/1 (nur RV und AV) oder 0/1/0/0 (nur RV). Die genaue Beitragsgruppe hängt davon ab, ob der Werkstudent in der Krankenversicherung familienversichert oder studentisch versichert ist.
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Status in Lexware: Legen Sie den Mitarbeiter an und kennzeichnen Sie ihn als Werkstudenten. Tragen Sie die korrekte Beitragsgruppe ein. Lexware berechnet die reduzierten SV-Beiträge automatisch.
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+ Achtung — Werkstudentenprivileg verlieren: Wenn der Werkstudent die 20-Stunden-Grenze dauerhaft überschreitet oder das Studium beendet, verliert er das Privileg. Ab diesem Zeitpunkt müssen volle SV-Beiträge (inkl. KV und PV) gezahlt werden. Ändern Sie die Beitragsgruppe in den Stammdaten und versenden Sie die automatisch erstellte Ändermeldung. +
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6.4 Statuswechsel durchführen

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Ein Statuswechsel ist erforderlich, wenn sich die Art der Beschäftigung ändert — zum Beispiel:

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  • Minijobber wird sozialversicherungspflichtig (Entgelt übersteigt 538 €)
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  • Sozialversicherungspflichtiger Mitarbeiter wird Minijobber (Reduzierung der Arbeitszeit)
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  • Kurzfristig Beschäftigter wird sozialversicherungspflichtig (Überschreitung der Zeitgrenze)
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  • Werkstudent verliert das Werkstudentenprivileg
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Öffnen Sie die Mitarbeiterstammdaten und ändern Sie die Beitragsgruppe und den Beschäftigungsstatus entsprechend.
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Lexware erstellt automatisch eine Ändermeldung (Storno der alten Daten und Neumeldung mit den neuen Daten).
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Versenden Sie die Meldungen über den Sendeassistenten.
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+ Wichtig: Bei einem Statuswechsel Minijob → Vollversicherung (oder umgekehrt) ändert sich die Beitragsberechnung grundlegend. Prüfen Sie daher nach dem Statuswechsel die erste Lohnabrechnung besonders sorgfältig. +
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6.5 Mitarbeiter mit mehreren Arbeitsverhältnissen

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Wenn ein Mitarbeiter in Ihrem Betrieb zwei oder mehr Arbeitsverhältnisse hat (z. B. ein reguläres und ein Minijob), müssen diese als getrennte Arbeitsverhältnisse in Lexware angelegt werden. Jedes Arbeitsverhältnis wird unabhängig voneinander verwaltet:

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  • Hauptarbeitsverhältnis: Reguläre SV-Meldung mit voller Beitragsgruppe.
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  • Nebenarbeitsverhältnis (Minijob): Separate Meldung mit Pauschalbeiträgen.
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  • Prüfung der SV-Pflicht: Wenn die Entgelte aus beiden Arbeitsverhältnissen zusammen die Geringfügigkeitsgrenze übersteigen, kann auch das Minijob-Arbeitsverhältnis sozialversicherungspflichtig werden.
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+ Mehrere Arbeitgeber: Wenn ein Mitarbeiter bei verschiedenen Arbeitgebern beschäftigt ist, ist jeder Arbeitgeber für die Meldung seines eigenen Arbeitsverhältnisses verantwortlich. Die Zusammenrechnung der Entgelte zur Prüfung der SV-Pflicht obliegt dem Mitarbeiter selbst — er ist verpflichtet, seine Arbeitgeber zu informieren. +
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6.6 Ausländische Mitarbeiter

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Auch ausländische Mitarbeiter, die in Deutschland beschäftigt sind, müssen an die Bundesagentur für Arbeit gemeldet werden. Dabei gibt es einige Besonderheiten:

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  • SV-Nummer: Ausländische Mitarbeiter, die noch nie in Deutschland sozialversichert waren, haben zunächst keine SV-Nummer. Beantragen Sie diese über die Echtzeit-Abfrage im Mitarbeiterassistenten oder über den Sendeassistenten.
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  • Steuer-ID: Auch ausländische Mitarbeiter benötigen eine steuerliche Identifikationsnummer. Diese wird beim Bundeszentralamt für Steuern beantragt.
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  • ELStAM: Für ausländische Mitarbeiter ohne deutsche Steuer-ID können Sie eine Ersatzbescheinigung erstellen. Beachten Sie: Ersatzbescheinigungen verlieren zum Jahreswechsel ihre Gültigkeit!
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  • Staatsangehörigkeit: Tragen Sie die korrekte Staatsangehörigkeit ein. Für EU-Bürger gelten keine besonderen Einschränkungen. Für Nicht-EU-Bürger kann eine Arbeitserlaubnis erforderlich sein.
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+ Entsendung vs. Beschäftigung: Wenn ein ausländischer Mitarbeiter nur vorübergehend nach Deutschland entsandt wird (z. B. für ein Projekt), gelten andere Regelungen (A1-Bescheinigung, Sozialversicherungsabkommen). In diesem Fall erfolgt die Meldung möglicherweise über das Entsendeland. Klären Sie dies im Zweifel mit einem Steuerberater. +
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+ 📚 Quellen & weiterführende Informationen + +
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Lexware lohn+gehalt — Meldung für das Arbeitsamt · Basierend auf offiziellen Handbüchern und FAQ-Artikeln von lexware.de

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Quelle: lexware.de/support/produkt/lohn-gehalt-pro/

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Erstellt am 02.06.2026 · Alle Angaben ohne Gewähr

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Locosoft — Programmnummern (Pr. xxx)

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Übersicht aller Programmnummern nach Kategorien mit ausführlicher Beschreibung für Einsteiger

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Basierend auf der Locosoft-Kurzübersicht V9.5 (08.07.2025) · Stand 02.06.2026

