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Raimund Bauer edited this page 2026-06-02 19:07:34 +02:00
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Lexware lohn+gehalt — Meldung für das Arbeitsamt

Wann und wie Sie Beschäftigungsdaten an die Bundesagentur für Arbeit melden — Schritt für Schritt erklärt

Basierend auf den offiziellen Handbüchern und FAQ-Artikeln von lexware.de · Stand 02.06.2026

Inhalt

Wann muss ich eine Meldung machen?

1.1 Was ist die Arbeitsamt-Meldung?

Arbeitgeber in Deutschland sind gesetzlich verpflichtet, bestimmte Daten ihrer Beschäftigten an die Bundesagentur für Arbeit (ehemals Arbeitsamt) zu melden. Diese Meldepflicht ergibt sich aus dem Sozialgesetzbuch (SGB III und SGB IV) und wird über das sogenannte DEÜV-Verfahren (Datenaustauschverfahren der Sozialversicherung) abgewickelt. Die Meldung erfolgt dabei nicht separat an die Bundesagentur für Arbeit, sondern läuft automatisch über die SV-Meldungen mit, die Sie ohnehin an die Krankenkassen senden.

Gut zu wissen: Die Meldung an die Bundesagentur für Arbeit ist kein separater Vorgang. Sie ist in die sozialversicherungsrechtlichen Meldungen integriert, die Lexware automatisch erstellt und über das meldecenter versendet. Die Krankenkasse leitet die für die Bundesagentur für Arbeit relevanten Daten automatisch weiter.

1.2 Wann entsteht die Meldepflicht?

Eine Meldepflicht besteht in folgenden Situationen:

Ereignis Meldegrund Was wird gemeldet?
Neueinstellung Anmeldung (Meldegrund 10) Beginn der Beschäftigung, persönliche Daten, SV-Nummer, Krankenkasse, Beitragsgruppe, Beschäftigungsart, Arbeitsort
Austritt / Kündigung Abmeldung (Meldegrund 30) Ende der Beschäftigung, Abmeldungsgrund, letzter Arbeitstag
Änderung der Verhältnisse Ändermeldung (Meldegrund 11) Wechsel der Krankenkasse, Änderung der Beitragsgruppe, Statuswechsel (z. B. von Minijob zu sozialversicherungspflichtig), Änderung der Arbeitszeit
Jahresmeldung Jahresmeldung (Meldegrund 50) Kumulierte Entgelte des abgelaufenen Jahres, Beitragssätze, Beschäftigungszeiten
Erstmeldung nach Softwarewechsel Anmeldung Softwarewechsel (Meldegrund 13) Alle aktiven Mitarbeiter mit kompletten SV-Daten, wenn Sie von einem anderen Abrechnungsprogramm zu Lexware wechseln

1.3 Wer muss melden — und wer ist meldepflichtig?

Grundsätzlich muss jeder Arbeitgeber melden, der sozialversicherungspflichtig Beschäftigte oder geringfügig entlohnte Beschäftigte (Minijobber) in seinem Betrieb hat. Dazu gehören:

  • Sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer: Reguläre Vollzeit- und Teilzeitkräfte, deren Entgelt oberhalb der Geringfügigkeitsgrenze liegt.
  • Geringfügig entlohnte Beschäftigte (Minijobber): Auch Minijobber müssen an- und abgemeldet werden, wenn sie in Ihrem Betrieb beschäftigt sind.
  • Auszubildende: Auch für Auszubildende besteht die Meldepflicht gegenüber der Bundesagentur für Arbeit.

⚠️ Achtung: Die Meldepflicht gilt immer, unabhängig von der Betriebsgröße. Auch ein Einzelunternehmer, der seinen ersten Mitarbeiter einstellt, muss anmelden. Die Nichtabgabe von Meldungen kann mit Bußgeldern geahndet werden (§ 111 SGB IV).

1.4 Fristen — Wann muss die Meldung vorliegen?

Die Meldung muss grundsätzlich zum Zeitpunkt des meldepflichtigen Ereignisses erstellt und zeitnah versendet werden. Konkret bedeutet das:

Meldeanlass Frist Hinweis
Anmeldung (Neueinstellung) Zum Beschäftigungsbeginn Die Anmeldung sollte am ersten Arbeitstag erstellt und zeitnah versendet werden. In der Praxis erfolgt der Versand meist im Rahmen der ersten Lohnabrechnung.
Abmeldung (Austritt) Zum Beschäftigungsende Die Abmeldung wird automatisch erstellt, wenn Sie das Austrittsdatum in den Stammdaten eintragen. Versenden Sie sie zeitnah nach dem letzten Arbeitstag.
Ändermeldung Bei Eintritt der Änderung Wird automatisch durch Lexware erstellt, wenn Sie melderelevante Stammdaten ändern (z. B. Krankenkassenwechsel, Statuswechsel).
Jahresmeldung Bis spätestens 28.02. des Folgejahres Die Jahresmeldung wird im Januar automatisch bereitgestellt und sollte bis Ende Februar versendet sein.

