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Lexware Lohn und Gehalt (Pro) — Schritt-für-Schritt-Anleitung

Detaillierte Anleitung für Einsteiger: Von der Ersteinrichtung bis zum Jahreswechsel

Basierend auf den offiziellen Handbüchern und FAQ-Artikeln von lexware.de · Stand 02.06.2026

Inhalt

🚀 Erste Schritte & Einrichtung
👤 Mitarbeiter Neuanlage & Stammdaten
💰 Lohnarten verwalten
📊 Lohnabrechnung erstellen
📅 Monatswechsel & Jahreswechsel
📋 Bescheinigungswesen (ELStAM, SV-Meldungen)
🖨️ Drucken & Archivieren

Erste Schritte & Einrichtung

1.1 Programm zum ersten Mal starten

Starten Sie Lexware Lohn und Gehalt über die Desktop-Verknüpfung oder das Startmenü. Beim ersten Start erscheint der Firmenassistent, der Sie durch die Grundeinrichtung führt.
Geben Sie Ihre Firmendaten ein: Firmenname, Adresse, Steuernummer, Betriebsnummer und die IV-Nummer (Institutionsnummer der Krankenkasse). Diese Daten sind Pflicht für jede Lohnabrechnung.
Wählen Sie das Abrechnungsjahr. Normalerweise beginnt die erste Abrechnung im aktuellen Kalenderjahr. Wenn Sie midnestisch einsteigen, geben Sie den Monat des Einstiegs an.

Tipp: Wenn Sie von einem anderen Abrechnungssystem wechseln, nutzen Sie die Funktion Firmenassistent → Softwarewechsel. Dort können Sie angeben, ob Sie An- oder Abmeldungen mit den Meldegründen 13/36 erstellen müssen.

1.2 ELSTER-Zertifikat einrichten

Für die elektronische Übermittlung von Lohnsteuerdaten (ELStAM, Lohnsteuerbescheinigung) benötigen Sie ein ELSTER-Zertifikat. Ohne dieses können Sie keine Mitarbeiter beim Finanzamt an- oder abmelden.

Öffnen Sie Extras → ELSTER → Zertifikat beantragen. Folgen Sie dem Assistenten. Das Zertifikat wird online bei ELSTER beantragt.
Nach Erhalt (per Download oder Post) importieren Sie das Zertifikat über Extras → ELSTER → Zertifikat importieren.
Verifizieren Sie das Zertifikat: Extras → ELSTER → Zertifikat testen. Ein erfolgreicher Test bestätigt die Einsatzbereitschaft.

⚠️ Achtung: Nutzen Sie bevorzugt ein Organisationszertifikat (Firmenzertifikat), kein persönliches Zertifikat. In Einzelfällen kam es bei persönlichen Zertifikaten zu Fehlern im ELStAM-Verfahren. Verlängern Sie das Zertifikat rechtzeitig vor Ablauf — holen Sie vorher alle ausstehenden Änderungslisten und Protokolle ab!

1.3 Lexware meldecenter aktivieren

Das kostenlose Lexware meldecenter ersetzt das frühere dakota-Zertifikat und ermöglicht den sicheren Versand von SV-Meldungen an die Sozialversicherungsträger.

Klicken Sie auf der Startseite auf 'meldecenter'.
Klicken Sie auf 'Aktivieren/Info zum Service'. Falls Sie noch nicht am Service Center angemeldet sind, klicken Sie auf 'Benutzerkonto anlegen' und registrieren Sie sich.
Nach der Anmeldung aktivieren Sie das meldecenter mit 'Lexware meldecenter' → 'Service aktivieren'. Bestätigen Sie den AV-Vertrag und klicken Sie auf 'Weiter'.
Identifizierung durchführen: Weil Lexware automatisierte Meldungen an die SV-Träger versendet, ist eine Identifizierung der meldenden Person erforderlich. Diese erfolgt über das automatisierte AutoIdent-Verfahren des Dienstleisters IDNow (Video-Identifikation).

Hinweis: Kostenlos gibt es auch Einsteigervideos der Lexware Akademie unter akademie.lexware.de/lohn-gehalt/. Diese decken die wichtigsten Themen kurz und verständlich ab.

1.4 Berufsgenossenschaft (BG) einrichten

Für den elektronischen Lohnnachweis müssen Ihre BG-Daten hinterlegt sein.

Öffnen Sie Verwaltung → Berufsgenossenschaft aktuelle Firma → Mitgliedschaft. Tragen Sie Ihre Unternehmensnummer und PIN ein (wird Ihnen von der BG mitgeteilt).
Versenden Sie die Stammdatenanfrage an den BG-Stammdatendienst: Extras → meldecenter Sozialversicherung → Sendeassistent → Anfragen BG-Stammdatendienst. Tun Sie dies möglichst im Abrechnungsmonat Januar.
Holen Sie die Antwort ab: Extras → meldecenter Sozialversicherung → Abholen vom Kommunikationsserver. Übernehmen Sie die Veranlagungsdaten aus der Antwortzentrale.
Vergleichen Sie die zurückgemeldeten Gefahrtarifstellen (GTS) mit den in den Mitarbeiterstammdaten hinterlegten Gefahrtarifen. Bei Abweichungen: Mitarbeiterstammdaten korrigieren.

1.5 Onlinebanking einrichten

Öffnen Sie Extras → Onlinebanking einrichten. Wählen Sie Ihre Bank aus der Liste und geben Sie Ihre Zugangsdaten ein. Dies ist erforderlich für den elektronischen Zahlungsverkehr von Lohnzahlungen und SV-Beiträgen.