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+ Programmreihe 1: Kunden-, Lieferanten- und Fahrzeugverwaltung + ▼ +
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Pr.Beschreibung
111 + Kundenstamm +
Hier werden alle Stammdaten von Kunden und Interessenten verwaltet. Du legst einen neuen Kunden an (F3), pflegst Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen und hinterlegst individuelle Rabattvereinbarungen. In den Kundenstamm kannst Du auch Bonitätsinformationen, Kundengruppen und Marketing-Infos eintragen. Wenn Du ein passendes Fahrzeug für einen Kunden suchst, startest Du von hier aus die Fahrzeugsuche. Über die Sonderzugriffe (F7) erreichst Du zusätzliche Filterfunktionen – zum Beispiel eine Liste aller Kunden, die dieses Jahr Geburtstag haben.
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112 + Fahrzeugakte Kundenfahrzeuge +
In der Fahrzeugakte siehst Du alle Fahrzeuge, die Deinen Kunden gehören. Du kannst für jedes Fahrzeug die Stammdaten hinterlegen: Marke, Modell, Kennzeichen, Fahrzeug-Identifizierungsnummer (FIN), Erstzulassung, Kilometerstand, TÜV-Termin und die gesamte Service-Historie. Tipp: Wenn Du weisst, dass demnächst eine grosse Inspektion oder der TÜV ansteht, kannst Du Dir aus der Fahrzeugakte schnell eine Liste aller betroffenen Kunden erstellen und diese anschreiben oder anrufen – ein echtes Verkaufswerkzeug für die Werkstatt!
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131 + Gebrauchtwagen-Disposition +
Dieses Programm unterstützt Dich beim gesamten Ablauf eines Gebrauchtwagen-Ankaufs und -Verkaufs. Du erfasst hier die Ankaufsbewertung, legst Zielpreise fest, verfolgst die Aufbereitung und überwachst die Standzeit – also wie lange ein Fahrzeug schon unverkauft auf dem Hof steht. Tipp: Wenn ein Fahrzeug zu lange steht, kannst Du hier Massnahmen einleiten – zum Beispiel eine Preisreduzierung oder eine Sonderaktion.
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132 + Händlerfahrzeuge +
Das ist die wichtigste Maske für den Fahrzeugverkauf! Hier verwaltest Du den gesamten Fahrzeugbestand Deines Autohauses – Neuwagen, Gebrauchtwagen, Vorführwagen und Tageszulassungen. Du legst neue Fahrzeuge an (F3), hinterlegst eine aussagekräftige Betextung für die Verkaufsanzeigen, kalkulierst Preise (Alt+V für Verkaufshilfen, Alt+B für Boni, Alt+S für sonstige Kosten) und verwaltest die Fahrzeugbilder für die Mein-Autohaus App (F12). Mit den Sonderzugriffen (F7) suchst Du über alle Bestände hinweg. Tipp: Investiere Zeit in eine gute Betextung – sie ist das Aushängeschild für jedes Fahrzeug und entscheidet oft mit, ob ein Kunde vorbeikommt.
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138 + Fahrzeug-Zubehör +
Hier hinterlegst Du Zubehörteile und Sonderausstattungen, die zu einem Fahrzeug gehören oder angeboten werden können – zum Beispiel Dachträger, Anhängerkupplungen, Fussmatten oder Alarmanlagen. Du kannst jedes Zubehörteil einzeln erfassen und einem Fahrzeug zuordnen, was bei der Kalkulation und beim Verkauf hilft.
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144 + Kunden-/Fahrzeug-Notizen +
Dieses Programm sammelt alle freien Notizen, die Du zu Kunden oder Fahrzeugen hinterlegt hast. Das ist praktisch, wenn Du schnell alle wichtigen Hinweise auf einen Blick haben willst – zum Beispiel, dass ein Kunde besonders allergisch auf bestimmte Duftstoffe reagiert oder dass ein Fahrzeug einen ungewöhnlichen Mangel hat.
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149 + Ankauf Schein +
Hier erfasst Du die offiziellen Ankaufsscheine für Fahrzeuge, die Du von Kunden ankaufst. Der Ankaufsschein enthält die Fahrzeugdaten, den vereinbarten Kaufpreis, die Ausstattungsdetails und alle getroffenen Vereinbarungen. Nach der Erfassung wird das Fahrzeug automatisch in den Händlerbestand übernommen.
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+ Programmreihe 2: Auftragsbearbeitung / Fakturierung / Zeiterfassung + ▼ +
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Pr.Beschreibung
204 + Auftragseinstellungen +
In diesem Programm stellst Du die grundlegenden Einstellungen für Werkstattaufträge ein. Du bestimmst, welche Felder bei einem Auftrag Pflichtfelder sind. Ein wichtiges Beispiel: Wenn Du im entsprechenden Feld den Wert -2.000 einträgst, wird der unverbindliche Abholtermin zu einer Pflichtangabe. Das bedeutet, dass der Auftrag nicht fertiggestellt werden kann, ohne dass ein voraussichtliches Abholdatum eingetragen ist. Achtung: Diese Einstellung betrifft alle Benutzer und darf nur vom Administrator geändert werden.
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211 + Auftragsbearbeitung (Hauptmaske) +
Das ist die zentrale Maske für die gesamte Werkstatt-Auftragsbearbeitung – von der Annahme bis zur Rechnung. Der Auftrag durchläuft mehrere Tabs: Im Tab Arbeiten erfasst Du die durchgeführten Arbeiten (F3 für neue Arbeitsnummer). Im Tab Teile buchst Du die verbauten Ersatzteile. Im Tab Fremdleistungen erfasst Du Leistungen von Drittanbietern (zum Beispiel die Aufbereitung durch eine externe Firma). Über F19 hinterlegst Du Hinweistexte wie „Bitte vor Abholung innen reinigen" oder „Kunde bringt eigene Teile mit". Tipp: Die Hinweistexte aus F19 bleiben auch bei Folgeaufträgen erhalten – also immer prüfen, ob alte Hinweise noch gültig sind!
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212 + Auftragsbearbeitung (Alternativansicht) +
Eine alternative Bildschirmaufteilung für die Auftragsbearbeitung. Wenn Dir die Standardansicht in Pr. 211 nicht zusagt, kannst Du hier eine andere Anordnung der Felder und Tabs ausprobieren. Die Funktionen sind dieselben – nur die Darstellung ist anders.
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217 + Auftrags-Archiv +
Im Archiv landen alle abgeschlossenen Aufträge. Du kannst hier alte Aufträge nach Kunde, Fahrzeug, Datum oder Auftragsnummer durchsuchen. Das ist besonders nützlich, wenn ein Kunde nach einem Jahr eine Frage zu einer durchgeführten Reparatur hat oder wenn Du für eine Garantieabwicklung den Nachweis benötigst.
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219 + Auftrags-Nachkalkulation +
Manchmal fällt nach der Abrechnung auf, dass eine Position vergessen wurde oder ein Rabatt falsch berechnet ist. In der Nachkalkulation kannst Du einen bereits abgeschlossenen Auftrag nachträglich korrigieren – zum Beispiel eine zusätzliche Arbeitsposition hinzufügen oder einen Preis anpassen. Achtung: Nachträgliche Änderungen an abgerechneten Aufträgen erzeugen eine neue Rechnung oder Gutschrift und sind revisionsrelevant.
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222 + Auftrags-Statistiken +
Hier bekommst Du Kennzahlen zu Deinen Werkstattaufträgen. Du siehst zum Beispiel: Wie viele Aufträge wurden heute/diese Woche/diesen Monat erfasst? Wie hoch ist der durchschnittliche Rechnungsbetrag? Welcher Mechaniker hat die meisten Aufträge bearbeitet? Wie ist die Auslastung der Werkstatt? Die Statistiken helfen Dir, den Erfolg und die Effizienz Deiner Werkstatt zu messen.
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265 + Auftrags-Vorkalkulation / Kostenvoranschlag +
Bevor Du einen Auftrag ausführst, erstellst Du hier einen Kostenvoranschlag für den Kunden. Du berechnest die voraussichtlichen Arbeitswerte, die benötigten Teile und die Fremdleistungen. Der Kostenvoranschlag kann dem Kunden ausgedruckt oder per E-Mail zugesendet werden. Tipp: Ein detaillierter Kostenvoranschlag schafft Vertrauen beim Kunden – vermeide Überraschungen, indem Du alle möglichen Positionen von Anfang an nennst.
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271 + Werkstatt-Terminplanung +