⚠️ Wichtig: Wenn Sie einen Mitarbeiter verspätet anmelden, kann dies zu Problemen bei der Sozialversicherung führen. Die Krankenkasse fordert dann gegebenenfalls Säumnisbeiträge an. Melden Sie neue Mitarbeiter daher immer zeitnah — am besten unmittelbar nach dem Eintritt.

Arbeitgebermeldung bei Neuanlage

2.1 Warum sind korrekte Stammdaten so wichtig?

Die Meldung an die Bundesagentur für Arbeit wird aus den Mitarbeiterstammdaten generiert. Wenn die Stammdaten fehlerhaft oder unvollständig sind, wird auch die Meldung falsch sein — und das kann zu Rückfragen der Krankenkasse, zu Säumnisaufschlägen oder sogar zu Bußgeldern führen. Nehmen Sie sich daher bei der Neuanlage Zeit für korrekte und vollständige Angaben.

2.2 Pflichtangaben für die Anmeldung

Folgende Daten werden für die SV-Anmeldung (und damit auch für die Meldung an die Bundesagentur für Arbeit) benötigt:

Datenfeld Wo in Lexware Besonderheiten
Name, Vorname Mitarbeiterassistent → Persönliche Daten Exakt wie im Ausweis angegeben. Keine Abkürzungen.
Geburtsdatum Mitarbeiterassistent → Persönliche Daten Pflichtfeld. Wird für die Identifikation bei der SV benötigt.
Adresse Mitarbeiterassistent → Persönliche Daten Straße, Hausnummer, PLZ, Ort. Bei ausländischen Mitarbeitern: Lander ergänzung.
Sozialversicherungsnummer (SV-Nummer) Mitarbeiterassistent → SV-Daten Ab Version 28.51/24.51 kann die SV-Nummer in Echtzeit im Assistenten abgefragt werden. Alternativ über den Sendeassistenten anfragen.
Betriebsnummer Firmenstammdaten (wird automatisch übernommen) Ihre persönliche Betriebsnummer der Bundesagentur für Arbeit. Wird bei der Firmengründung zugeteilt.
Krankenkasse Mitarbeiterassistent → SV-Daten Genaue Bezeichnung und Institutionsnummer (IK) der Krankenkasse. Der Mitarbeiter muss Ihnen seine Krankenkasse mitteilen.
Beitragsgruppe Mitarbeiterassistent → SV-Daten Bestimmt, in welche Zweige der SV eingezahlt wird (KV, RV, AV, PV). Für reguläre Beschäftigte typisch: 1/1/1/1.
Eintrittsdatum Mitarbeiterassistent → Beschäftigungsdaten Der erste Arbeitstag. Das Datum bestimmt den Meldezeitpunkt.
Beschäftigungsart Mitarbeiterassistent → SV-Daten Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis. Relevant für die Beitragsberechnung und die Meldung.
Steuer-ID Mitarbeiterassistent → Steuerdaten Einmalige steuerliche Identifikationsnummer. Wird für das ELStAM-Verfahren benötigt.

2.3 Neuanlage Schritt für Schritt

  1. Klicken Sie auf der Startseite auf 'Neuer Mitarbeiter' oder gehen Sie über Bearbeiten → Neuer Mitarbeiter. Der Mitarbeiterassistent öffnet sich.
  2. Geben Sie die persönlichen Daten ein: Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht, Adresse, Staatsangehörigkeit. Achten Sie auf korrekte Schreibweise — diese Daten erscheinen auf allen Meldedokumenten.
  3. Erfassen Sie die steuerlichen Daten: Steuer-ID, Steuerklasse (wird über ELStAM gesetzt), Kirchensteuermerkmal. Wenn der Mitarbeiter noch keine Steuer-ID hat, können Sie diese nachreichen — die Anmeldung bei der SV ist trotzdem möglich.
  4. Tragen Sie die Sozialversicherungsdaten ein: Krankenkasse, SV-Nummer (falls vorhanden), Beitragsgruppe. Geben Sie an, ob es sich um ein Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis handelt.
  5. Legen Sie die Beschäftigungsdaten fest: Eintrittsdatum, Probezeit, Befristung, Abteilung, Kostenstelle, Arbeitszeit (Vollzeit/Teilzeit) und die vereinbarten Arbeitstage.
  6. Geben Sie die Gehaltsdaten ein: Monatsgehalt oder Stundenlohn, regelmäßige Zuschläge. Der Mitarbeiterassistent fragt alle relevanten Vergütungsbestandteile ab.
  7. Assistent abschließen. Lexware erstellt nun automatisch eine SV-Anmeldung (Meldegrund 10) und stellt sie zum Versand im Sendeassistenten bereit. Prüfen Sie die Daten noch einmal, bevor Sie versenden.