1.6 Krankenkassenangaben pflegen

Öffnen Sie Verwaltung → Krankenkassenangaben allgemein. Hier hinterlegen Sie die Beitragssätze (KV, PV, RV, AV) für alle verwendeten Krankenkassen. Beitragssätze ändern sich jährlich und werden vom Update automatisch angepasst.
Prüfen Sie regelmäßig, ob die Beitragssätze aktuell sind. Die Sätze gelten für alle Firmen, die Sie abrechnen — Sie müssen sie nicht pro Firma ändern.

Mitarbeiter Neuanlage & Stammdaten

2.1 Neuen Mitarbeiter anlegen

Die Neuanlage eines Mitarbeiters erfolgt über den Mitarbeiterassistenten, der Sie schrittweise durch alle notwendigen Eingaben führt.

Öffnen Sie den Mitarbeiterassistenten: Klicken Sie auf der Startseite auf 'Neuer Mitarbeiter' oder gehen Sie über Bearbeiten → Neuer Mitarbeiter.
Persönliche Daten eingeben: Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht, Adresse, Staatsangehörigkeit. Achten Sie auf korrekte Schreibweise — diese Daten erscheinen auf allen Dokumenten.
Steuerliche Daten eingeben: Steuer-ID (steuerliche Identifikationsnummer), Steuerklasse (wird automatisch durch ELStAM gesetzt), Kirchensteuermerkmal, Bundesland (für die Kirchensteuerberechnung relevant).
Sozialversicherungsdaten eingeben: Krankenkasse, SV-Nummer (wird ab Version 28.51/24.51 in Echtzeit abgefragt), Beitragsgruppe (KV/PV/RV/AV), ob Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis.

SV-Nummer automatisch abrufen: Ab der Programm-Version 28.51/24.51 (Update Juli 2024) können Sie die Sozialversicherungsnummer gem. § 28a Abs. 3a SGB IV in Echtzeit im Mitarbeiterassistenten abfragen. Die bisherige Anfrage über den Sendeassistenten und die Übernahme aus der Antwortzentrale ist nicht mehr erforderlich.

Beschäftigungsdaten eingeben: Eintrittsdatum, Probezeit, befristet bis (falls zutreffend), Abteilung, Kostenstelle, Arbeitszeit (Vollzeit/Teilzeit), vereinbarte Arbeitstage.
Gehaltsdaten eingeben: Monatsgehalt oder Stundenlohn, regelmäßige Zuschläge, Einmalzahlungen. Der Mitarbeiterassistent fragt alle relevanten Vergütungsbestandteile ab.
ELStAM-Anmeldung: Sobald das Eintrittsdatum dem Kalenderdatum entspricht, stellt Lexware automatisch eine ELStAM-Anmeldung zum Versand bereit. Versenden Sie diese über Extras → ELStAM → ELStAM Meldungen → ELStAM Meldungen versenden.

2.2 Mitarbeiterstammdaten verstehen

Die Stammdaten eines Mitarbeiters bestehen aus mehreren Bereichen, die Sie jederzeit über die Mitarbeiterübersicht aufrufen können:

Bereich	Inhalt	Beschreibung
Persönliche Daten	Name, Adresse, Geburtstag	Grundlegende Angaben zur Identifikation. Änderungen hier wirken sich nicht auf Abrechnungsdaten aus.
Steuerdaten	Steuer-ID, Steuerklasse, Kirchensteuer	Wenn keine Ersatzbescheinigung vorliegt, sind Sie an die von der Finanzverwaltung gelieferten ELStAM gebunden. Sie können diese Daten nicht frei ändern.
SV-Daten	Krankenkasse, SV-Nummer, Beitragsgruppe	Bestimmen die Beitragsberechnung. Änderungen hier lösen automatisch SV-Meldungen aus (Storno- und Neumeldungen).
Gehaltsdaten	Gehalt, Zuschläge, Einmalzahlungen	Regelmäßige Vergütungsbestandteile, die monatlich automatisch gebucht werden.
Arbeitszeit	Wochenstunden, Arbeitstage	Wichtig für korrekte Berechnung von Teilmonatsentgelten und Krankheitszeiten. Die vereinbarten Arbeitstage sind auch relevant für Erstattungsanträge U1/U2.
Berufsgenossenschaft	Gefahrtarifstelle	Bestimmt den Beitrag zur Unfallversicherung. Muss mit den BG-Veranlagungsdaten übereinstimmen.
Umlagepflicht	U1/U2, Umlagekasse	U1 = Erstattung bei Krankheit, U2 = Erstattung bei Mutterschutz. Häkchen setzen und Umlagekasse (meist die gesetzliche Krankenkasse) wählen.

2.3 Stammdaten ändern / korrigieren

Sie können Stammdaten jederzeit ändern — auch in bereits abgeschlossenen Monaten (inklusive Vorjahr). Dabei gilt:

Datensicherung erstellen! Bevor Sie Korrekturen durchführen, erstellen Sie unbedingt eine Datensicherung über Datei → Datensicherung.
Öffnen Sie die Jahresübersicht und wählen Sie den ersten zu korrigierenden Monat aus.
Wechseln Sie in den Korrekturmodus: Bei der Abfrage klicken Sie auf 'Korrigieren'.
Öffnen Sie die Stammdaten des Mitarbeiters. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und schließen Sie die Lohndaten.
Zeitraum wählen: Sie können die Änderung für einen einzelnen Monat, einen Zeitraum (von-bis) oder ab einem Monat für alle nachfolgenden Monate übernehmen. Klicken Sie auf 'Fertigstellen'.
Bestätigen Sie die Neuberechnung. Wenn die Änderungen Auswirkungen auf die Abrechnungsdaten haben, wird für jeden geänderten Monat eine Meldung angezeigt.