Dieser Programmteil ist der Terminplaner für Deine Werkstatt. Du siehst auf einen Blick, welcher Mechaniker an welchem Tag welchen Auftrag hat. Die Termine sind farblich hinterlegt – zum Beispiel grün für Inspektionen, gelb für Reparaturen, rot für Notfälle. Du kannst Termine per Drag & Drop verschieben und neue Termine direkt eintragen. Tipp: Nutze die Farbcodierung konsequent – sie gibt Dir und Deinem Team auf den ersten Blick Orientierung, wie voll der Tag wird.
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281 + Auftragsstempelung +
Hier erfassen die Mechaniker, wann sie mit einem Auftrag beginnen und wann sie ihn beenden (Kommen/Gehen auf den Auftrag). Das ist wichtig für die Nachkalkulation und für die Ermittlung der tatsächlichen Arbeitszeit. Mit F7 gelangst Du zu den Sonderzugriffen für Arbeitsnummern ohne Bestandssatz – das sind Arbeiten, die nicht im Standard-Arbeitskatalog enthalten sind, wie zum Beispiel Garantiearbeiten oder Kulanzmassnahmen.
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+ Programmreihe 3: Finanzbuchhaltung, Kassen- und Zahlungsverwaltung + ▼ +
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Pr.Beschreibung
322 + Zahlungsvorlagen +
Hier legst Du Vorlagen für wiederkehrende Zahlungen an – zum Beispiel für die monatliche Miete, die Leasingrate für die Geschäftsfahrzeuge oder die Versicherungsprämien. Du hinterlegst IBAN, Betrag, Buchungstext und Intervall (monatlich, vierteljährlich, jährlich). Der grosse Vorteil: Du musst diese Zahlungen nicht jeden Monat neu eingeben, sondern rufst einfach die Vorlage auf. Tipp: Die Schnellsuche (F9) hilft Dir, auch bei vielen Vorlagen schnell die richtige zu finden – gib einfach einen Teil des Namens oder der IBAN ein!
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324 + Zahlungsverkehr +
In diesem Programm führst Du die Zahlungen aus – sowohl manuelle Einzelüberweisungen als auch gesammelte Zahlungsvorschläge aus offenen Posten. Du kannst Zahlungen freigeben, stornieren oder auf Richtigkeit prüfen. Die Buchungen werden automatisch an die Finanzbuchhaltung (Pr. 352) übergeben.
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331 + Kassenverwaltung +
Hier erfasst Du alle Bargeldbewegungen Deiner Kassenstellen – zum Beispiel die Tageslosung aus der Werkstattannahme, Zahlungseingänge von Kunden oder Ausgaben für Kleinbeträge. Du führst täglich einen Kassenabschluss durch (Kassensturz) und gleicht den Soll-Bestand mit dem Ist-Bestand ab. Tipp: Führe den Kassenabschluss jeden Tag zur gleichen Zeit durch – dann findest Du Abweichungen sofort und kannst sie noch am selben Tag klären.
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352 + Journal / Buchungsübersicht +
Das Journal ist die zentrale Anlaufstelle für alle Finanzbuchungen. Hier siehst Du jede Buchung, die in Locosoft getätigt wurde – chronologisch sortiert. Mit F7 rufst Du Kontoinformationen ab, siehst den aktuellen Saldo und die Umsatzentwicklung über verschiedene Zeiträume. Mit F12 springst Du direkt in die Ursprungsbuchung einer Innerbetrieblichen Nachricht (IBN). Mit F16 öffnest Du die Original-Rechnung zu einer Buchung und kannst falls nötig eine Umkehrbuchung durchführen. Tipp: Vor der monatlichen BWA-Erstellung solltest Du immer das Journal aufrufen und die wichtigsten Konten (Kasse, Bank, Umsatzerlöse) auf Plausibilität prüfen. Ungewöhnliche Buchungen gleich mit F12 überprüfen!
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371 + Mahnwesen +
Wenn ein Kunde seine Rechnung nicht bezahlt hat, erstellst Du hier die Mahnungen. Das System arbeitet mit mehreren Mahnstufen – erste Mahnung, zweite Mahnung, letzte Mahnung. Du kannst Mahngebühren und Verzugszinsen automatisch berechnen lassen. Tipp: Prüfe vor dem Mahnlauf immer, ob der Kunde vielleicht schon bezahlt hat, die Zahlung aber noch nicht verbucht wurde – das vermeidet peinliche Situationen.
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391 + Rechnungseingangsbuch +
Hier erfasst Du alle Eingangsrechnungen von Deinen Lieferanten. Jede Rechnung wird mit Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Lieferant erfasst und durchläuft dann den Prüfprozess (Pr. 533/583). Tipp: Erfasse Eingangsrechnungen sofort beim Eintreffen – dann verlierst Du keine Fristen und hast immer den Überblick über offene Verbindlichkeiten.
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+ Programmreihe 5: Ersatzteillager-Verwaltung + ▼ +
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Pr.Beschreibung
541 + Einlagerung (Reifen / Saisonteile) +
In diesem Programm verwaltest Du eingelagerte Teile – in der Praxis sind das vor allem die Reifen zur Saisoneinlagerung. Du kannst Etiketten für die temporären Lagerorte drucken (F15), die dann an den Reifen oder am Regal angebracht werden. Die Einlagerung ist mit der Mein-Autohaus App verknüpft, sodass Kunden per App sehen können, ob ihre Reifen noch eingelagert sind. Tipp: Vergiss nicht, nach der Rückgabe der Reifen den Lagerort wieder zu räumen und in Locosoft zu aktualisieren – sonst stimmt der Bestand nicht mehr.
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583 + Rechnungsprüfung +
Bevor Du eine Eingangsrechnung bezahlst, prüfst Du sie hier auf Richtigkeit. Mit F15 öffnest Du die Kontrollhilfe – eine übersichtliche Baumstruktur, die alle Lieferscheine und Teilepositionen einer Rechnung anzeigt. Du siehst auf einen Blick: Stimmen die Preise? Wurden alle vereinbarten Rabatte abgezogen? Sind die Mengen korrekt? Mit F7 suchst Du innerhalb der Kontrollhilfe nach bestimmten Teilen. Tipp: Die Kontrollhilfe ist Dein wichtigstes Werkzeug, um Fehler in Lieferantenrechnungen zu finden – nimm Dir die Zeit und prüfe jede Position sorgfältig, bevor Du freigibst.
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+ Programmreihe 7: Verkaufsunterstützung und Textverarbeitung + ▼ +
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Pr.Beschreibung
711 + Selektionen (Listen erstellen) +
Mit Selektionen erstellst Du benutzerdefinierte Listen aus Deinem Datenbestand. Du kannst zum Beispiel alle Kunden selektieren, die in den letzten 12 Monaten keinen Auftrag hatten, oder alle Fahrzeuge, bei denen der TÜV in den nächsten 2 Monaten abläuft. Diese Listen kannst Du dann für Serienbriefe, E-Mail-Aktionen oder gezielte Marketingmassnahmen nutzen. Tipp: Eine Selektion ist wie ein „intelligenter Suchauftrag" – Du definierst die Kriterien einmal und kannst sie immer wieder abrufen. Sehr praktisch für wiederkehrende Aktionen!
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761 + Serienbriefe +
Hier erstellst Du Serienbriefe an Deine Kunden oder Interessenten. Als Empfängerliste wählst Du eine zuvor erstellte Selektion aus Pr. 711 aus – zum Beispiel „Alle Kunden mit Geburtstag im Juni" für eine Geburtstagsaktion. Du schreibst den Brief einmal und Locosoft erstellt automatisch für jeden Empfänger ein personalisiertes Schreiben mit korrekter Anrede und Adresse.
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771 + Selektionsverwaltung +
In der Selektionsverwaltung siehst Du alle angelegten Selektionen auf einen Blick. Du kannst einzelne Selektionen löschen (F4), mehrere auf einmal löschen (F14) und mit F24 Kunden DSGVO-konform aus dem System entfernen, die in einer Selektion markiert sind. Wichtig: Die DSGVO-Löschung mit F24 ist unwiderruflich – der Kunde und alle seine Daten sind dann komplett weg. Vorher prüft Locosoft, ob noch offene Posten oder Aufträge existieren. Wenn ja, wird die Löschung blockiert. Tipp: Lege eine Selektion „DSGVO-Löschkandidaten" an, die Du vor der Löschung noch einmal manuell durchgehst – das verhindert, dass versehentlich aktive Kunden gelöscht werden.