SV-Nummer in Echtzeit abrufen: Wenn der Mitarbeiter noch keine SV-Nummer hat oder diese nicht bekannt ist, können Sie diese ab der Programm-Version 28.51/24.51 direkt im Mitarbeiterassistenten online abfragen. Voraussetzung: Geburtsdatum, Name und Anschrift sind korrekt hinterlegt. Die Abfrage dauert nur wenige Sekunden.

⚠️ Hinweis: Wenn der Mitarbeiter angibt, bereits eine SV-Nummer zu haben, diese aber nicht korrekt ist, wird die Anmeldung von der Krankenkasse zurückgewiesen. Prüfen Sie die SV-Nummer daher sorgfältig oder nutzen Sie die Echtzeit-Abfrage.

Meldetypen: An-, Ab- und Ändermeldung

3.1 Übersicht der Meldetypen

Lexware lohn+gehalt unterscheidet verschiedene Meldetypen, die automatisch erstellt werden, wenn ein entsprechendes Ereignis eintritt. Jede Meldung wird über das DEÜV-Verfahren elektronisch an die Krankenkasse gesendet, die sie an die jeweiligen Empfänger (Bundesagentur für Arbeit, Rentenversicherung, Pflegeversicherung) weiterleitet.

Meldetyp Meldegrund Anlass Empfänger
Anmeldung 10 Beginn der Beschäftigung (Neueinstellung) Krankenkasse → weiter an BA, DRV, PV
Abmeldung 30 Ende der Beschäftigung (Kündigung, Ablauf Befristung) Krankenkasse → weiter an BA, DRV, PV
Ändermeldung 11 Änderung melderelevanter Daten (KK-Wechsel, Beitragsgruppe, Statuswechsel) Krankenkasse → weiter an BA, DRV, PV
Jahresmeldung 50 Jährliche Meldung der kumulierten Entgelte und Beschäftigungszeiten Krankenkasse → weiter an BA, DRV, PV
Anmeldung Softwarewechsel 13 Wechsel des Abrechnungsprogramms (z. B. von Datev zu Lexware) Krankenkasse → weiter an BA, DRV, PV
Abmeldung Softwarewechsel 36 Wechsel von Lexware zu einem anderen Abrechnungsprogramm Krankenkasse → weiter an BA, DRV, PV
UV-Jahresmeldung 92 Jährliche Meldung der Entgelte an die Berufsgenossenschaft Berufsgenossenschaft (direkt)

3.2 Anmeldung (Meldegrund 10) im Detail

Die Anmeldung wird automatisch erstellt, sobald Sie einen neuen Mitarbeiter anlegen und das Eintrittsdatum erreicht ist. Sie enthält alle Daten, die die Bundesagentur für Arbeit benötigt, um den Beschäftigungsbeginn zu erfassen.

  1. Legen Sie den neuen Mitarbeiter über den Mitarbeiterassistenten an (siehe Kapitel 2).
  2. Sobald das Eintrittsdatum dem aktuellen Kalenderdatum entspricht, stellt Lexware die SV-Anmeldung automatisch zum Versand bereit.
  3. Versenden Sie die Anmeldung über den Sendeassistenten: Extras → meldecenter Sozialversicherung → Sendeassistent.

Praxis-Tipp: Sie können die Anmeldung auch schon vor dem Eintrittsdatum vorbereiten, indem Sie den Mitarbeiter mit dem korrekten Eintrittsdatum anlegen. Lexware erstellt die Anmeldung automatisch am Tag des Eintritts. Versenden Sie sie dann zeitnah.

3.3 Abmeldung (Meldegrund 30) im Detail

Die Abmeldung wird erstellt, wenn das Beschäftigungsverhältnis endet — egal ob durch Kündigung, Ablauf einer Befristung, mutual agreement oder Renteneintritt.

  1. Öffnen Sie die Mitarbeiterstammdaten und tragen Sie das Austrittsdatum ein.
  2. Lexware erstellt automatisch eine SV-Abmeldung (Meldegrund 30 — Ende der Beschäftigung) und eine ELStAM-Abmeldung.
  3. Führen Sie die letzte Lohnabrechnung durch: Resturlaub, Überstundenausgleich, verbleibende Einmalzahlungen, eventuelle Abfindung.
  4. Versenden Sie die Abmeldung über den Sendeassistenten: Extras → meldecenter Sozialversicherung → Sendeassistent.

⚠️ Achtung: Die Abmeldung muss zeitnah nach dem Austritt versendet werden. Wenn die Abmeldung zu spät erfolgt, kann die Krankenkasse Säumnisaufschläge erheben. Beachten Sie außerdem: Bei Austritt zum 31.12. wird keine SV-Jahresmeldung (Meldegrund 50) erstellt — die Abmeldung ersetzt die Jahresmeldung.