⚠️ Wichtig: Wenn Sie melderelevante Daten ändern (z.B. Krankenkasse, Beitragsgruppe), erstellt das Programm automatisch SV-Meldungen (Storno- und Neumeldungen). Prüfen Sie den Sendestatus nach Korrekturen immer!

Korrigierbarer Zeitraum: Sie können Abrechnungen aller abgeschlossenen Monate des aktuellen Jahres und des Vorjahres korrigieren. Weiter zurückliegende Zeiträume können nicht mehr korrigiert werden.

2.4 Mitarbeiter Austritt

Öffnen Sie die Mitarbeiterstammdaten und tragen Sie das Austrittsdatum ein. Lexware erstellt automatisch eine ELStAM-Abmeldung und eine SV-Abmeldung (Meldegrund 30 — Ende der Beschäftigung).
Führen Sie die letzte Abrechnung durch. Prüfen Sie Resturlaub, Überstundenausgleich und verbleibende Einmalzahlungen.
Versenden Sie die Abmeldungen über den Sendeassistenten.

Nicht angetretene Arbeitsverhältnisse löschen: Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter angelegt haben und das Arbeitsverhältnis doch nicht zustande kommt, können Sie den Mitarbeiterdatensatz wieder löschen — solange noch keine Abrechnung erstellt wurde.

Lohnarten verwalten

3.1 Was sind Lohnarten?

Lohnarten sind die Bausteine jeder Lohnabrechnung. Sie bestimmen, welche Beträge einem Mitarbeiter zustehen oder von seinem Gehalt abgezogen werden. Lexware unterscheidet zwischen:

Kategorie	Beispiele	Beschreibung
Brutto-Bezüge	Gehalt, Stundenlohn, Bonus, Provision	Alle Zuwendungen, die das Bruttogehalt erhöhen. Werden vor Steuern und Sozialversicherung berechnet.
Brutto-Abzüge	Vorschuss, privat KV-Beitrag	Abzüge vom Bruttogehalt, die die Bemessungsgrundlage für Steuern und SV-Beiträge mindern.
Netto-Bezüge	Steuerfreie Zuschüsse, Fahrtkostenzuschuss	Beträge, die nach Abzug von Steuern und SV ausgezahlt werden und das Netto erhöhen.
Netto-Abzüge	Pfändung, Vorschussrückzahlung	Abzüge, die direkt vom Netto abgezogen werden. Keine Auswirkung auf Steuer/SV.
Systemlohnarten	LSt, SolZ, KV, RV, AV, PV	Werden automatisch berechnet und können nicht manuell bebucht werden. Erkennbar an der Kennzeichnung im System.

3.2 Lohnarten in der Abrechnung buchen

Öffnen Sie den Mitarbeiter zur Abrechnung (Doppelklick in der Mitarbeiterliste oder über die Jahresübersicht).
Wechseln Sie in die Registerkarte 'Lohndaten' oder 'Abrechnung'.
Wählen Sie die gewünschte Lohnart aus der Dropdown-Liste oder geben Sie die Lohnartennummer direkt ein.
Geben Sie den Betrag oder die Anzahl/Stunden ein (je nach Lohnart). Einige Lohnarten berechnen den Betrag automatisch aus dem Stundenlohn × Stunden.
Bestätigen Sie mit Enter oder klicken Sie auf 'Übernehmen'. Die Lohnart erscheint nun in der Abrechnungsübersicht.

3.3 Häufig verwendete Lohnarten

Lohnart	Kategorie	Verwendung & Hinweise
Regelgehalt	Brutto-Bezug	Wird automatisch aus den Stammdaten übernommen (Monatsgehalt). Muss normalerweise nicht manuell gebucht werden.
Stundenlohn	Brutto-Bezug	Für Minijobber und Teilzeitkräfte. Anzahl der Stunden × Stundenlohn = Bruttobetrag.
Überstunden	Brutto-Bezug	Ausbezahlte Überstunden. Zuschläge (Sonn-/Feiertag, Nacht) werden über separate Lohnarten gebucht.
Bonus/Jahreszuwendung	Brutto-Bezug	Einmalzahlungen wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld. Tipp: Bei Einmalzahlungen mit Märzklausel gibt es spezielle steuerliche Regelungen.
Krankheit (mit Entgeltfortzahlung)	Fehlzeit	Wird als Fehlzeit gebucht. Lexware berechnet automatisch die Entgeltfortzahlung (bis zu 6 Wochen). Grundlage für Erstattungsantrag U1.
Urlaub	Fehlzeit	Wird als bezahlte Abwesenheit gebucht. Hat keinen Einfluss auf das Gehalt — der Urlaubsanspruch wird separat verwaltet.
Vorschuss	Brutto-Abzug	Wird vom Brutto abgezogen. Reduziert die Bemessungsgrundlage für SV-Beiträge und Steuern.
Pfändung	Netto-Abzug	Pfändungs- und Überweisungsbeschluss eingeben. Lexware berechnet den pfändbaren Teil automatisch nach den Freigrenzen.

3.4 Fehlzeiten buchen

Fehlzeiten (Krankheit, Urlaub, unbezahlter Urlaub etc.) haben direkte Auswirkungen auf die Abrechnung. Wichtig ist, dass die Fehlzeit auf einen vereinbarten Arbeitstag entfällt.