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+ Programmreihe 8: Personal- und Zeitverwaltung + ▼ +
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Pr.Beschreibung
811 + Mitarbeiterverwaltung +
Hier verwaltest Du alle Stammdaten Deiner Mitarbeiter: Name, Adresse, Position, Eintrittsdatum, Urlaubsanspruch, Gehaltsdaten und mehr. Mit F13 öffnest Du das Informationsmanagement – hier kannst Du Ereigniserinnerungen hinterlegen, zum Beispiel „Geburtstag am 15.03.", „Mitarbeiter hat am 01.06. Prüfung" oder „Nächstes Mitarbeitergespräch in 3 Monaten fällig". Die Erinnerung erscheint automatisch am entsprechenden Datum. Tipp: Auch als digitales Schwarzes Brett nutzbar – trage Team-Events, Schulungen und wichtige Termine als Ereignis ein, dann sehen alle Kollegen, was ansteht.
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812 + Mitarbeiter-Zeiterfassung +
In diesem Programm erfassen die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten – entweder direkt am PC (Kommen/Gehen-Buchung) oder mobil über die Mein-Autohaus App. Du siehst die Arbeitszeitkonten (Überstunden, Gleitzeit, Minderstunden), Urlaub und Abwesenheiten auf einen Blick. Besonders praktisch für die monatliche Lohnabrechnung (Pr. 858): Die erfassten Stunden werden automatisch übernommen. Tipp: Ermutige Deine Mitarbeiter, sich auch unterwegs per App zu stempeln – das vermeidet Diskussionen über fehlende Stunden am Monatsende.
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818 + Mitarbeiter-Kalender +
Der Kalender zeigt Dir auf einen Blick, welcher Mitarbeiter wann im Dienst ist, wer Urlaub hat, wer auf Fortbildung ist oder wer krank gemeldet ist. Besonders praktisch für die Dienstplanung und für die Werkstatt-Terminplanung (Pr. 271) – wenn Du weisst, wer da ist, kannst Du besser planen, wie viele Aufträge Du annehmen kannst.
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858 + Lohnabrechnung +
Hier führst Du die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung für Deine Mitarbeiter durch. Du wählst einen Mitarbeiter aus und das System berechnet automatisch alle Lohnbestandteile, Sozialversicherungsbeiträge, Steuern und Abzüge. Die Grundlage dafür sind die Stammdaten aus Pr. 811 und die erfassten Arbeitszeiten aus Pr. 812. Tipp: Prüfe vor der Abrechnung immer, ob alle Arbeitszeiten des Monats vollständig erfasst wurden – besonders bei Mitarbeitern, die viel unterwegs sind und mobil stempeln.
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899 + Auswertungen (Personal / Betriebswirtschaft) +
In diesem Programm findest Du diverse Auswertungen rund um die Personal- und Betriebswirtschaft – zum Beispiel Personalkosten pro Abteilung, Umsatz pro Mitarbeiter, Fehlzeitenquoten oder die Entwicklung der Lohnkosten über die Monate. Die Auswertungen helfen Dir, Kosten zu kontrollieren und frühzeitig gegensteuern zu können.
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+ Programmreihe 9: Händlerstammdaten und Systempflege + ▼ +
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Pr.Beschreibung
912 + Stammdateien (System-Setup) +
Hier werden die grundlegenden Stammdaten des gesamten Systems verwaltet. Du legst Nummernkreise fest (wie werden Rechnungsnummern vergeben?), konfigurierst Steuerschlüssel, Preislisten, Zahlungsbedingungen, Länder- und Währungseinstellungen. Mit F3 legst Du neue Einträge an, mit F5 änderst Du bestehende. Achtung: Änderungen an den Stammdateien wirken sich auf das gesamte System aus – wenn Du zum Beispiel einen Steuerschlüssel änderst, betrifft das alle zukünftigen Buchungen. Nur mit Administrator-Rechten durchführen!
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913 + E-Mail-Einstellungen +
In diesem Programm konfigurierst Du den E-Mail-Versand aus Locosoft heraus. Mit F5 bearbeitest Du die SMTP-Zugangsdaten (Server-Adresse, Port, Verschlüsselung, Absenderadresse, Login-Daten). Mit F12 rufst Du die allgemeinen E-Mail-Versendedaten auf – hier legst Du den Standard-Betreff, die Signatur, die Antwort-an-Adresse und die CC-Einstellungen fest. Wichtig: Wenn Ihr E-Mail-Passwort geändert wird, musst Du es auch hier in Pr. 913 aktualisieren – sonst versendet Locosoft keine E-Mails mehr. Am besten direkt nach der Passwort-Änderung erledigen!
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928 + Syntax-Kontrolle / Bereinigung +
Dieses Programm prüft die Datenbank auf fehlerhafte Einträge. Wenn zum Beispiel in ein Telefonnummern-Feld versehentlich Buchstaben eingegeben wurden, findet die Syntax-Kontrolle diese Fehler und korrigiert sie automatisch. Das verhindert, dass solche Fehleingaben zu Problemen bei der Datenverarbeitung führen. Tipp: Lass die Syntax-Kontrolle regelmässig laufen – zum Beispiel einmal im Monat – dann bleibt Deine Datenbank sauber und konsistent.
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947 + Datenbank-Informationen +
Hier siehst Du technische Informationen über Deine Locosoft-Datenbank – die Gesamtgrösse, die Anzahl der Tabellen, den Speicherplatzverbrauch und die Indizes. Dieses Programm ist vor allem für den Administrator interessant, der die Gesundheit der Datenbank überwachen möchte.
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962 + Datenexport +
Hier kannst Du Daten aus Locosoft in verschiedene Formate exportieren – zum Beispiel nach Excel (CSV) für die Weiterverarbeitung, als PDF für Archivierungszwecke oder als strukturierte Daten für die Übergabe an den Steuerberater. Tipp: Für den regelmässigen Export (zum Beispiel monatlich an den Steuerberater) kannst Du Export-Profile anlegen, die Du dann mit einem Klick ausführen kannst.
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971 + Datenimport +
Mit diesem Programm importierst Du Daten in Locosoft – zum Beispiel bei der Umstellung von einem anderen System auf Locosoft (Stammdaten-Übernahme) oder für die regelmässige Aktualisierung von Lieferantenkatalogen und Preislisten. Wichtig: Ein Import sollte immer auf einem sauberen Datenbestand durchgeführt werden. Vor dem Import eine Datensicherung anlegen!
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983 + Berechtigungen / Benutzerverwaltung +
Dies ist das wichtigste Programm für die Systemsicherheit! Hier legst Du Benutzer an, vergibst Passwörter und definierst, wer was im System sehen und tun darf. Mit F7 öffnest Du die Sonderzugriffe – ein detailliertes Berechtigungssystem, in dem Du für jede Benutzergruppe festlegen kannst: Welche Programme darf der Benutzer sehen? Darf er nur lesen oder auch schreiben? Darf er löschen? Achtung: Gib NIEMALS Löschrechte an normale Benutzer – das betrifft vor allem die Berechtigung zum Löschen von Buchungen, Stammdaten oder Selektionen. Falsch gesetzte Berechtigungen können zu Datenverlust führen. Die Sonderzugriffe sollten ausschliesslich vom Administrator verwaltet werden!
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987 + App-Verwaltung (Mein-Autohaus) +
In diesem Programm verwaltest Du die Einstellungen für die Mein-Autohaus App. Mit F12 legst Du fest, welche Bilder als Startbilder für Deine Fahrzeuge in der App angezeigt werden. Das Startbild ist das erste, was der Kunde sieht, wenn er ein Fahrzeug in der App aufruft – also der entscheidende erste Eindruck! Du kannst auch steuern, welche Fahrzeuge überhaupt in der App sichtbar sein sollen. Tipp: Wähle als Startbild immer das beste Foto des Fahrzeugs – am besten eine Front-3/4-Ansicht bei Tageslicht. Ein gutes Startbild erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass der Kunde das Fahrzeug näher betrachtet, deutlich.
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Locosoft DMS — Programmnummern-Übersicht · loco-soft.de