3.4 Ändermeldung (Meldegrund 11) im Detail

Eine Ändermeldung wird automatisch erstellt, wenn Sie melderelevante Stammdaten eines Mitarbeiters ändern. Zu den melderelevanten Daten gehören:

  • Krankenkassenwechsel: Wenn der Mitarbeiter zu einer anderen Krankenkasse wechselt, erstellt Lexware automatisch eine Abmeldung bei der alten und eine Anmeldung bei der neuen Krankenkasse (Storno- und Neumeldung).
  • Änderung der Beitragsgruppe: Zum Beispiel wenn ein Mitarbeiter von der Krankenversicherung befreit wird oder sich der Beitragssatz ändert.
  • Statuswechsel: Wenn ein Minijobber über die Geringfügigkeitsgrenze kommt und sozialversicherungspflichtig wird — oder umgekehrt.
  • Änderung der Arbeitszeit: Wechsel von Vollzeit auf Teilzeit oder umgekehrt, sofern sich die Beitragsgruppe ändert.
  • Änderung Name oder Adresse: Namensänderung nach Heirat oder Umzug des Mitarbeiters.

Automatisch oder manuell? Lexware erkennt die meisten Änderungen automatisch und erstellt die entsprechenden Meldungen. Sie müssen nur die Stammdaten anpassen — das Programm kümmert sich um den Rest. Prüfen Sie jedoch nach jeder Änderung den Sendeassistenten auf bereitstehende Meldungen.

3.5 Jahresmeldung (Meldegrund 50)

Die Jahresmeldung wird im Januar des Folgejahres automatisch erstellt und enthält die kumulierten Entgelte und Beschäftigungszeiten des abgelaufenen Jahres. Sie ist für alle Arbeitgeber verpflichtend.

⚠️ Wichtig: Die Jahresmeldung wird nicht erstellt bei:

  • Austritt zum 31.12. (stattdessen erfolgt die Abmeldung mit Meldegrund 30)
  • Krankenkassenwechsel zum 01.01. (die neue Krankenkasse erhält die Jahresmeldung)
  • Unterbrechung des Beschäftigungsverhältnisses über den 31.12.

Schritt-für-Schritt: Meldung erstellen

4.1 Vorbereitung: Was Sie vor der Meldung brauchen

Bevor Sie eine Meldung erstellen und versenden können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

Voraussetzung Wo prüfen? Hinweis
Lexware meldecenter aktiviert Startseite → meldecenter Das meldecenter ist kostenlos und ersetzt das frühere dakota-Zertifikat. Ohne aktives meldecenter können Sie keine Meldungen elektronisch versenden.
Identifizierung durchgeführt meldecenter → AutoIdent Die Identifizierung über das AutoIdent-Verfahren (Video-Identifikation via IDNow) ist einmalig erforderlich, bevor Sie Meldungen versenden können.
Betriebsnummer hinterlegt Firmenstammdaten Ihre Betriebsnummer der Bundesagentur für Arbeit muss korrekt hinterlegt sein. Ohne Betriebsnummer ist keine Meldung möglich.
Krankenkassenangaben aktuell Verwaltung → Krankenkassenangaben Die Beitragssätze (KV, PV, RV, AV) müssen für das aktuelle Jahr korrekt sein. Ein Programm-Update bringt die aktuellen Sätze automatisch mit.
Mitarbeiterdaten vollständig Mitarbeiterstammdaten Alle Pflichtfelder müssen ausgefüllt sein: Name, Adresse, SV-Nummer, Krankenkasse, Beitragsgruppe, Eintrittsdatum.

4.2 Anmeldung eines neuen Mitarbeiters — Komplett-Ablauf

  1. Mitarbeiter anlegen: Starten Sie den Mitarbeiterassistenten über Bearbeiten → Neuer Mitarbeiter oder den Button auf der Startseite. Geben Sie alle Daten vollständig ein (siehe Kapitel 2).
  2. Meldung prüfen: Nach dem Anlegen des Mitarbeiters öffnen Sie den Sendeassistenten: Extras → meldecenter Sozialversicherung → Sendeassistent. Dort sehen Sie die automatisch erstellte SV-Anmeldung (Meldegrund 10). Prüfen Sie die angezeigten Daten auf Richtigkeit.
  3. ELStAM-Anmeldung versenden: Parallel zur SV-Anmeldung erstellt Lexware eine ELStAM-Anmeldung. Versenden Sie diese über Extras → ELStAM → ELStAM Meldungen → ELStAM Meldungen versenden. Die ELStAM-Anmeldung geht an das Finanzamt, die SV-Anmeldung an die Krankenkasse.
  4. SV-Anmeldung versenden: Markieren Sie die Anmeldung im Sendeassistenten und klicken Sie auf 'Versenden'. Die Meldung wird verschlüsselt über das Lexware meldecenter an die jeweilige Krankenkasse übermittelt.
  5. Sendestatus prüfen: Kontrollieren Sie den Versand unter Extras → meldecenter → Sendestatus. Erfolgreich versendete Meldungen werden als 'gesendet' markiert.
  6. Verarbeitungsprotokoll abholen: Nach 1–3 Werktagen holen Sie die Rückmeldung ab: Extras → meldecenter Sozialversicherung → Abholen vom meldecenter. Prüfen Sie die Antwortzentrale auf eventuelle Rückweisungen oder Verfahrenshinweise.
  7. Meldebescheinigung drucken: Nach erfolgreichem Versand: Extras → meldecenter Sozialversicherung → Sozialversicherungsmeldungen → Meldebescheinigungen drucken. Die Bescheinigung dürfen Sie erst nach erfolgreichem Versand ausdrucken.