Öffnen Sie den Mitarbeiter und wechseln Sie zur Fehlzeiten-Erfassung.
Wählen Sie die Fehlzeitenart (Krankheit, Urlaub, unbezahlter Urlaub, Pflege eines kranken Kindes etc.).
Geben Sie den Zeitraum (von-bis) ein. Lexware prüft automatisch, ob die Tage auf vereinbarte Arbeitstage fallen.
Schließen Sie die Erfassung. Lexware berechnet den Entgeltausfall bzw. die Entgeltfortzahlung automatisch.

⚠️ Achtung: Arbeitstage prüfen! Wenn in den Mitarbeiterstammdaten weniger als 5 Arbeitstage erfasst sind (z.B. nur Montag–Mittwoch), wird bei einer Fehlzeit am Freitag kein Erstattungsantrag U1 erstellt. Lexware definiert Arbeitstage immer beginnend am Montag.

3.5 Geringfügig entlohnte Beschäftigte (Minijobber)

Für Minijobber (bis 538 €/Monat, Stand 2026) gelten besondere Regelungen:

Steuer: Pauschalversteuerung (2% Lohnsteuerpauschale, 15% bei Steuerklasse VI) oder reguläre Besteuerung nach Steuerkarte.
Sozialversicherung: Pauschalbeiträge (13% KV, 15% RV). Kein AN-Anteil — der Arbeitgeber trägt die vollen Pauschalbeiträge.
Buchung: Legen Sie den Mitarbeiter mit dem entsprechenden Status an. Lexware berechnet die Pauschalabgaben automatisch.
Statuswechsel: Wenn ein Minijobber über die Grenze kommt, können Sie einen Statuswechsel durchführen (von geringfügig zu sozialversicherungspflichtig).

Lohnabrechnung erstellen

4.1 Monatsabrechnung — Der reguläre Ablauf

Die Lohnabrechnung wird in der Regel einmal pro Monat durchgeführt. Der Ablauf folgt einem festen Muster:

Mitarbeiter prüfen: Öffnen Sie die Mitarbeiterliste und prüfen Sie, ob alle Änderungen des laufenden Monats erfasst sind (Gehaltsänderungen, Fehlzeiten, Einmalzahlungen, neue/ausgeschiedene Mitarbeiter).
Lohndaten erfassen: Öffnen Sie jeden Mitarbeiter und erfassen Sie die monatsspezifischen Lohndaten (Überstunden, Bonus, Fehlzeiten, etc.). Die regulären Gehaltsdaten werden automatisch aus den Stammdaten übernommen.
Abrechnung berechnen: Schließen Sie die Lohndaten. Lexware berechnet automatisch: Bruttolohn, Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer, SV-Beiträge (KV, RV, AV, PV) und den Nettoauszahlungsbetrag.
Lexware scout prüfen: Der Lexware scout zeigt Warnungen und Fehler an. Klären Sie alle Probleme, bevor Sie fortfahren. Ein Fehler im scout blockiert den Monatswechsel!
Beitragsnachweise erstellen: Rufen Sie den Abrechnungs- und Beitragsnachweisassistenten auf: Extras → Abrechnungs- und Beitragsnachweisassistent. Folgen Sie den Schritten — dieser erstellt die Beitragsnachweise für alle SV-Träger.
SV-Meldungen versenden: Versenden Sie die automatisch erstellten SV-Meldungen über den Sendeassistenten: Extras → meldecenter Sozialversicherung → Sendeassistent.
Monatswechsel durchführen: Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Monatswechsel' oder Extras → Monatswechsel. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.

4.2 Abrechnung für Teilmonat

Wenn ein Mitarbeiter nicht den kompletten Monat gearbeitet hat (Eintritt, Austritt, unbezahlter Urlaub), muss das Teilmonatsentgelt berechnet werden. Lexware ermittelt dies automatisch:

Methode: Das monatliche Gehalt wird auf die tatsächlich gearbeiteten Tage umgerechnet.
Berechnung: Lexware teilt das monatliche Gehalt durch die Kalendertage des Monats und multipliziert mit den Tagen des Beschäftigungszeitraums.
Feste Eingabe: In Einzelfällen können Sie den Teilmonatsbetrag auch manuell überschreiben.

4.3 Lohnabrechnung drucken

Nach der Berechnung können Sie die Lohnabrechnung drucken: Berichte → Lohnabrechnung. Wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter oder 'Alle Mitarbeiter'.
Wählen Sie das Ausgabeformat: Druck (Papier), PDF (elektronische Abrechnung) oder Email (direkt an den Mitarbeiter). Bei Korrekturen wird die Abrechnung mit 'Korrekturausdruck' in der Kopfzeile gekennzeichnet.

4.4 Korrektur einer bereits erstellten Abrechnung

Rufen Sie die Jahresübersicht auf und öffnen Sie den zu korrigierenden Monat im Korrekturmodus.
Ändern Sie die Lohndaten. ⚠️ Achtung: Im Gegensatz zu Stammdatenänderungen können Sie Abrechnungsdaten nicht für einen Zeitraum ändern — nur für den einzelnen Monat.
Schließen Sie die Lohndaten. Lexware berechnet die Differenz zum ursprünglichen Betrag und weist diese im aktuellen Abrechnungsmonat als Nachzahlung aus (in nicht direkt bebuchbaren Systemlohnarten unter Netto-Bezüge/Netto-Abzüge).