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Alle Angaben ohne Gewähr · Stand 02.06.2026

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Locosoft — Tastenkombinationen (Ausführlich)

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Detaillierte Beschreibungen für Einsteiger und Fortgeschrittene

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Basierend auf der Locosoft-Kurzübersicht V9.5 · Stand 02.06.2026

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+ Allgemein — Navigation & Hilfe + ▼ +
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TasteKontextAusführliche Beschreibung
F1ÜberallProgrammhilfe öffnen (kontextsensitiv). Drückst du F1, öffnet sich das Hilfefenster genau zu dem Programm (Pr. xxx), in dem du gerade bist. Die Hilfe zeigt eine Beschreibung aller Felder, Funktionen und Tasten für diese Maske. Gerade für Einsteiger der schnellste Weg, um zu verstehen, was ein Feld bedeutet. Tipp: Die Hilfe ist als durchsuchbares PDF/HTML hinterlegt — F1 ist oft schneller als Kollegen zu fragen.
F3Stammdateien, MaskenNeuanlage — Neuen Datensatz anlegen. In Stammdateien (Kunden, Fahrzeuge, Artikel, Personal) legst du mit F3 einen neuen Eintrag an. In der Auftragsbearbeitung erzeugst du damit eine neue Arbeitsnummer. Tipp: In Pr. 132 (Händlerfahrzeuge) öffnest du per F3 die Fahrzeug-Neuanlage und kannst dort auch eigene Betexte eingeben.
F4Dialoge, SelektionenBestätigen (OK) / Aktionen und Selektionen löschen. In Bestätigungsdialogen (Löschen, Storno, Drucken) drückst du F4 zum Bestätigen. In Selektionsmasken (Pr. 771) löschst du damit markierte Aktionen/Selektionen. Tipp: Bei Storno-Vorgängen erzeugt F4 den Stornobeleg zum Druck.
F5Masken, StammdateienÄndern — Einstellungen bearbeiten. In fast jeder Maske schaltest du mit F5 in den Bearbeitungsmodus. Felder werden editierbar. In Stammdateien (Pr. 912) und Email-Einstellungen (Pr. 913) ist das der Standardweg, um Daten zu ändern. Tipp: Nach dem Ändern nicht vergessen, die Maske zu schließen/zu speichern – Locosoft fragt automatisch nach.
F6Fahrzeugakte, AufträgeÜbertragen / Storno einleiten. In Fahrzeugmasken (Pr. 132) überträgst du Fahrzeuge auf Vorbesitzer. In der Auftragsbearbeitung startest du mit F6 den Storno-Vorgang eines gesamten Auftrags. Tipp: Vor dem Storno prüfen, ob der Auftrag bereits abgerechnet wurde – dann ist F6 nicht mehr möglich.
F7Verschiedene MaskenSonderzugriffe / Textsuche / Kontoinformationen / Anzeigentext. F7 hat je nach Programm unterschiedliche Funktionen: In Pr. 983 (Berechtigungen) öffnest du Sonderzugriffe, in Pr. 352 (Journal) siehst du Kontoinformationen, in Pr. 533/583 (Rechnungsprüfung) startest du eine Textsuche in der Kontrollhilfe. Tipp: In der Fahrzeugakte (Pr. 132) öffnest du mit F7 besondere Sonderzugriffe wie Fahrzeugsuche oder Händlerlisten.
F9Zahlungsvorlagen, ListenSuche starten / Schnellsuche. In Pr. 322 (Zahlungsvorlagen) gibst du einen Suchbegriff ins IBAN-Feld ein und drückst F9 – Locosoft sucht dann sofort nach passenden Zahlungsvorlagen. Auch in anderen Listenmasken nutzt du F9 für die Schnellsuche. Tipp: Deutlich schneller als durch die ganze Liste zu scrollen.
F12Verschiedene MaskenBuchen / Springen / Profil bilden / Startbilder / Email-Versendedaten. F12 ist eine der vielseitigsten Tasten in Locosoft: Im Journal (Pr. 352) springst du direkt in eine Buchung. In Pr. 593 speicherst du eine Abgrenzung als Profil. In Pr. 987 verwaltest du Startbilder. In Pr. 913 rufst du Email-Versendedaten auf. Tipp: Welche Funktion F12 genau hat, siehst du in der Fußzeile der Maske.
F13Pr. 811 MitarbeiterInformationsmanagement öffnen. In Pr. 811 (Mitarbeiterverwaltung) rufst du mit F13 das Informationsmanagement auf. Hier hinterlegst du Ereigniserinnerungen, Notizen und Aufgaben zu einem Mitarbeiter. Tipp: Kann auch per Fußschalter ausgelöst werden – ideal für die Werkstatt, wenn der Mitarbeiter gerade keine Hand frei hat.
F14Selektionen, GebrauchtwagenKomplett löschen / Automatische Buchungen. In Pr. 771 (Selektionen) löschst du mit F14 komplett ausgewählte Selektionslisten. In Gebrauchtwagen-Masken startest du automatische Buchungen. Achtung: F14 löscht ohne erneute Rückfrage – immer vorher prüfen, ob die richtige Selektion markiert ist.
F15Pr. 533/583, Pr. 541Kontrollhilfe / Drucken / Etiketten. In Pr. 533/583 (Rechnungsprüfung) öffnest du die Kontrollhilfe – eine Baumstruktur mit Lieferscheinen und Teilepositionen. In Pr. 541 (Einlagerung) druckst du Etiketten für den temporären Lagerort. Tipp: In der Kontrollhilfe kannst du per F7 auch Textsuche nutzen.
F16Journal, Pr. 352Rechnung einsehen / Umkehrbuchung. Im Journal (Pr. 352) öffnest du mit F16 die zugehörige Rechnung zu einer Buchung. Du kannst von hier aus auch eine Umkehrbuchung erstellen, falls eine Buchung korrigiert werden muss. Achtung: Umkehrbuchungen sollten nur von erfahrenen Anwendern durchgeführt werden – sie sind revisionsrelevant.
F17FahrzeugakteZündschlüsselnummer. In der Fahrzeugakte (Pr. 132) öffnest du mit F17 das Fenster für die Zündschlüsselnummer. Hier hinterlegst du die Schlüsselnummern zu einem Fahrzeug – nützlich für die Schlüsselverwaltung in der Werkstatt. Tipp: Nicht verwechseln mit der Fahrzeugidentifikationsnummer (FIN) – die Schlüsselnummer ist nur für den Schlüssel-Nachbestellung relevant.
F19AuftragsbearbeitungHinweistexte anzeigen/hinterlegen. Im Tab Arbeiten der Auftragsbearbeitung rufst du mit F19 Hinweistexte auf. Hier siehst du wichtige Zusatzinformationen zum Auftrag – z. B. Kunde besteht auf Originalteile oder Bitte vor Abholung durchwaschen. Tipp: Du kannst mit F19 auch eigene Hinweistexte hinterlegen, die dann beim nächsten Öffnen des Auftrags sichtbar sind.
F24SelektionsergebnisKunden löschen (DSGVO-Löschkonzept). F24 ist die DSGVO-Löschfunktion für Kundendaten. Du markierst in einer Selektion (Pr. 771) die zu löschenden Kunden und drückst F24. Locosoft prüft dann, ob die Daten wirklich gelöscht werden dürfen (keine offenen Posten, Aufträge etc.). Wichtig: DSGVO-konform – gelöschte Kunden können nicht wiederhergestellt werden. Vorher immer eine Sicherung ziehen.
EnterDialoge, ListenOK / Bestätigen / Ausgabe starten. Enter bestätigt in fast allen Dialogen die aktuelle Auswahl oder startet eine Aktion (z. B. Druckausgabe, Listenexport). In Auswahllisten (z. B. Mitarbeiterauswahl in Pr. 858) wählst du mit Enter den markierten Eintrag aus. Tipp: In Kombination mit Suchfeldern nutzt du Enter, um nach Eingabe eines Suchbegriffs die Suche zu starten.
Strg + CManuelle AuszifferungKopieren (Buchungstext/Referenz in Zwischenspeicher). Bei der manuellen Auszifferung (Pr. 361) kopierst du mit Strg+C den Buchungstext oder die Referenz einer Buchung in den internen Zwischenspeicher. Das ist hilfreich, wenn du denselben Text in mehreren Buchungen verwenden willst. Tipp: Funktioniert nur innerhalb von Locosoft, nicht systemweit wie die Windows-Zwischenablage.
Strg + VManuelle AuszifferungEinfügen (aus Zwischenspeicher). In Pr. 361 fügst du mit Strg+V den zuvor kopierten Buchungstext oder die Referenz in das aktuelle Feld ein. Spart Zeit bei wiederkehrenden Buchungstexten. Tipp: Zusammen mit Strg+C ein effizientes Werkzeug für die tägliche Auszifferungsarbeit.
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+ Fahrzeugverkauf — Alt-Kombinationen + ▼ +
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TasteKontextAusführliche Beschreibung