4.3 Abmeldung bei Austritt — Komplett-Ablauf

  1. Austrittsdatum eintragen: Öffnen Sie die Mitarbeiterstammdaten und tragen Sie das Austrittsdatum ein. Lexware erstellt automatisch die SV-Abmeldung (Meldegrund 30) und die ELStAM-Abmeldung.
  2. Letzte Abrechnung durchführen: Buchen Sie Resturlaub, Überstundenausgleich, Abfindung und andere Restposten. Schließen Sie die Lohndaten ab.
  3. Abmeldung versenden: Öffnen Sie den Sendeassistenten Extras → meldecenter Sozialversicherung → Sendeassistent. Die Abmeldung steht dort bereit. Markieren und versenden Sie sie.
  4. ELStAM-Abmeldung versenden: Extras → ELStAM → ELStAM Meldungen → ELStAM Meldungen versenden. Die ELStAM-Abmeldung geht an das Finanzamt.
  5. Protokoll abholen und prüfen: Wie bei der Anmeldung — Antwortzentrale auf Rückmeldungen prüfen.

4.4 Ändermeldung erstellen

Änderungen an melderelevanten Daten werden von Lexware automatisch erkannt. Sie müssen lediglich die Stammdaten anpassen und die automatisch erstellten Meldungen versenden:

  1. Datensicherung erstellen: Bevor Sie Stammdaten ändern, erstellen Sie eine Sicherung: Datei → Datensicherung.
  2. Stammdaten ändern: Öffnen Sie die Mitarbeiterstammdaten und ändern Sie die entsprechenden Daten (z. B. neue Krankenkasse, neue Beitragsgruppe).
  3. Automatische Meldungen prüfen: Lexware erstellt automatisch eine Storno-Meldung (alte Daten) und eine Neumeldung (neue Daten). Prüfen Sie diese im Sendeassistenten.
  4. Meldungen versenden: Versenden Sie sowohl die Storno- als auch die Neumeldung über den Sendeassistenten.

⚠️ Wichtig: Bei einem Krankenkassenwechsel müssen Storno und Neumeldung zeitnah versendet werden. Wenn die Stornierung der alten Krankenkasse nicht erfolgt, fordert diese weiterhin Beiträge ein.

Elektronische Meldung (DEÜV)

5.1 Was ist das DEÜV-Verfahren?

DEÜV steht für Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung. Es ist das standardisierte elektronische Verfahren, über das alle Meldungen zwischen Arbeitgebern, Krankenkassen, Bundesagentur für Arbeit, Rentenversicherung und Pflegeversicherung ausgetauscht werden. Seit 2006 sind alle Meldungen elektronisch zu erstellen — Papieranmeldungen sind nicht mehr zulässig.

Für Sie als Arbeitgeber bedeutet das: Sie müssen sich nicht darum kümmern, welche Stelle welche Daten benötigt. Sie erstellen die Meldung in Lexware, versenden sie über das meldecenter an die Krankenkasse — und die Krankenkasse leitet die Daten automatisch an die Bundesagentur für Arbeit, die Rentenversicherung und die Pflegeversicherung weiter.

5.2 Wie funktioniert der elektronische Versand?

Der Versand der Meldungen erfolgt in Lexware über das meldecenter. Der technische Ablauf:

  1. Meldung wird erstellt: Lexware generiert die Meldung im DEÜV-Format (XML-basiertes Datenformat gemäß § 25 SGB IV). Die Meldung enthält alle für den jeweiligen Meldegrund erforderlichen Datenfelder.
  2. Versand über meldecenter: Die Meldung wird verschlüsselt an das Lexware meldecenter übertragen. Von dort wird sie an die Clearingstelle der Krankenkassen weitergeleitet.
  3. Weiterleitung an Empfänger: Die Clearingstelle verteilt die Daten automatisch an alle beteiligten Sozialversicherungsträger — inklusive der Bundesagentur für Arbeit.
  4. Bestätigung und Rückmeldung: Sie erhalten über das meldecenter eine Verarbeitungsbestätigung. Im Fehlerfall erhalten Sie einen Verfahrenshinweis mit der Bitte um Korrektur.