⚠️ Wichtig: Wenn Sie den Auszahlungsbetrag des aktuellen Monats bereits an den Mitarbeiter überwiesen haben, prüfen Sie, ob die Korrektur besser nach dem Monatswechsel durchgeführt werden sollte. Grund: Der bisherige Auszahlungsbetrag wird im aktuellen Monat nicht verrechnet — es kommt zu einer separaten Nachzahlung.

4.5 Erstattungsantrag U1/U2 erstellen

Arbeitgeber, die am Umlageverfahren teilnehmen, können sich die Aufwendungen für Entgeltfortzahlung bei Krankheit (U1) und Mutterschaft (U2) erstatten lassen.

Voraussetzungen prüfen: Nutzen Sie die Checkliste Erstattung U1/U2 in den Lohnangaben des Mitarbeiters auf der Seite 'Erstattung U1/U2'. Die Checkliste zeigt Ihnen alle erforderlichen Angaben und prüft diese auf Vollständigkeit.

Voraussetzungen in den Stammdaten: Umlagepflicht U1/U2 gesetzt? Umlagekasse gewählt? Arbeitstage korrekt? Erstattungssatz der Firma in den Krankenkassenangaben hinterlegt?
Fehlzeit buchen: Die Abwesenheit (Krankheit mit Entgeltfortzahlung, Mutterschutz) muss auf einen vereinbarten Arbeitstag fallen.
Erstattungsantrag erstellen: Lexware berechnet den Erstattungsbetrag automatisch. Sie finden den Antrag auf der Seite 'Erstattung U1/U2' in den Lohnangaben des Mitarbeiters.
Versenden: Über den Sendeassistenten. Alternativ können Sie den Antrag auch ausdrucken und per Post an die Krankenkasse senden.

⚠️ Hinweis: Wenn Sie freiwillig oder aufgrund eines Tarifvertrages länger als 6 Wochen Entgeltfortzahlung gewähren, werden diese Beträge von den Krankenkassen nicht erstattet. Entgeltfortzahlung wegen Erkrankung eines Kindes ist ebenfalls nicht erstattungsfähig.

Monatswechsel & Jahreswechsel

5.1 Monatswechsel — Schritt für Schritt

Der Monatswechsel schließt den aktuellen Abrechnungsmonat ab und öffnet den nächsten. Dieser Vorgang ist nicht umkehrbar — daher vorher alle Daten prüfen!

Alle Lohndaten erfasst? Prüfen Sie, ob für alle Mitarbeiter die Abrechnungsdaten vollständig sind. Fehlzeiten, Überstunden, Einmalzahlungen — alles muss gebucht sein.
Lexware scout geprüft? Klären Sie alle Fehler und Warnungen. Ein Fehler blockiert den Monatswechsel!
Beitragsnachweise erstellt? Der Abrechnungs- und Beitragsnachweisassistent muss durchlaufen sein. Extras → Abrechnungs- und Beitragsnachweisassistent. Ohne Beitragsnachweise ist der Monatswechsel nicht möglich!
SV-Meldungen versendet? Wenn Sie das Lexware meldecenter nutzen und noch UV-Meldungen offen sind, wird der Monatswechsel gesperrt. Versenden Sie die Meldungen zuerst.
Datensicherung erstellen: Datei → Datensicherung. Jederzeit empfehlenswert, besonders vor dem Monatswechsel.
Monatswechsel durchführen: Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Monatswechsel' oder Extras → Monatswechsel. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.

Hinweis zum Sendestatus: Noch nicht versendete Meldungen verhindern nicht zwingend den Monatswechsel (außer UV-Meldungen bei aktivem meldecenter). Der Sendestatus macht Sie lediglich auf offene Meldungen aufmerksam. Sie können den Monatswechsel auch durchführen, wenn Meldungen noch nicht versendet sind — versenden Sie diese aber zeitnah!

5.2 Monatswechsel nicht möglich — Häufige Ursachen

Ursache	Lösung
Beitragsnachweise nicht erstellt	Abrechnungs- und Beitragsnachweisassistent durchlaufen: `Extras → Abrechnungs- und Beitragsnachweisassistent`
Programmaktualisierung fehlt	Prüfen Sie auf Updates: `Mein Lexware → Nach Updates suchen` oder Windows-Taskleiste → Lexware Info Service
Softwarewechsel aktiviert	Prüfen Sie `Firmenassistent → Softwarewechsel`. Entfernen Sie irrtümliche Einträge. Programm neu starten.
Ansicht auf Vorjahr	Prüfen Sie `Datei → Abrechnungsjahr wechseln`. Wechseln Sie in das aktuelle Jahr.
Lexware scout zeigt Fehler	Korrigieren Sie die Abrechnungsdaten, bis der scout keine Fehler mehr anzeigt.
UV-Meldungen nicht versendet	Versenden Sie die offenen UV-Meldungen über das meldecenter. Dies ist eine Sperrbedingung!