Alt + VPr. 132/133, Tab KalkulationVerkaufshilfen (VKH) öffnen. In der Fahrzeugkalkulation öffnest du mit Alt+V das Fenster für Verkaufshilfen. Hier siehst du alle hinterlegten Verkaufshilfen wie Finanzierungsangebote, Leasingraten, Versicherungspakete und Zubehörpakete. Du kannst Werte anpassen und in die Kalkulation übernehmen. Tipp: Besonders nützlich bei Vorführwagen-Aktionen, wo Rabattstaffeln und Finanzierungsangebote kombiniert werden.
Alt + BPr. 132/133, Tab KalkulationVerkaufsboni öffnen. Mit Alt+B rufst du in der Kalkulation die Verkaufsboni auf. Hier siehst du alle Boni, die auf den Fahrzeugverkauf gewährt werden – z. B. Herstellerboni, Treueboni, Mengenrabatte oder Saisonaktionen. Tipp: Die Boni sind oft vom Hersteller vorgegeben und nicht änderbar – prüfe vor dem Verkauf, ob alle verfügbaren Boni eingetragen sind.
Alt + GPr. 132/133, Tab KalkulationGezahlte Verkäuferprovisionen öffnen. Alt+G zeigt die gezahlten Verkäuferprovisionen für ein Fahrzeug an. Hier siehst du, welche Provision bereits an den Verkäufer ausgezahlt wurde und welche noch aussteht. Wichtig für die monatliche Provisionsabrechnung. Tipp: Die Provisionsübersicht hilft bei Klärungsfällen – z. B. wenn ein Verkäufer fragt, warum eine Provision niedriger ausgefallen ist.
Alt + SPr. 132/133, Tab KalkulationSonstige Kosten öffnen. Mit Alt+S öffnest du die sonstigen Kosten in der Fahrzeugkalkulation. Hier können zusätzliche Kosten erfasst werden – z. B. Transportkosten, Aufbereitungskosten, Sonderausstattungen, Gutachtenkosten oder Garantieverlängerungen. Tipp: Alle sonstigen Kosten fließen in die Gesamtkalkulation ein und beeinflussen die Marge – also immer vollständig erfassen.
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+ Programm-spezifische Funktionen + ▼ +
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ProgrammTasteAusführliche Beschreibung
Pr. 111 KundenstammF7Sonderzugriffe verwalten. Im Kundenstamm öffnest du mit F7 die Sonderzugriffe. Hier kannst du erweiterte Suchfunktionen nutzen, z. B. nach Geburtsdatum, Postleitzahl, letztem Kaufdatum oder Kundengruppe. Tipp: Perfekt für gezielte Marketingaktionen – finde alle Kunden, die seit 12 Monaten keinen Auftrag hatten.
Pr. 132 HändlerfahrzeugeF3Neuanlage / Eigene Betextung eingeben. In der Händlerfahrzeug-Verwaltung legst du mit F3 ein neues Fahrzeug an. Du gibst die Fahrzeugdaten (FIN, Marke, Modell, Erstzulassung, Kilometerstand, Ausstattung) ein. Für Gebrauchtfahrzeuge kannst du eine eigene Betextung hinterlegen – die Beschreibung, die später in den Verkaufsanzeigen erscheint.
Pr. 132 HändlerfahrzeugeF6Auf Vorbesitzer übertragen. Mit F6 überträgst du ein Fahrzeug auf den Vorbesitzer. Das ist relevant, wenn ein Fahrzeug im Rahmen eines Neuwagenkaufs in Zahlung gegeben wurde oder wenn ein Leasingfahrzeug zurückkommt. Der Vorgang wird dokumentiert und das Fahrzeug wechselt den Besitzerstatus.
Pr. 132 HändlerfahrzeugeF7Sonderzugriffe. In der Fahrzeugakte öffnest du mit F7 Sonderzugriffe wie die Fahrzeugsuche über mehrere Bestände hinweg (Neuwagen, Gebrauchtwagen, Vorführwagen), Händlerlisten oder Herstellerabfragen.
Pr. 132 HändlerfahrzeugeF12Startbilder / App-Verwaltung. Mit F12 öffnest du die Startbilder-Verwaltung für das Fahrzeug. Hier legst du fest, welche Bilder in der Mein-Autohaus App und auf der Website als erstes angezeigt werden.
Pr. 132 HändlerfahrzeugeF17Zündschlüsselnummer. In der Fahrzeugakte erfasst du mit F17 die Zündschlüsselnummer. Diese wird benötigt, wenn der Kunde einen Ersatzschlüssel bestellen möchte.
Pr. 204 AuftragseinstellungenWert -2,000Unverbindlicher Abholtermin als Pflichtangabe setzen. In den Auftragseinstellungen gibt es einen speziellen Konfigurationswert: Trägst du -2.000 in das entsprechende Feld ein, wird der unverbindliche Abholtermin zu einer Pflichtangabe im Auftrag. Systemeinstellung, nur mit Admin-Rechten änderbar.
Pr. 281 AuftragsstempelungF7Sonderzugriff Arbeitsnummern. In der Auftragsstempelung öffnest du mit F7 den Sonderzugriff für Arbeitsnummern. Hier kannst du Arbeitsnummern ohne Bestandssatz anlegen oder verwalten – z. B. für interne Arbeiten oder Gutachten.
Pr. 322 ZahlungsvorlagenF9Schnellsuche nach Zahlungsvorlagen. In der Zahlungsvorlagen-Verwaltung startest du mit F9 eine Schnellsuche. Du gibst einen Suchbegriff (z. B. Lieferantenname, IBAN-Teil, Betrag) in das IBAN-Feld ein, drückst F9 und Locosoft listet alle passenden Vorlagen auf.
Pr. 352 BuchungsübersichtF7Gezielte Ausgabe von Kontoinformationen. Im Journal rufst du mit F7 detaillierte Kontoinformationen auf. Du siehst den Saldo aller Buchungen eines Kontos, die Umsatzentwicklung über Zeiträume und kannst gezielt nach bestimmten Buchungsarten filtern.
Pr. 352 JournalF12In Buchung springen (aus IBN). Stehst du im Journal und siehst eine Buchung, die aus einer Innerbetrieblichen Nachricht (IBN) entstanden ist, springst du mit F12 direkt in die Ursprungsbuchung. Du landest im detaillierten Buchungssatz mit allen Einzelposten – perfekt, um nachzuvollziehen, wie ein Betrag zustande gekommen ist. Tipp: Wenn eine Buchung ungewöhnlich wirkt (z. B. ungewöhnlich hoher Betrag), immer per F12 in die Ursprungsbuchung springen und prüfen – oft findet man so Übertragungsfehler aus IBNs.
Pr. 352 JournalF16Rechnung einsehen / Umkehrbuchung. Im Journal öffnest du mit F16 die Rechnung, die zu einer ausgewählten Buchung gehört. Du siehst den gesamten Rechnungsbeleg inklusive Positionen. Von hier aus kannst du auch eine Umkehrbuchung anstoßen. Revisionsrelevant – jede Umkehrbuchung wird protokolliert.
Pr. 361 AuszifferungStrg+CBuchungstext/Referenz kopieren. Bei der manuellen Auszifferung kopierst du den Buchungstext oder die Referenz einer Buchung in den Zwischenspeicher. Spart Zeit bei Sammelrechnungen, wo viele Einzelposten denselben Buchungstext haben.
Pr. 361 AuszifferungStrg+VKopierten Text einfügen. In der Auszifferung fügst du mit Strg+V den zuvor kopierten Text ein. Nützlich bei wiederkehrenden Buchungen (z. B. monatliche Leasingraten oder Versicherungsprämien), wo der Buchungstext immer gleich ist.
Pr. 533/583 RechnungsprüfungF7Textsuche in Kontrollhilfe. In der Rechnungsprüfung öffnest du mit F7 die Textsuche innerhalb der Kontrollhilfe. Du kannst in der Baumstruktur der Lieferscheine und Teilepositionen nach bestimmten Begriffen suchen.
Pr. 533/583 RechnungsprüfungF15Kontrollhilfe öffnen. Mit F15 öffnest du die vollständige Kontrollhilfe für die aktuelle Rechnung. Du siehst eine Baumstruktur mit allen Lieferscheinen, Teilepositionen, Preisen und Rabatten. Das zentrale Werkzeug für die Rechnungsprüfung.
Pr. 541 EinlagerungF15Drucken / Etiketten für temporären Lagerort. In der Einlagerung druckst du mit F15 Etiketten für den temporären Lagerort aus. Relevant wenn Teile eingelagert werden, aber noch keinen festen Lagerplatz haben.
Pr. 593 LagerlistenF11Profil holen (gespeicherte Abgrenzung laden). In den Lagerlisten und Analysen rufst du mit F11 ein gespeichertes Profil auf. Profile sind vordefinierte Abgrenzungen wie Nur Renault-Teile von Lieferant XY oder Lagerbestand unter 5 Stück.
Pr. 593 LagerlistenF12Profil bilden (Abgrenzung als Profil speichern). In Pr. 593 speicherst du mit F12 die aktuell eingestellten Abgrenzungen als neues Profil. Du gibst einen sprechenden Namen ein und kannst das Profil später mit F11 jederzeit wieder abrufen.