5.3 meldecenter einrichten und aktivieren

Das Lexware meldecenter ist der zentrale Dienst für den elektronischen Versand aller SV-Meldungen. Es ist kostenlos und ersetzt das frühere dakota-Zertifikat. So richten Sie es ein:

  1. Klicken Sie auf der Startseite auf 'meldecenter' oder gehen Sie zu Extras → meldecenter.
  2. Klicken Sie auf 'Aktivieren/Info zum Service'. Falls Sie noch kein Service Center-Konto haben, klicken Sie auf 'Benutzerkonto anlegen' und registrieren Sie sich.
  3. Nach der Anmeldung aktivieren Sie das meldecenter: 'Lexware meldecenter' → 'Service aktivieren'. Bestätigen Sie den AV-Vertrag und klicken Sie auf 'Weiter'.
  4. Identifizierung durchführen: Da Lexware automatisierte Meldungen an die SV-Träger versendet, ist eine Identifizierung der meldenden Person erforderlich. Diese erfolgt über das automatisierte AutoIdent-Verfahren (Video-Identifikation über den Dienstleister IDNow). Sie benötigen einen gültigen Ausweis und ca. 5 Minuten Zeit.

⚠️ Ohne meldecenter kein Versand! Wenn das meldecenter nicht aktiviert ist, können Sie keine SV-Meldungen elektronisch versenden. Papieranmeldungen sind nicht mehr zulässig. Richten Sie das meldecenter daher unbedingt ein, bevor Sie Ihren ersten Mitarbeiter anlegen.

5.4 Was passiert bei Fehlern in der Meldung?

Wenn eine Meldung fehlerhaft ist (z. B. falsche SV-Nummer, fehlende Pflichtfelder), wird sie von der Clearingstelle zurückgewiesen. Sie erhalten dann einen Verfahrenshinweis über das meldecenter. So gehen Sie vor:

  1. Öffnen Sie die Antwortzentrale: Extras → Antwortzentrale. Dort finden Sie den Verfahrenshinweis mit der Fehlerbeschreibung.
  2. Fehler korrigieren: Bearbeiten Sie die Mitarbeiterstammdaten entsprechend der Fehlerbeschreibung. Lexware erstellt automatisch eine Korrekturmeldung.
  3. Korrektur versenden: Versenden Sie die Korrekturmeldung über den Sendeassistenten. Prüfen Sie danach erneut die Antwortzentrale.
  4. Verfahrenshinweis als erledigt markieren: Nach erfolgreicher Korrektur markieren Sie den Verfahrenshinweis in der Antwortzentrale als 'erledigt'.

5.5 Sendestatus überwachen

Nach dem Versand einer Meldung sollten Sie den Status regelmäßig prüfen, um sicherzustellen, dass alle Meldungen erfolgreich verarbeitet wurden:

Status Bedeutung Nächster Schritt
Bereit zum Versand Die Meldung wurde erstellt, aber noch nicht versendet. Sendeassistent öffnen und versenden.
Gesendet Die Meldung wurde erfolgreich an das meldecenter übertragen. Warten auf Verarbeitungsprotokoll (1–3 Werktage).
Verarbeitet Die Meldung wurde von der Clearingstelle erfolgreich angenommen. Meldebescheinigung drucken. Fertig!
Zurückgewiesen Die Meldung enthält Fehler und wurde nicht angenommen. Verfahrenshinweis prüfen, Daten korrigieren, neu versenden.

Regelmäßige Routine: Gewöhnen Sie sich an, nach jedem Monatswechsel die Antwortzentrale zu prüfen. So entgehen Ihnen keine Rückweisungen und können Fehler schnell beheben. Der Versand von Meldungen sollte innerhalb der ersten Woche nach Monatswechsel erfolgen.

Besonderheiten: Minijob, Gleitzone, Werkstudenten

6.1 Kurzfristige Beschäftigung

Eine kurzfristige Beschäftigung liegt vor, wenn die Tätigkeit von vornherein auf maximal 3 Monate oder 70 Arbeitstage im Kalenderjahr befristet ist und nicht berufsmäßig ausgeübt wird. Kurzfristig Beschäftigte sind nicht sozialversicherungspflichtig — es werden keine SV-Beiträge fällig.

  1. Meldung an die Bundesagentur für Arbeit: Ja — auch kurzfristig Beschäftigte müssen an- und abgemeldet werden. Die Meldung erfolgt über die SV-Meldungen (Anmeldung/Abmeldung), genauso wie bei regulären Mitarbeitern. Lexware erstellt die Meldungen automatisch.
  2. In Lexware: Legen Sie den Mitarbeiter an und wählen Sie als Beschäftigungsart 'kurzfristig beschäftigt'. Lexware erkennt den Status und berechnet keine SV-Beiträge. Die Meldung wird dennoch erstellt und muss versendet werden.
  3. Beitragsgruppe: Für kurzfristig Beschäftigte lautet die Beitragsgruppe typischerweise 0/0/0/0 (keine SV-Beiträge). Die Steuer wird nach Steuerkarte (ELStAM) abgeführt.