5.3 Jahreswechsel

Der Jahreswechsel ist ein besonderer Vorgang, der zusätzliche Schritte erfordert:

Dezember vollständig abrechnen: Wie bei jedem Monatswechsel — alle Lohndaten erfassen, Beitragsnachweise erstellen, SV-Meldungen versenden, Monatswechsel durchführen.
Update installieren: Installieren Sie das Jahres-Update (Januar-Version). Dieses bringt die neuen Steuer- und SV-Parameter für das nächste Jahr.
SV-Jahresmeldung (Meldegrund 50): Steht im Januar des Folgejahres zur Verfügung. Wird nicht erstellt bei: Austritt zum 31.12. (dann Meldegrund 30), KK-Wechsel zum 01.01., Unterbrechung über den 31.12.
UV-Jahresmeldung (Meldegrund 92): Meldung an die Berufsgenossenschaft über die kumulierten Entgelte. Wird im Abrechnungsmonat Dezember automatisch bereitgestellt.
Elektronischer Lohnnachweis: Senden Sie den Lohnnachweis an die BG bis zum 16.02. des Folgejahres. Voraussetzung: BG-Stammdaten abgefragt und übernommen.
Lohnsteuer-Jahresausgleich: (Pro/Premium) Automatische Prüfung, ob die einbehaltene Lohnsteuer korrekt ist. Wird für Mitarbeiter durchgeführt, die das ganze Jahr in derselben Steuerklasse waren.
Lohnsteuerbescheinigung (LStB): Übertragung an das Finanzamt über ELSTER. Für Pro/Premium: Extras → ELSTER → Lohnsteuerbescheinigung übertragen. Beachten Sie: ELStAM-Ersatzbescheinigungen werden zum Jahreswechsel ungültig!
Vorträge eigene Firma: Prüfen und übernehmen Sie die Vortragswerte (Urlaubsanspruch, Überstunden, etc.) in das neue Jahr.
ELStAM-Monatslisten abrufen: Im Januar des neuen Jahres die Monatslisten abrufen, um geänderte Steuerdaten der Mitarbeiter zu erhalten.

⚠️ Wichtig: Der Lexware meldecenter-Versand ist ab dem 01.01. eines Jahres vorübergehend gesperrt, bis die neuen Meldeparameter durch das Update bereitgestellt wurden. Installieren Sie das Januar-Update zeitnah!

Bescheinigungswesen (ELStAM, SV-Meldungen)

6.1 ELStAM — Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale

ELStAM sind die elektronisch bereitgestellten Lohnsteuerabzugsmerkmale, die vom Arbeitgeber zwingend für die Lohnabrechnung angewendet werden müssen (§ 39e Abs. 5 Satz 1 EStG). Der Ablauf:

Mitarbeiter anmelden: Bei Eintritt: Geburtsdatum, Steuer-ID und Angabe ob Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis. Lexware stellt die ELStAM-Anmeldung automatisch zum Versand bereit, sobald das Eintrittsdatum dem Kalenderdatum entspricht. Extras → ELStAM → ELStAM Meldungen → ELStAM Meldungen versenden
An-/Abmeldebestätigung abholen: Nach 1–15 Werktagen steht die Rückmeldung bereit. Abrufen über: Extras → ELStAM → ELStAM Änderungslisten → ELStAM Änderungslisten abholen
ELStAM in Antwortzentrale übernehmen: Öffnen Sie Extras → Antwortzentrale. Unter 'zu übernehmende Stammdaten' sehen Sie die ELStAM. Klicken Sie auf 'Übernehmen' — die Daten werden in die Mitarbeiterstammdaten geschrieben.
Verfahrenshinweise prüfen: In der Antwortzentrale finden Sie auch 'ELStAM-Verarbeitungsprotokolle'. Diese können Abweisungen von Anmeldungen enthalten. Klären Sie Verfahrenshinweise und markieren Sie sie als 'erledigt'.
Monats-/Änderungslisten regelmäßig abrufen: Sie sind verpflichtet, die Änderungslisten monatlich abzurufen und die ELStAM anzuwenden. Änderungen der Steuerklasse, Freibeträge etc. werden so automatisch erkannt.

⚠️ ELStAM abweichend? Wenn die von der Finanzverwaltung zurückgemeldeten ELStAM von den erwarteten Werten abweichen, sind Sie trotzdem an die gelieferten ELStAM gebunden. Übernehmen Sie die Daten und informieren Sie den Mitarbeiter. Nur der Mitarbeiter selbst kann die Richtigstellung bei seinem Finanzamt beantragen.

Abrechnung ohne ELStAM: Wenn die Anmeldung ohne Verschulden des Arbeitnehmers nicht möglich ist, können Sie nach § 39c Abs. 1 und 2 EStG mit selbst gebildeten Steuerabzugsmerkmalen abrechnen. Die Voraussetzungen und Eingaben dazu finden Sie im Programm unter der Hilfe zur ELStAM-Anmeldung.

6.2 SV-Meldungen — Sozialversicherung

SV-Meldungen werden in folgenden Fällen automatisch erstellt:

Meldegrund	Anlass	Wann erstellt?
10	Anmeldung (Beginn Beschäftigung)	Bei Neuanlage eines Mitarbeiters. Automatisch zum Versand bereitgestellt.
13	Anmeldung wegen Softwarewechsel	Wenn Sie von einem anderen System zu Lexware wechseln. Manuell im Firmenassistenten 'Softwarewechsel' auslösen.
30	Abmeldung (Ende Beschäftigung)	Bei Austritt eines Mitarbeiters. Automatisch erstellt.
36	Abmeldung wegen Softwarewechsel	Wenn Sie Lexware verlassen. Manuell im Firmenassistenten auslösen.
50	Jahresmeldung	Im Januar des Folgejahres. Meldet das Jahresentgelt an die Krankenkasse.
92	UV-Jahresmeldung	Im Dezember. Meldet die Entgelte für die Unfallversicherung an die BG.