Pr. 771 SelektionenF4Aktionen/Selektionen löschen. In der Selektionsverwaltung löschst du mit F4 markierte Aktionen oder Selektionen. Das sind temporäre Arbeitslisten.
Pr. 771 SelektionenF14Markierte Selektionen komplett löschen. In Pr. 771 löschst du mit F14 mehrere markierte Selektionen auf einmal. Der Großlöschen-Modus. Löscht ohne weitere Rückfrage.
Pr. 771 SelektionenF24Kunden löschen (DSGVO). In der Selektionsverwaltung löschst du mit F24 Kundendatensätze DSGVO-konform. Locosoft prüft, ob die Kunden gelöscht werden dürfen (keine offenen Vorgänge). Unwiderruflich – vorher Datensicherung durchführen.
Pr. 811 MitarbeiterF13Informationsmanagement / Ereigniserinnerung. In der Mitarbeiterverwaltung öffnest du mit F13 das Informationsmanagement. Hier kannst du pro Mitarbeiter Ereigniserinnerungen hinterlegen – z. B. Mitarbeiter hat nächste Woche Prüfung oder Geburtstag am 15.03.
Pr. 858 LohnabrechnungEnterOK / Mitarbeiterauswahl bestätigen. In der Lohnabrechnung bestätigst du mit Enter die Auswahl eines Mitarbeiters oder startest die Abrechnung für den markierten Mitarbeiter.
Pr. 912 StammdateienF3Neuen Eintrag anlegen. In den Stammdateien legst du mit F3 einen neuen Eintrag an – z. B. eine neue Artikelgruppe, einen neuen Steuerschlüssel oder eine neue Preisliste.
Pr. 912 StammdateienF5Ändern / Einstellungen bearbeiten. In den Stammdateien schaltest du mit F5 in den Bearbeitungsmodus. Du kannst bestehende Einträge ändern. Änderungen wirken sich auf alle zukünftigen Buchungen aus.
Pr. 913 Email-EinstellungenF5Allgemeine Email-Zugangsdaten bearbeiten. In den Email-Einstellungen öffnest du mit F5 die allgemeinen Email-Zugangsdaten. Hier hinterlegst du die SMTP-Server-Einstellungen.
Pr. 913 Email-EinstellungenF12Allgemeine Email-Versendedaten. Mit F12 in Pr. 913 rufst du die allgemeinen Email-Versendedaten auf. Hier konfigurierst du Standard-Betreff, Signatur, Antwort-an-Adresse und Archivierungsregeln.
Pr. 983 BerechtigungenF7Sonderzugriffe verwalten. In den Berechtigungen öffnest du mit F7 die Sonderzugriffs-Verwaltung. Hier legst du fest, welche Benutzer oder Gruppen auf welche Programme zugreifen dürfen. Nur vom Administrator durchführbar.
Pr. 987 App-VerwaltungF12Startbilder verwalten. In der App-Verwaltung legst du mit F12 fest, welche Bilder in der Mein-Autohaus App als Startbilder für Fahrzeuge angezeigt werden.
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+ Auftragsbearbeitung & Werkstatt + ▼ +
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TasteKontextAusführliche Beschreibung
F3Tab ArbeitenNeuanlage (Arbeitsnummer erfassen). Im Tab Arbeiten eines Auftrags erfasst du mit F3 eine neue Arbeitsnummer. Du wählst die Arbeitsposition aus dem Katalog oder gibst sie frei ein. Tipp: Wenn die Arbeit nicht im Katalog ist, lege eine neue Arbeitsnummer mit F3 an.
F4Storno-DialogBestätigen (Stornobeleg drucken). Im Storno-Dialog bestätigst du mit F4 den Stornovorgang und druckst den Stornobeleg. Der Beleg wird revisionssicher mit Stornonummer archiviert.
F6AuftragsbearbeitungStorno einleiten. In der Auftragsbearbeitung startest du mit F6 den Storno-Vorgang für den gesamten Auftrag. Prüfen ob bereits Teile verbaut oder Rechnungen erstellt wurden – dann ist eine Gutschrift statt Storno notwendig.
F7Pr. 281, 983Sonderzugriff Arbeitsnummern ohne Bestandssatz. Für Sonderarbeiten, Garantiearbeiten oder Kulanzarbeiten, die speziell für einen Auftrag angelegt wurden.
F19Tab ArbeitenHinweistexte anzeigen/hinterlegen. Freitext-Notizen zum Auftrag – z. B. Kunde bringt eigene Teile mit oder Motoröl muss 0W-30 sein. Die Texte bleiben bei Folgeaufträgen sichtbar.
EnterDruckdialogeOK / Ausgabe starten. Startet Druckauftrag, Email-Versand oder PDF-Export. Tipp: Vorher immer Druckvorschau prüfen – besonders bei Rechnungen.
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+ Finanzbuchhaltung & Zahlungsverwaltung + ▼ +
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TasteKontextAusführliche Beschreibung
F7Pr. 352 (Journal)Kontoinformationen gezielt ausgeben. Du siehst nicht nur den aktuellen Saldo, sondern kannst nach Zeiträumen filtern und die Umsatzentwicklung anzeigen lassen. Tipp: Vor der monatlichen BWA-Erstellung immer F7 auf wichtigen Konten prüfen.
F9Pr. 322 (Zahlungsvorlagen)Schnellsuche nach Zahlungsvorlagen. Suchbegriff eingeben und F9 drücken – Locosoft listet sofort alle passenden Vorlagen auf.
F11Pr. 593 (Lagerlisten)Profil holen. Gespeicherte Filtereinstellungen laden.
F12Pr. 352 (Journal)In Buchung springen (aus IBN). Springt vom Journal direkt in die Ursprungsbuchung einer Innerbetrieblichen Nachricht. Zeigt den detaillierten Buchungssatz mit allen Einzelposten. Tipp: Bei ungewöhnlichen Buchungen immer F12 drücken.
F12Pr. 593 (Lagerlisten)Profil bilden. Aktuelle Filter als Profil speichern.
F15Pr. 533/583Kontrollhilfe öffnen. Baumstruktur mit Lieferscheinen und Teilepositionen zur Rechnungsprüfung.
F16Journal (Pr. 352)Rechnung einsehen / Umkehrbuchung. Originalbeleg einer Buchung anzeigen. Umkehrbuchungen sind revisionsrelevant.
Strg+CPr. 361Buchungstext/Referenz kopieren. Für Sammelrechnungen und wiederkehrende Texte.
Strg+VPr. 361Kopierten Text einfügen. Spart Zeit bei Stapelbuchungen.
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+ Ersatzteillager & Einlagerung + ▼ +
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TasteKontextAusführliche Beschreibung
F7Pr. 533/583Textsuche in der Kontrollhilfe. Volltextsuche innerhalb der Kontrollhilfe nach Teilenummer, Rechnungsnummer oder Lieferantenname.
F11Pr. 593Profil holen. Gespeicherte Filter für die Lageranalyse laden.
F12Pr. 593Profil bilden. Aktuelle Filter als Profil speichern.
F15Pr. 541 (Einlagerung)Etiketten für temporären Lagerort drucken. Für Teile ohne endgültigen Lagerplatz.
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+ Personal- & Zeitverwaltung + ▼ +
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TasteKontextAusfführliche Beschreibung
F3Pr. 913Neuen Eintrag anlegen. Z. B. Email-Account für neuen Mitarbeiter.
F5Pr. 913Email-Zugangsdaten bearbeiten. Nach Passwortänderungen am Mailserver aktualisieren.
F12Pr. 913Email-Versendedaten. Standard-Absender, Signatur, CC und Archivierung konfigurieren.
F13Pr. 811Informationsmanagement / Ereigniserinnerung. Geburtstage, Jahrestage, Prüfungen pro Mitarbeiter hinterlegen.
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+ Systempflege & Berechtigungen + ▼ +
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TasteKontextAusführliche Beschreibung
F7Pr. 983Sonderzugriffe verwalten. Berechtigungen pro Programm/Maske für jede Benutzergruppe definieren. Niemals Löschrechte an normale Benutzer vergeben.
F12Pr. 987Startbilder verwalten. Bestimmt, welche Fotos in der Mein-Autohaus App als Startbild erscheinen.
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+ Fußschalter — F13-Taste + ▼ +
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TasteKontextAusführliche Beschreibung
F13Pr. 811 / Alle MaskenInformationsmanagement (Fußschalter-gesteuert). Der USB-Fußschalter (PCsensor) ist als F13 programmiert. Ein Tritt öffnet das Informationsmanagement – praktisch in der Werkstatt oder am Verkaufsplatz, wenn gerade keine Hand frei ist. Tipp: In anderen Masken kann F13 abweichende Funktionen haben – im Zweifel F1 drücken.
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Ausführliche Version der Locosoft-Tastenkombinationen · Basis: Locosoft-Kurzübersicht V9.5 (08.07.2025)