⚠️ Grenze beachten: Wenn die kurzfristige Beschäftigung die Grenze von 3 Monaten bzw. 70 Arbeitstagen überschreitet, wird sie nachträglich sozialversicherungspflichtig. Führen Sie dann einen Statuswechsel durch.

6.2 Gleitzone (Midijob)

Die Gleitzone (auch Midijob genannt) gilt für Beschäftigte, deren Entgelt zwischen 538 € und 2.000 € pro Monat liegt (Stand 2026). In der Gleitzone wird der Arbeitnehmeranteil zu den SV-Beiträgen reduziert, um den Übergang vom Minijob zur Vollversicherung finanziell abzufedern.

  1. Meldung an die Bundesagentur für Arbeit: Ja — Beschäftigte in der Gleitzone werden ganz regulär an- und abgemeldet. Die Gleitzone hat keinen Einfluss auf die Meldepflicht selbst, sondern nur auf die Beitragshöhe.
  2. In Lexware: Wenn Sie einen Mitarbeiter mit einem Entgelt in der Gleitzone anlegen, erkennt Lexware dies automatisch anhand der Gehaltshöhe und wendet die gleitende Berechnung an. Sie müssen die Gleitzone nicht manuell einstellen.
  3. Gleitzone auf der Meldung: Die SV-Meldung enthält automatisch den Hinweis auf die Gleitzone. Die Krankenkasse erkennt daran, dass die Beiträge nach der gleitenden Berechnungsmethode zu berechnen sind.

Was ändert sich 2026? Die Gleitzonengrenzen werden regelmäßig angepasst. Die obere Grenze orientiert sich an der Beitragsbemessungsgrenze in der Rentenversicherung. Achten Sie auf die aktuellen Werte, die mit dem Jahres-Update von Lexware bereitgestellt werden.

6.3 Werkstudenten

Werkstudenten sind Studierende, die neben dem Studium einer Arbeit nachgehen. Sie profitieren vom sogenannten Werkstudentenprivileg: Bei Werkstudenten, die während des Studiums beschäftigt sind, entfallen die Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung (sowie zur Arbeitslosenversicherung), sofern die Arbeit nicht berufsmäßig ausgeübt wird und die wöchentliche Arbeitszeit 20 Stunden nicht überschreitet.

  1. Meldung an die Bundesagentur für Arbeit: Ja — auch Werkstudenten müssen regulär an- und abgemeldet werden. Die Meldung erfolgt über die SV-Meldungen wie bei jedem anderen Mitarbeiter.
  2. Beitragsgruppe in Lexware: Für Werkstudenten mit Werkstudentenprivileg lautet die Beitragsgruppe typischerweise 0/1/0/1 (nur RV und AV) oder 0/1/0/0 (nur RV). Die genaue Beitragsgruppe hängt davon ab, ob der Werkstudent in der Krankenversicherung familienversichert oder studentisch versichert ist.
  3. Status in Lexware: Legen Sie den Mitarbeiter an und kennzeichnen Sie ihn als Werkstudenten. Tragen Sie die korrekte Beitragsgruppe ein. Lexware berechnet die reduzierten SV-Beiträge automatisch.

⚠️ Achtung — Werkstudentenprivileg verlieren: Wenn der Werkstudent die 20-Stunden-Grenze dauerhaft überschreitet oder das Studium beendet, verliert er das Privileg. Ab diesem Zeitpunkt müssen volle SV-Beiträge (inkl. KV und PV) gezahlt werden. Ändern Sie die Beitragsgruppe in den Stammdaten und versenden Sie die automatisch erstellte Ändermeldung.

6.4 Statuswechsel durchführen

Ein Statuswechsel ist erforderlich, wenn sich die Art der Beschäftigung ändert — zum Beispiel:

  • Minijobber wird sozialversicherungspflichtig (Entgelt übersteigt 538 €)
  • Sozialversicherungspflichtiger Mitarbeiter wird Minijobber (Reduzierung der Arbeitszeit)
  • Kurzfristig Beschäftigter wird sozialversicherungspflichtig (Überschreitung der Zeitgrenze)
  • Werkstudent verliert das Werkstudentenprivileg
  1. Öffnen Sie die Mitarbeiterstammdaten und ändern Sie die Beitragsgruppe und den Beschäftigungsstatus entsprechend.
  2. Lexware erstellt automatisch eine Ändermeldung (Storno der alten Daten und Neumeldung mit den neuen Daten).
  3. Versenden Sie die Meldungen über den Sendeassistenten.