6.3 SV-Meldungen versenden

Öffnen Sie den Sendeassistenten: Extras → meldecenter Sozialversicherung → Sendeassistent. Der Assistent zeigt alle bereitstehenden Meldungen an.
Markieren Sie die zu versendenden Meldungen und klicken Sie auf 'Versenden'. Die Meldungen werden verschlüsselt über das Lexware meldecenter an die jeweilige Annahmestelle übermittelt.
Prüfen Sie den Sendestatus: Extras → meldecenter → Sendestatus. Erfolgreich versendete Meldungen werden als 'gesendet' markiert.
Holen Sie die Verarbeitungsprotokolle ab: Extras → meldecenter Sozialversicherung → Abholen vom meldecenter. Prüfen Sie die Antwortzentrale auf Rückmeldungen.

6.4 Meldebescheinigungen drucken

Meldebescheinigungen dürfen gem. §25 DEÜV erst nach erfolgreichem Versand gedruckt werden — durch den Druck bestätigen Sie den Versand an die Krankenkasse.

Nach dem Versand: Extras → meldecenter Sozialversicherung → Sozialversicherungsmeldungen → Meldebescheinigungen drucken.
Wählen Sie den Zeitraum. Wenn die Druckvorschau leer ist, wurden im gewählten Zeitraum keine SV-Meldungen versendet.

Tipp: Im Lohnkonto sind alle SV-Meldungen eines Mitarbeiters auf der letzten Seite dokumentiert. Die Spalte 'Monat' zeigt Ihnen den relevanten Zeitraum für den Druck.

6.5 Elektronischer Lohnnachweis (BG)

Der digitale Lohnnachweis ist die Grundlage für den Beitrag zur Gesetzlichen Unfallversicherung. Er ist für alle Arbeitgeber verpflichtend (außer landwirtschaftliche BGs und Feuerwehrunfallkasse).

Schritt	Aktion	Menüweg	Zeitpunkt
1	Unternehmensnummer + PIN prüfen	Verwaltung → BG → Mitgliedschaft	Jahresbeginn
2	Stammdatenanfrage senden	Extras → meldecenter SV → Sendeassistent → BG-Stammdatendienst	Abrechnungsmonat Januar
3	Stammdaten abholen + übernehmen	Extras → meldecenter SV → Abholen → Antwortzentrale	Ab Januar (spätestens Dezember)
4	Gefahrtarife abgleichen	Bericht 'Abgleich GTS' + Mitarbeiterstammdaten prüfen	Ab Januar
5	Lohnnachweis senden	Extras → meldecenter SV → Sendeassistent → Meldungen BG	Januar des Folgejahres

6.6 Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)

Seit dem 01.01.2023 ist die bisherige Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (Attest) durch die eAU ersetzt worden. Die Krankenkasse stellt die Daten elektronisch bereit.

Lexware ruft die eAU-Daten automatisch über das meldecenter ab. Prüfen Sie die Antwortzentrale auf eingegangene AU-Bescheinigungen.
Folgebescheinigung anfordern: Bei fortdauernder Arbeitsunfähigkeit müssen Sie den ersten Tag nach dem bisher attestierten Ende bei der Krankenkasse anfragen. Dies erfolgt elektronisch über das Programm.
Buchen Sie die Fehlzeit wie gewohnt. Lexware berechnet die Entgeltfortzahlung automatisch.

6.7 ELSTER — Lohnsteuerbescheinigung

Für die Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung an das Finanzamt benötigen Sie ein gültiges ELSTER-Zertifikat.

Basis-Zertifikat beantragen: Extras → ELSTER → Zertifikat beantragen. Das Zertifikat ist kostenlos und gilt für 3 Jahre.
Zertifikat verlängern: Vor Ablauf verlängern: Extras → ELSTER → Zertifikat verlängern. ⚠️ Wichtig: Vor der Verlängerung alle ausstehenden Änderungslisten und Protokolle abholen!
Lohnsteuerbescheinigung übertragen: (Pro/Premium) Extras → ELSTER → Lohnsteuerbescheinigung übertragen. Der Versand erfolgt elektronisch über ELSTER.

6.8 Datenexport für Betriebsprüfung

Wenn das Finanzamt eine Betriebsprüfung ankündigt, können Sie die Daten elektronisch exportieren: Extras → Datenexport für Betriebsprüfer. Folgen Sie dem Assistenten — die Daten werden im geforderten Format bereitgestellt.

Drucken & Archivieren

7.1 Wichtige Berichte und Dokumente

Folgende Dokumente stehen Ihnen in Lexware Lohn und Gehalt zur Verfügung:

Bericht	Menüweg	Beschreibung & Hinweise
Lohnabrechnung	Berichte → Lohnabrechnung	Die monatliche Abrechnung für jeden Mitarbeiter. Zeigt Brutto, alle Abzüge (LSt, SolZ, KiSt, SV) und Netto. Kann als Korrekturausdruck erstellt werden.
Lohnkonto	Berichte → Lohnkonto	Jahresübersicht aller Bezüge und Abzüge pro Mitarbeiter. Bei Korrekturen wird eine separate Spalte mit geänderten Daten erstellt — Original bleibt erhalten. SV-Meldungen sind auf der letzten Seite dokumentiert.
Lohnjournal	Berichte → Lohnjournal	Übersicht aller aktuellen Beträge (immer die neuesten Werte). Bei Korrekturen wird die Personalnummer mit einem * gekennzeichnet.
Beitragsnachweis	Abrechnungs- und Beitragsnachweisassistent	SV-Beitragsnachweise für alle Krankenkassen. Muss monatlich erstellt werden (Voraussetzung für Monatswechsel).
Beitragsabrechnung	Berichte → Beitragsabrechnung	Übersicht der SV-Beiträge je Krankenkasse. Darstellung abhängig vom Zeitpunkt der Änderung.
Buchungsliste	Berichte → Buchungsliste	Detaillierte Auflistung aller Buchungen. Bei Korrekturen wird eine separate Buchungsliste mit den Differenzbeträgen erstellt.
Meldebescheinigung	Extras → meldecenter SV → SV-Meldungen → Meldebescheinigungen drucken	Darf erst nach erfolgreichem Versand gedruckt werden. Bestätigt den Versand an die KK.
ELStAM-Archiv	Extras → ELStAM → ELStAM Änderungen der aktuellen Firma	Dokumentiert alle gesendeten Meldungen und abgerufenen Änderungslisten mit Sendedaten.
Status Mitarbeiter	Extras → ELStAM → Aktueller Status Mitarbeiter	Zeigt den Meldestatus aller Mitarbeiter im ELStAM-Verfahren.