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Quelle: loco-soft.de/support/dokumente-downloads

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Erstellt am 02.06.2026 · Alle Angaben ohne Gewähr

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⌨️ Locosoft — Tastenkombinationen

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Dealer-Management-System (DMS) für Autohäuser · Übersicht der Tastenkombinationen

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+ 📋 Allgemein — Navigation & Hilfe + ▼ +
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TastenkombinationFunktionKontext
F1Programmhilfe öffnen (kontextsensitiv)Überall
F3Neuanlage / Neuen Datensatz anlegenStammdateien, Masken
F4Bestätigen (OK) / Aktionen & Selektionen löschenDialoge, Selektionen
F5Ändern / Einstellungen bearbeitenMasken, Stammdateien
F6Übertragen / Storno einleitenFahrzeugakte, Aufträge
F7Sonderzugriffe / Textsuche / Kontoinformationen / Anzeigen-/Inserat-TextVerschiedene Masken (Pr. 983, 533/583, 7xx)
F9Suche starten / SchnellsucheZahlungsvorlagen, Listen
F12Buchen / Springen / Profil bilden / Startbilder / Email-VersendedatenVerschiedene Masken
F13InformationsmanagementPr. 811 Mitarbeiter
F14Komplett löschen / Automatische BuchungenSelektionen, Gebrauchtwagen
F15Kontrollhilfe / Drucken / EtikettenPr. 533/583, Pr. 541
F16Rechnung einsehen / UmkehrbuchungJournal, Pr. 352
F17ZündschlüsselnummerFahrzeugakte
F19HinweistexteAuftragsbearbeitung, Tab „Arbeiten"
F24Kunden löschen (DSGVO-Löschkonzept)Selektionsergebnis
EnterOK / Bestätigen / Ausgabe startenDialoge, Listen
Strg + CKopieren (Buchungstext/Referenz in Zwischenspeicher)Manuelle Auszifferung
Strg + VEinfügen (aus Zwischenspeicher)Manuelle Auszifferung
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+ 🚗 Fahrzeugverkauf — Alt-Kombinationen + ▼ +
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TastenkombinationFunktionKontext
Alt + VVerkaufshilfen (VKH) öffnenPr. 132/133, Tab „Kalkulation"
Alt + BVerkaufsboni öffnenPr. 132/133, Tab „Kalkulation"
Alt + GGezahlte Verkäuferprovisionen öffnenPr. 132/133, Tab „Kalkulation"
Alt + SSonstige Kosten öffnenPr. 132/133, Tab „Kalkulation"
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+ 📁 Programm-spezifische Funktionen + ▼ +
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ProgrammTasteFunktion
Pr. 111 (Kundenstamm)F7Sonderzugriffe verwalten
Pr. 132 (Händlerfahrzeuge)F3Neuanlage / Eigene Betextung eingeben
Pr. 132 (Händlerfahrzeuge)F6Auf Vorbesitzer übertragen
Pr. 132 (Händlerfahrzeuge)F7Sonderzugriffe
Pr. 132 (Händlerfahrzeuge)F12Startbilder / App-Verwaltung
Pr. 132 (Händlerfahrzeuge)F17Zündschlüsselnummer
Pr. 204 (Auftragseinstellungen)Wert -2,000Unv. Abholtermin als Pflichtangabe
Pr. 281 (Auftragsstempelung)F7Sonderzugriff Arbeitsnummern
Pr. 322 (Zahlungsvorlagen)F9Schnellsuche nach Zahlungsvorlagen
Pr. 352 (Buchungsübersicht)F7Gezielte Ausgabe von Konteninformationen
Pr. 352 (Journal)F12In Buchung springen (aus IBN)
Pr. 352 (Journal)F16Rechnung einsehen / Umkehrbuchung
Pr. 361 (Auszifferung)Strg+CBuchungstext/Referenz kopieren
Pr. 361 (Auszifferung)Strg+VKopierten Text einfügen
Pr. 533/583 (Rechnungsprüfung)F7Textsuche in Kontrollhilfe
Pr. 533/583 (Rechnungsprüfung)F15Kontrollhilfe öffnen
Pr. 541 (Einlagerung)F15Drucken / Etiketten für temporären Lagerort
Pr. 593 (Lagerlisten)F11Profil holen (gespeicherte Abgrenzung laden)
Pr. 593 (Lagerlisten)F12Profil bilden (Abgrenzung als Profil speichern)
Pr. 771 (Selektionen)F4Aktionen/Selektionen löschen
Pr. 771 (Selektionen)F14Markierte Selektionen komplett löschen
Pr. 771 (Selektionen)F24Kunden löschen (DSGVO)
Pr. 811 (Mitarbeiter)F13Informationsmanagement / Ereigniserinnerung
Pr. 858 (Lohnabrechnung)EnterOK / Mitarbeiterauswahl bestätigen
Pr. 912 (Stammdateien)F3Neuen Eintrag anlegen
Pr. 912 (Stammdateien)F5Ändern / Einstellungen bearbeiten
Pr. 913 (Email-Einstellungen)F5Allgemeine Email-Zugangsdaten
Pr. 913 (Email-Einstellungen)F12Allg. Email-Versendedaten
Pr. 983 (Berechtigungen)F7Sonderzugriffe verwalten
Pr. 987 (App-Verwaltung)F12Startbilder
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+ 🔧 Auftragsbearbeitung & Werkstatt + ▼ +
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TastenkombinationFunktionKontext
F3Neuanlage (Arbeitsnummer erfassen)Tab „Arbeiten"
F4Bestätigen (Stornobeleg drucken)Storno-Dialog
F6Storno einleitenAuftragsbearbeitung
F7Sonderzugriff (Arbeitsnummern ohne Bestandssatz)Pr. 281, Pr. 983
F19Hinweistexte anzeigen/hinterlegenTab „Arbeiten"
EnterOK / Ausgabe startenDruck- und Ausgabedialoge
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TastenkombinationFunktionKontext
F7Kontoinformationen gezielt ausgeben / Saldo aller BuchungenPr. 352
F9Schnellsuche nach Zahlungsvorlagen (Suchbegriff im IBAN-Feld eingeben)Pr. 322
F11Profil holen (gespeicherte Abgrenzung laden)Pr. 593
F12In Buchung springen (aus Innerbetrieblicher Nachricht)Journal, Pr. 352
F12Profil bilden (Abgrenzung als Profil speichern)Pr. 593
F15Kontrollhilfe (Lieferscheine + Teilepositionen als Baumstruktur)Pr. 533/583
F16Rechnung einsehen / Umkehrbuchung erstellenJournal
Strg+CBuchungstext/Referenz kopierenManuelle Auszifferung (Pr. 361)
Strg+VKopierten Text einfügenManuelle Auszifferung (Pr. 361)
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F7Textsuche in der KontrollhilfePr. 533/583 (Rechtsklick oder F7)
F11Profil holenPr. 593 (Lagerlisten & Analysen)
F12Profil bildenPr. 593 (Lagerlisten & Analysen)
F15Drucken / Etiketten für temporären Lagerort druckenPr. 541 (Einlagerung)
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TastenkombinationFunktionKontext
F3Neuen Eintrag anlegen (z.B. Email-Zugangsdaten)Pr. 913
F5Allgemeine Email-Zugangsdaten bearbeitenPr. 913
F12Allg. Email-VersendedatenPr. 913
F13Informationsmanagement / EreigniserinnerungPr. 811 (Mitarbeiter)
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+ ⚙️ Systempflege & Berechtigungen + ▼ +
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TastenkombinationFunktionKontext
F7Sonderzugriffe verwalten (Berechtigungen pro Programm/Maske)Pr. 983
F12Startbilder verwaltenPr. 987 (App-Verwaltung)
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TastenkombinationFunktionKontext
F13 (Fußschalter)Informationsmanagement öffnen — auslösbar per USB-Fußschalter (PCsensor, als F13 programmiert)Pr. 811, beliebige Maske
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Quelle: Loco-Soft Kurzübersicht V9.5 (08.07.2025) · loco-soft.de/support/dokumente-downloads

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Erstellt am 02.06.2026 · Alle Angaben ohne Gewähr

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