⚠️ Wichtig: Bei einem Statuswechsel Minijob → Vollversicherung (oder umgekehrt) ändert sich die Beitragsberechnung grundlegend. Prüfen Sie daher nach dem Statuswechsel die erste Lohnabrechnung besonders sorgfältig.

6.5 Mitarbeiter mit mehreren Arbeitsverhältnissen

Wenn ein Mitarbeiter in Ihrem Betrieb zwei oder mehr Arbeitsverhältnisse hat (z. B. ein reguläres und ein Minijob), müssen diese als getrennte Arbeitsverhältnisse in Lexware angelegt werden. Jedes Arbeitsverhältnis wird unabhängig voneinander verwaltet:

  • Hauptarbeitsverhältnis: Reguläre SV-Meldung mit voller Beitragsgruppe.
  • Nebenarbeitsverhältnis (Minijob): Separate Meldung mit Pauschalbeiträgen.
  • Prüfung der SV-Pflicht: Wenn die Entgelte aus beiden Arbeitsverhältnissen zusammen die Geringfügigkeitsgrenze übersteigen, kann auch das Minijob-Arbeitsverhältnis sozialversicherungspflichtig werden.

Mehrere Arbeitgeber: Wenn ein Mitarbeiter bei verschiedenen Arbeitgebern beschäftigt ist, ist jeder Arbeitgeber für die Meldung seines eigenen Arbeitsverhältnisses verantwortlich. Die Zusammenrechnung der Entgelte zur Prüfung der SV-Pflicht obliegt dem Mitarbeiter selbst — er ist verpflichtet, seine Arbeitgeber zu informieren.

6.6 Ausländische Mitarbeiter

Auch ausländische Mitarbeiter, die in Deutschland beschäftigt sind, müssen an die Bundesagentur für Arbeit gemeldet werden. Dabei gibt es einige Besonderheiten:

  • SV-Nummer: Ausländische Mitarbeiter, die noch nie in Deutschland sozialversichert waren, haben zunächst keine SV-Nummer. Beantragen Sie diese über die Echtzeit-Abfrage im Mitarbeiterassistenten oder über den Sendeassistenten.
  • Steuer-ID: Auch ausländische Mitarbeiter benötigen eine steuerliche Identifikationsnummer. Diese wird beim Bundeszentralamt für Steuern beantragt.
  • ELStAM: Für ausländische Mitarbeiter ohne deutsche Steuer-ID können Sie eine Ersatzbescheinigung erstellen. Beachten Sie: Ersatzbescheinigungen verlieren zum Jahreswechsel ihre Gültigkeit!
  • Staatsangehörigkeit: Tragen Sie die korrekte Staatsangehörigkeit ein. Für EU-Bürger gelten keine besonderen Einschränkungen. Für Nicht-EU-Bürger kann eine Arbeitserlaubnis erforderlich sein.

⚠️ Entsendung vs. Beschäftigung: Wenn ein ausländischer Mitarbeiter nur vorübergehend nach Deutschland entsandt wird (z. B. für ein Projekt), gelten andere Regelungen (A1-Bescheinigung, Sozialversicherungsabkommen). In diesem Fall erfolgt die Meldung möglicherweise über das Entsendeland. Klären Sie dies im Zweifel mit einem Steuerberater.

Quellen & weiterführende Informationen

Offizielle Quellen:

Verwendete FAQ-Artikel (Stand 06/2026):

  • ELStAM Verfahren: Ablauf und Funktionen (FAQ 000006559)
  • Lexware meldecenter aktivieren und nutzen (FAQ 000025444)
  • SV-Jahresmeldung und Meldebescheinigungen drucken (FAQ 000013563)
  • SV-Nummer in Echtzeit abrufen (FAQ 000034176)
  • Geringfügig entlohnte Beschäftigte (FAQ 000033577)
  • Statuswechsel durchführen (FAQ 000033557)
  • Wechsel des Abrechnungssystems (FAQ 000003886)
  • Korrekturen / Änderungen von Stammdaten und Abrechnungsdaten (FAQ 000002273)
  • Meldebescheinigungen drucken (FAQ 000013563)

⚠️ Hinweis: Diese Anleitung basiert auf den offiziellen FAQ-Artikeln und Support-Seiten von lexware.de (Stand Juni 2026). Die genauen Menüwege und Funktionen können je nach Programmversion leicht abweichen. Bei Unstimmigkeiten ist immer die offizielle Dokumentation von lexware.de maßgeblich.

Lexware lohn+gehalt — Meldung für das Arbeitsamt · Basierend auf offiziellen Handbüchern und FAQ-Artikeln von lexware.de Quelle: lexware.de/support/produkt/lohn-gehalt-pro/ Erstellt am 02.06.2026 · Alle Angaben ohne Gewähr