7.2 Druckausgabe konfigurieren

Wählen Sie in der Druckvorschau das Ausgabeformat: Drucker (Papier), PDF (elektronisch), E-Mail (direkt an Mitarbeiter) oder Export (CSV/Excel).
Für die elektronische Lohnabrechnung können Sie den Versand über Lexware myCenter einrichten. Mitarbeiter können ihre Abrechnung dort online einsehen.

7.3 Archivierung

Die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Lohnunterlagen ist gesetzlich vorgeschrieben:

Aufbewahrungsfrist: Lohnkonten, Lohnsteuer-Anmeldungen und SV-Meldungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden.
Lohnabrechnungen: Die gedruckten oder elektronischen Abrechnungen sollten geordnet nach Mitarbeiter und Monat archiviert werden.
Elektronische Archivierung: Nutzen Sie den PDF-Export, um alle Dokumente elektronisch zu speichern. Der Lexware Archivierung-Dienst (separat erhältlich) bietet eine revisionssichere Archivierung.
Datensicherung: Erstellen Sie regelmäßig Datensicherungen über Datei → Datensicherung. Bewahren Sie die Sicherungen an einem sicheren Ort auf.

7.4 Datensicherung erstellen und wiederherstellen

Sicherung erstellen: Datei → Datensicherung → Datensicherung erstellen. Wählen Sie den Speicherort (lokal, USB, Netzwerk). Empfehlenswert: Vor jedem Monatswechsel und vor Korrekturen.
Sicherung wiederherstellen: Datei → Datensicherung → Datensicherung zurücklesen. Wählen Sie die Sicherungsdatei und bestätigen Sie. ⚠️ Achtung: Der aktuelle Datenstand wird überschrieben!

Lexware myCenter: Mitarbeiter können über das myCenter ihre Lohnabrechnung online einsehen, Abwesenheitsanträge stellen, Arbeitszeiten erfassen und Reisekosten zur Abrechnung einreichen. Einrichtung: Startseite → myCenter oder in den FAQ unter 'Lexware myCenter einrichten'.

Quellen & weiterführende Informationen

Offizielle Quellen:

Lexware Support Center: lexware.de/support/produkt/lohn-gehalt-pro/ — FAQ, Handbücher, Updates
Themenseite Lohn und Gehalt: lexware.de/support/support-themenseite-lohn-gehalt/ — Jahreswechsel, Korrekturen, Meldungen
Lexware Akademie: akademie.lexware.de/lohn-gehalt/ — Kostenlose Einsteigervideos und Schulungen
Lexware Forum: forum.lexware.de/forums/11/ — Community-Support, kostenlos
Jahreswechsel-Übersicht: Alle Infos zum Jahreswechsel
Systemvoraussetzungen: lexware.de/systemvoraussetzungen/

Verwendete FAQ-Artikel (Stand 06/2026):

Korrekturen / Änderungen von Stammdaten und Abrechnungsdaten (FAQ 000002273)
ELStAM Verfahren: Ablauf und Funktionen (FAQ 000006559)
Lexware meldecenter aktivieren und nutzen (FAQ 000025444)
Wechsel des Abrechnungssystems (FAQ 000003886)
SV-Jahresmeldung und Meldebescheinigungen drucken (FAQ 000013563)
Elektronischer Lohnnachweis: Ablauf und Funktionen (FAQ 000001743)
Erstattungsantrag U1/U2 erstellen (FAQ 000002266)
Monatswechsel nicht möglich — mögliche Gründe (FAQ 000004270)
ELSTER Basis-Zertifikat beantragen (FAQ 000002120)
eAU — Ablauf und Funktionen (FAQ 000034877)
SV-Nummer in Echtzeit abrufen (FAQ 000034176)
Geringfügig entlohnte Beschäftigte (FAQ 000033577)
Statuswechsel durchführen (FAQ 000033557)

⚠️ Hinweis: Diese Anleitung basiert auf den offiziellen FAQ-Artikeln und Support-Seiten von lexware.de (Stand Juni 2026). Die genauen Menüwege und Funktionen können je nach Programmversion leicht abweichen. Bei Unstimmigkeiten ist immer die offizielle Dokumentation von lexware.de maßgeblich.

Lexware Lohn und Gehalt (Pro) Schritt-für-Schritt-Anleitung · Basierend auf offiziellen Handbüchern und FAQ-Artikeln von lexware.de Quelle: lexware.de/support/produkt/lohn-gehalt-pro/ Erstellt am 02.06.2026 · Alle Angaben ohne Gewähr